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フィルタ機能を上手に使えば大事なメールを見逃さない!仕事を効率化するGmailの設定方法

2020.01.25

『ジーメール(Gmail)』をメインに使っていると数多くのメールが届きますが、なかには不要なものも多く含まれているでしょう。作業の効率化に役立つフィルタ機能の使い方や、より細かい振り分けを可能にする条件設定の方法などを解説します。

Gmailの自動メール振り分け機能で効率化

Gmailには『受信メールを自動で仕分ける』機能が備わっています。デフォルトでも十分便利な機能ですが、以下のような設定変更をすることで、より効率化できるでしょう。

受信メールに優先順位をつける

受信メールは、受信トレイの種類をデフォルトから『優先トレイ』に変更すれば、優先度の高いメールが先頭のエリアに表示されるようになります。以下の手順で変更してみましょう。

  1. 画面右上の設定アイコンから『設定』の項をクリック
  2. 『受信トレイ』タブをクリック
  3. 『受信トレイの種類』から『優先トレイ』を選択
  4. 必要ならほかの設定を変更
  5. ページ下部の『変更を保存』をクリック

メールの優先度は、送受信履歴などから自動で判断されます。重要なメールが重要だと判断されない場合は、メールの左側にある初心者マークを横にしたような『重要マーク』をクリックしましょう。

Gmailが重要であることを認識して、次回から先頭エリアへ優先的に表示されるようになります。

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特定ドメインの広告メールをプロモーションへ

Gmailは、受信メールを『メイン』『プロモーション』『ソーシャル』『新着』『フォーラム』の五つのタブへ仕分けています。

なかでも、メルマガなどから送信された広告メールが振り分けられるプロモーションタブは、利用する人も多いでしょう。

しかし、送信者のアドレスが変わると、プロモーションタブへの振り分け設定をしたメールと同様のメールはメインタブに仕分けられるため、何度も設定をする必要があります。

このような場合は、該当メールと同じドメイン名のメールをすべてプロモーションタブへ振り分けられるようにフィルタを設定しましょう。操作方法は後述します。

重要メールの迷惑メール設定を解除するには?

Gmailでは、届くはずのメールが迷惑メールフォルダへ自動で振り分けられることがあります。重要なメールが迷惑メールと判断される設定を解除する方法は以下の通りです。

PCの場合

  1. 迷惑メール一覧から該当のメールを『メイン』タブへドラッグ&ドロップ
  2. 「今後○○(送信元)からのメールにこのように対応しますか」の右側『はい』をクリック

iPhone・Androidスマホの場合

  1. Gmailにログイン後、メインの受信トレイ左上の横3本線マークをタップ
  2. 左側の『迷惑メール』をタップし、該当メールをタップ
  3. 画面中央上検索窓下辺りにある『迷惑メールではない』をタップ

詳細な条件を設定してフィルタを活用しよう

Gmailでは、フィルタ機能を使用して受信メールを効率的に管理できます。一つ一つのメールの分類を自動で処理してくれるため、自分がよくする作業のフィルタを設定しておけばロスが減るでしょう。

フィルタの作成は簡単

Gmailではフィルタを設定した時点でその後受信するすべてのメールに適応され、設定条件に従って自動的に振り分けられるようになります。フィルタを作成する手順を理解しておきましょう。

  1. 上部の検索ボックス右側にある『▼』をクリック
  2. フィルタを設定したいメールの検索条件を入力
  3. 下部『フィルタを作成』をクリック
  4. 一覧から希望のフィルタアクションの□を選択
  5. 下部『フィルタを作成』を再クリック

検索が正しく動作することを確認するために手順2で一度検索をかけておけば、より正確に設定できます。この場合は、再度手順1から始めましょう。

前述した『特定ドメインメールをプロモーションへ振り分ける方法』は、手順2の段階で『From』にドメイン名を入力します。

手順4で『適用するカテゴリ』の『プロモーション』を選べば、相手のアドレスが変わってもドメイン名が同じである限り該当するメールが同じフォルダへ振り分けられるようになります。

