メールの管理がラクになるGmailのメール自動振り分けの設定方法

Gmailにはフォルダ機能がないため、メールの振り分け機能が搭載されていないと思っている人もいるのではないだろうか。実はGmailには、「ラベル」と「フィルタ」という機能が搭載されており、これらを用いることで簡単にメール振り分けの設定ができるのだ。

Gmailでメールを自動振り分けする方法

それでは早速、Gmailにメールを自動振り分けする方法を紹介していく。

Gmailでメールを自動振り分けするには「ラベル」と「フィルタ」を使おう！

自動振り分けを設定する前に、ラベルの作成を行い、その後フィルタを使ってメールの自動振り分けを設定する。

Gmailでラベルを作成する方法

1:Gmailを開く。
2:画面左側の「ラベルを作成」をクリック。
3:ラベルの名前を入力。
4:「作成」をクリックで完了。

「フィルタ」を使ってGmailで自動振り分けを設定する方法

ラベル作成後はフィルタを作り、メールの振り分けを設定していく。手順は以下のとおりだ。

1:Gmailを開き、画面右側の歯車のマークをクリック。
2:「設定」を開く。
3:「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック。
4:新しいフィルタを作成」を選択。
5:宛先（From）など振り分け条件を入力して「フィルタを作成」をクリック。
6:「ラベルを付ける」にチェックを入れ、前項で作成したラベルを「ラベルを選択」から選ぶ。
7:必要であれば「〇件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れる。
8:「フィルタを作成」をクリック。
9:以上で完了だ。ラベルは画面左側のウィンドウに表示されており、クリックすればフィルタで設定した条件を元に該当メールのみを抽出、表示される仕組みだ。

iPhoneやAndroidスマホでもGmailで自動振り分け設定はできる？

PC版ほど詳細に設定はできないが、スマホアプリ版Gmailでもラベルとフィルタを作成し、振り分けを設定できる。手順は以下のとおり。

1:Gmailアプリを起動し、画面左上の三本線をタップ。「設定」を開く。
2:アカウント（Gmailアドレス）を選択。
3:「ラベルの設定」をタップ。
4:ラベルを選択。
5:「追加…」をタップ。
6:「条件を追加」をタップし、条件を入力する。

スマホ版Gmailアプリでメールを振り分けたら個別に「通知」設定できる？

スマホアプリ版Gmailでは特定のラベルだけを指定し、通知設定の変更はできないようだ。なお、通常の通知設定は「通知」＞「アカウント（Gmailアドレス）」＞「通知」から行える。

Gmailの振り分け設定を解除する方法

Gmailの振り分け設定は、該当のラベルかフィルタを削除すれば、設定を解除できる。ラベルを解除したい場合は、画面左側に表示されているラベルの欄にある「…（縦）」を選択。「ラベルを削除」をクリックすれば、ラベルの削除（解除）完了だ。フィルタを削除したい場合は「設定」から「フィルタとブロック中のアドレス」を選択。

Gmailのラベルやフィルタをつかいこなすために

続いてはラベルやフィルタを使いこなすためのコツをいくつか紹介していこう。

Gmailで作成したラベルの下にさらにラベルを作りたい時は？

例えば「株式会社〇〇」をいうラベルを作成し、さらにそのラベル内にも「営業部」や「総務部」とラベルを作成したい場合は、以下の手順で操作してみよう。

1:「新しいラベルを作成」をクリック。
2:ラベル名を入力。
3:「次のラベルの下位にネスト」にチェックを入れる。
4:既存ラベルを選択。
5:「作成」をクリックで完了。

作成したGmailのラベルに色をつける方法

ラベルに色を付けたい時は、該当ラベルの欄に表示されている「…（縦）」をクリックし、「ラベルの色」から好みのカラーを選択しよう。

Gmailで特定のアドレスやキーワードを含んだメールを自動削除する方法

続いてはフィルタ機能を利用して、特定のアドレスからくるメールや不快なキーワードが含まれた迷惑メールなどを、自動削除する法を紹介していこう。基本操作は自動振り分け設定時とほとんど変わりない。

1:Gmailを開いて歯車のマークをクリック。
2:「設定」を開く。
3:「フィルタとブロック中のアドレス」を選択。
4:「新しいフィルタを作成」をクリック。
5:抽出条件を入力し、「フィルタを作成」をクリック。
6:「削除する」にチェックを入れる。以前受信していたメールにも同様の抽出条件で削除したい場合は、「〇件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れる。
7:「フィルタを作成」をクリックで完了。

※データは2020年1月中旬時点での編集部調べ。
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文／髙見沢 洸