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Gmailに届いたメールを上手に振り分けたい人におすすめの「ラベル機能」の使い方

2020.01.14

Googleのメールサービス「Gmail」。誰でも無料で簡単かつ手軽にアカウントを取得できるため、利用している人も多いのではないでしょうか。しかし、十分にその機能を使いこなせているという人は少ないのでは? そこで今回はGmailを使いこなすためのポイントの1つ「ラベル機能」を使ったメールの振り分け方法を紹介していきます。

【参照】Gmailはフォルダ分けができないけどラベル分けはできる!仕事の効率を上げるラベル機能の活用法

Gmailにメール振り分け機能はないの!?

Gmailに宛先別のメール振り分け機能は実装されていますが、通常のメーラーとは異なり、フォルダを作成して宛先を当てはめる方式ではないため、少々分かりづらいと思われている傾向があるかもしれません。しかし、実際はとっても簡単にメール振り分け設定ができるため、ぜひこの記事を参考に振り分け設定を行ってみてくださいね。

Gmailでメールを振り分けるための「ラベル」とは?

Gmailのラベルとは、通常のフォルダとはその性質が異なります。イメージとしては、フォルダの場合、いくつもの郵便ポストを用意し、メールをそれぞれの該当するポストに仕分けてしく仕組みとなります。例えば、「フォルダ(友人)」があり、友人にカテゴライズされているAさんからメールが届いた場合、そのメールは「フォルダ(友人)」にのみ投函(表示)されます。しかし、Aさんが友人かつ取引先の人間であった場合、「フォルダ(取引先)」にそのメールが表示されません。一方でGmailのラベル機能は友人かつ取引先の人であるAさんからメールが来た場合でも、「友人ラベル」「取引先ラベル」の双方で、Aさんからのメールを表示できるのです。

Gmailでラベル別にメールを振り分ける方法!

それではラベルの作成方法から、ラベルへの自動振り分け方法を紹介していきます。

①:設定からラベルを作成【Gmail】

まずはGmailを開いてラベルを作成しましょう、ラベルの作成方法は以下のとおりです。

画面右上の歯車のマークをクリック。「設定」を選択し、「ラベル」をクリックします。画面を下にスクロールしていくと「新しいラベルを作成」とあるので、こちらからラベルを作成してください。ラベル名は本人が分かりやすければ、どんな名前でも構いません。なお、この時に表示される「次のラベルの下位にネスト」ですが、これは既存のラベルの階層下に作成中のラベルを作成するチェックボックスです。初めてラベルを作成する場合は、特に必要ないためスルーしてください。

②:フィルタを作成【Gmail】

続いてはラベル分けに必須となるフィルタの作成を行っていきましょう。同じくGmailを開いて画面右上にある歯車のマークをクリック。「設定」から「フィルタとブロック中のアドレス」タブを開きます。次に「新しいフィルタを作成」をクリックし、①で作成したラベルに該当する条件を入力しましょう。例えば、①で作成したラベル名が「メルマガ」の場合、「含む」に「メールマガジン」と入力して「フィルタを作成」をクリックします。

③:ラベルの条件を決めてフィルタを作成【Gmail】

「フィルタを作成」をクリックすると、上図のような画面が表示されます。今回は本文に「メールマガジン」と入っているメールを「メルマガ」ラベルに表示したいので、「ラベルを付ける」で「メルマガ」ラベルを選択してください。また、受信トレイ内に同条件のメールがあり、それらもラベルから表示したい場合は、「◯件の一致するスレッドにフィルタを適用する」にチェックをいれ、「フィルタを作成」をクリックしましょう。

④:ラベルとフィルタを作成してメールに割り当てると……?【Gmail】

上記全ての操作を終えると、画面左側に作成したラベル名が表示されているのが分かります。こちらをクリックすると、受信トレイ内の条件に即しているメールが全て表示されるはずです!

Gmailで設定した自動振り分けができない時は?

各条件、チェックボックスへのチェックのし忘れなどが原因かもしれません。顔に受信したメールをラベルに表示したい場合は、前項③で紹介した「◯件の一致するスレッドにフィルタを適用する」にチェックが入っているかどうか確認してみましょう。また、インターネットに接続されているかどうかなど、基本的なことも確認してみてください。

ほかには何ができる? Gmailのラベル振り分け機能

ここまでは、Gmailのラベルを使った振り分け機能の基本的な使い方を紹介してきました。ここからは、ほかにも様々なことができるGmailのラベル機能を紹介していきます。

ラベルの色を変更する方法

作成したラベルの色を変更すれば、受信トレイ内でも該当メールを分かりやすく表示できます。Gmailを開いて、色を変更したいラベルの右側に表示されている「…(縦)」をクリック。「ラベルの色」を選択し、表示したい色を選択してください。

作成済みのGmailのフィルタを編集する方法

すでに作成済みのフィルタは以下の方法で編集してください。

1:Gmailを開きます。
2:画面右上の歯車のマークをクリックします。
3:「設定」を選択します。
4:「フィルタとブロック中のアドレス」を開きます。
5:編集したいフィルタの右側にある「編集」をクリック。

Gmailのゴミ箱・迷惑メールとは?

Gmailで削除したメールはゴミ箱トレイに表示されます。また、ブロック中のアドレスからメールが届くと、そのメールは迷惑メールのトレイに届きます。それぞれトレイに入ってから30日で自動削除されてしまうため、間違って消えてはまずいメールが混入していないか、定期的にチェックしておきましょう。

※データは2019年12月下旬時点での編集部調べ。
※情報は万全を期していますが、その内容の完全性・正確性を保証するものではありません。
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文/高沢タケル

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