特定のメールからもフィルタ作成が可能

受信トレイ内にある特定のメールから、直接フィルタを作成することも可能です。

  1. 該当メールを開き、縦に点が三つ並んだ『その他』をクリック
  2. 『メールの自動振り分け設定』をクリック
  3. 『From』の項目に送信元のアドレスが自動入力されていることを確認
  4. 追加条件を入力し、下部『フィルタを作成』をクリック
  5. 一覧から希望のフィルタアクションを選択
  6. 下部『フィルタを作成』をクリック

突然見慣れないメールを受信した場合や、1度に多くの設定をするのが面倒な場合などに役立ちます。

別アカウントとフィルタを共有する場合

複数のGmailアカウントを所有している場合、それぞれに同じフィルタ設定を行うのは手間がかかります。

フィルタの『インポート』『エクスポート』機能を利用し、アカウント間でフィルタ設定をラクに共有する方法をマスターしましょう。

  1. 画面右上の『設定』アイコンをクリック
  2. 『設定』をクリック
  3. 『フィルタとブロック中のアドレス』をクリック
  4. 反映させたいフィルタのチェックボックスをオンにする
  5. 『エクスポート』をクリック

上記手順で『.xml』ファイルが作成され、フィルタが書き出されます。別のアカウントに読み込む場合は、上記手順1~3の後に、以下の手順を行います。

  1. 『フィルタをインポート』をクリック
  2. 読み込むフィルタの.xmlファイルを選択
  3. 『ファイルを開く』→『フィルタを作成』の順にクリック

条件の設定方法

Gmailのフィルタでは、演算子と呼ばれる単語や記号を使用することで検索結果をより絞り込めます。主な演算子の使い方を理解しましょう。

演算子で送信者や除外キーワードなどを指定

送信者を指定してフィルタを設定したい場合は、演算子『from:』を使います。「from:田中」とすれば、送信者が『田中』となっているメールをフィルタの対象にできます。

検索結果から除外したい単語を指定する際に使う演算子は『-』です。キーワードを除外したいときに使います。

「from:田中 -鈴木」とした場合、送信者に田中を含み、鈴木を含まない検索結果が得られるでしょう。このように、Gmailではさまざまな演算子が使用できます。下記リンクでも確認しておきましょう。

Gmail で使用できる検索演算子 - Gmail ヘルプ

ワイルドカードは使用できる?

演算子には『*』などの記号を使った『ワイルドカード』と呼ばれるものがあります。「info * com」と使う場合は、『info』と『com』を含み、双方に挟まれた文字列全体を表す式です。

Gmailでは、ワイルドカードを使用したフィルタの動作が保証されていません。しかし、二つの単語に挟まれた範囲を限定できる演算子『AROUND』を使えば、Gmailでもワイルドカードに近い検索ができます。

「info AROUND 5 com」とした場合、infoとcomの間に5単語まで入る文字列が検索結果として得られるのです。

orを使うと複数条件の設定も可能

演算子『or』を使用すれば、複数の条件のいずれかに一致するメールを検索できます。

「from:田中 or from:鈴木」とした場合、送信者に『田中』または『鈴木』が含まれた検索結果が得られます。

すべてての指定単語を含んだ条件にするには『and』を使いましょう。それぞれ、演算子の前後に半角スペースが必要です。

大文字と小文字は区別されないため、どちらでも同じように検索できます。

フィルタ作成後の操作方法

設定したフィルタを修正・削除する方法を解説します。すでに受け取っているメールにフィルタを適用する方法も、あわせて理解しておきましょう。

条件を編集、削除する

フィルタの編集手順は以下のようになります。

  1. 画面右上の『設定』アイコンをクリック
  2. 『設定』をクリック
  3. 『フィルタとブロック中のアドレス』をクリック
  4. 該当するフィルタの右側にある『編集』をクリック
  5. 条件の編集を行い『続行』をクリック
  6. アクションの編集を行い『フィルタを更新』をクリック

フィルタを削除する場合は、上記の手順4で編集の隣にある『削除』をクリックしましょう。

受信済のメールにもフィルタを適用させるとき

すでに受信済のメールにもフィルタを適用させる場合は、フィルタ作成画面のフィルタアクションを選択する場面で、一覧内の『一致する○件のスレッドにも適用する』にチェックを入れましょう。

新規でフィルタを作成する場合だけでなく、フィルタを編集する場合にもこの手順を踏めば既存のメールに設定を適用できます。そのときどきで必要なフィルタをかけることが可能です。

文/編集部

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