Gmailでメーリングリストが使えるって知ってた？情報共有に便利な「Googleグループ」の作り方

情報共有したい人が大勢いる場合、個別にメールを送るのは手間がかかる。その点、メーリングリストがあれば、文書やファイルなどを一斉に送信できるのでとても便利だ。パソコンだけでなくスマホからも送信できるし、チャットよりも長文が読みやすいなど、メリットは多い。

今回は誰でも無料で利用できるGmailやOutlookなどでのメーリングリスト作成・管理方法を紹介する。

Gmailでメーリングリストを管理するには？

Gmailでメーリングリストを利用するには、Google グループと言うサービスが便利だ。まずGoogle グループで1つのグループ（メールアドレス）を作って自分が管理者となり、作成したグループにメンバーを追加していく。

Gmailでメーリングリストを利用する際に便利！ Google グループの作り方

Google グループは、次のようにして作成できる。Google グループを開いて、「グループを作成」をクリック。

グループの名前や説明などを入力。

「作成」をクリック。これでグループの作成は完了だ。メンバーの追加方法は後ほど説明する。

【参考】使わなきゃ損！チームのコミュニケーションを効率化できるGmailのグループ機能

メーリングリストとして、情報共有として……Google グループはこんな使い方ができる！

Google グループで作成したメールアドレスがあれば、大勢の人とのコミュニケーションがラクにできる。ビジネスの場合はプロジェクトチームの業務連絡、部署内の通達などに。プライベートでは、趣味のグループやサークル活動で連絡し合ったり、ママ友同士で学校に関する情報の共有をしたりといった具合だ。

【Gmailでメーリングリストを使いたい！】Google グループにメンバーを追加する方法

グループにメンバーを直接追加する方法は、次の通り。

［1］Google グループを開く
［2］「マイグループ」をクリック
［3］該当のグループを選択
［4］「メンバーを管理」をクリック
［5］「メンバー」→「メンバーを直接追加」をクリック　※画像下
［6］メールアドレス、メッセージを入力
［7］メールを受信する方法を設定
［8］「追加」をクリック

【Gmailでメーリングリストを使いたい！】Google グループのメンバー一覧は管理者しか見られない

個人情報管理の観点から、Google グループのメンバー一覧はその権限を与えられたユーザーのみが閲覧できる。権限の割り当てをする場合は以下の手順で行える。

［1］Google グループの「マイグループ」をクリック
［2］該当のグループを選択
［3］「グループ管理」をクリック
［4］「権限」→「アクセス権限」の「メンバーを表示」で割り当てる
［5］「保存」をクリック

【Gmailでメーリングリストを使いたい！】Google グループのメンバー確認方法

メンバーの名前やメールアドレスなどは、次の手順で確認できる。Google グループを開いて、「マイグループ」→「メンバーを管理」をクリック。

メンバーの名前、役割、メールアドレスが表示される。

【Gmailでメーリングリストを使いたい！】Google グループのアドレスにメールが届かない場合の原因と対処法

Google グループのアドレスにメールが届かない場合、主な原因として次の3つが考えられる。

■管理キューで保留になっている
■送信先のメールアドレスが存在しない
■迷惑メールフィルタに振り分けられている

管理キューでメッセージが保留されている場合、メッセージの承認を行う必要がある。以下のリンクを参考に、対応しよう。

【参考】新しい投稿を承認またはブロックする（Google）

【Gmailでメーリングリストを使いたい！】Google グループでメンバーのアドレスを確認する

間違ったアドレスで登録したり、うっかり削除してしまったりなど、何らかの原因で送信先のメールアドレスが存在しないケースがある。そんな時には前述した方法で、メンバーのメールアドレスをもう一度確認しよう。

なお、自分が所属しているグループ宛にメールを送った場合、自分の受信トレイにはそのメールが届かない仕様になっている。

【Gmailでメーリングリストを使いたい！】Gmailの迷惑メールフィルタを設定し直す

必要なメールが迷惑メールとして振り分けられていた場合、今後はそのメールを受信できるようにしたい。以下の方法で設定しよう。

Gmailを開いて、画面上の▼をクリック。

Fromの欄に受信したいアドレスの@以下（ドメイン）を入力。

「この検索条件でフィルタを作成」をクリック→「迷惑メールにしない」にチェックを入れて、「フィルタを作成」をクリックしよう。

【参考】こんなに簡単！Gmailの迷惑メール設定を解除する方法

【Gmailでメーリングリストを使いたい！】Google グループのアドレスにメールが送信できない場合の原因と対処法

送信側の問題により、メールが送信できないこともある。原因として以下が考えられる。

■添付ファイルが大きすぎる
■メールアドレスが間違っている

また、Gmailのスマホアプリからキャリアメール（ドコモやauなど）宛に送信すると、エラー表示される場合がある。

「〇〇.@docomo.ne.jp」のように「＠」の前に「.（ピリオド）」がついている場合、現在このアドレスには送信できなくなっている。

「＠」より前の部分を「“　”」で囲むと送信できるようになるが、その設定はスマホアプリ版のGmailではできないため、Web版で設定しなければならない。

【Gmailでメーリングリストを使いたい！】Google グループを利用したメールの送信方法

改めて、Google グループを利用してメールを一斉送信する方法を確認しよう。

［1］Gmailを開く
［2］「作成」をクリック
［3］宛先の欄に、Google グループのメールアドレスを入力
［4］メールを作成して「送信」をクリック

送信できるメッセージサイズの上限は25MBだ。添付ファイルがその容量を超える場合、自動的にGoogle ドライブにアップロードされる旨のメッセージが表示される。

Google以外でメーリングリストを作成する方法

メーリングリストには有料のものもあるが、ここでは人気のある無料サービスを紹介する。

Outlookメーリングリストの作り方

Outlookでもグループを作成できる。ウェブでメーリングリストを作る手順は次の通り。

［1］Outlook on the webを開く
［2］「グループ」→「新しいグループ」をクリック
［3］グループ情報を入力
［4］「作成」をクリック

【参考】Outlook on the web にサインインする方法（Outlook）

無料で使えるメーリングリスト「らくらく連絡網」の作り方

無料で使えるメーリングリストでは、「らくらく連絡網」もよく利用されている。メーリングリストを利用するには、サービスへの登録が必要となる。

［1］代表者がユーザー登録後、「団体を作る」
［2］メンバーを招待する。代表者から一括メールで招待する方法と、追加登録したいメンバーが「団体登録用メールアドレス」に空メールを送信する方法、招待コードを利用する方法がある。
［3］追加登録したいメンバーがサービスに登録手続きを行う。

LINEなどで気軽にコミュニケーションできる時代だが、幅広い世代間での情報共有にはメールが適している。まずは身近な人たちでグループを作ってみてはいかがだろうか。

※データは2020年5月下旬時点での編集部調べ。
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文／ねこリセット