DIME MAGAZINE
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情報共有したい人が大勢いる場合、個別にメールを送るのは手間がかかります。その点、メーリングリストがあれば、文書やファイルなどを一斉に送信できるのでとても便利です。
パソコンだけでなくスマホからも送信できる上、チャットよりも長文が読みやすいなど、メリットは多いといえるでしょう。
今回は誰でも無料で利用できる、GmailやOutlookなどでのメーリングリスト作成・管理方法をご紹介します。
Gmailでメーリングリストを作成するには？
Gmailでメーリングリストを利用するには、Google グループというサービスが便利です。
まずGoogle グループで1つのグループ（メールアドレス）を作って自分が管理者となり、作成したグループにメンバーを追加していきます。
Google グループの作り方
Google グループは、次のようにして作成可能です。
［1］Google グループを開いて、「グループ」をクリックします。
［2］グループの名前や説明などを入力。
［3］「作成」をクリック。
これでグループの作成は完了です。メンバーの追加方法は後ほど説明します。
メーリングリスト（Google グループ）のメンバーを確認するには？
Google グループで作成したメールアドレスがあれば、大勢の人とのコミュニケーションがラクにできます。
ビジネスの場合はプロジェクトチームの業務連絡、部署内の通達などに。プライベートでは、趣味のグループやサークル活動で連絡し合ったり、ママ友同士で学校に関する情報の共有することも可能です。
メンバーを追加する方法
グループにメンバーを直接追加する方法は、次の通りです。
［1］Google グループを開きます
［2］「グループ」内から、該当のグループを選択
［3］「メンバー」→「メンバーを追加」を選びます
［4］メールアドレスを入力して招待状を送信すると完了です
メンバーの一覧は管理者しか見られない
個人情報管理の観点から、Google グループのメンバーの一覧はその権限を与えられたユーザーのみが閲覧できます。権限の割り当てをする場合は以下の手順で行いましょう。
［1］グループをクリックし、「グループ設定」を選びます。
［2］こちらの設定にて、投稿できるユーザーや管理できる人などをスライダーにて変更可能。
［3］「変更を保存」をクリックして完了です。
メンバーの確認方法
メンバーの名前やメールアドレスなどは、次の手順で確認可可能です。
グループをクリックし、「メンバー」を選ぶと、メンバー一覧が表示されます。
Google グループにメールが届かない場合の原因と対処法
グループからのメールが届かない場合、メール配信の設定を確認しましょう。
メール配信の設定を確認する
［1］Googleグループを開き、グループの名前をクリック。
左側にあるパネルで「私のメンバーシップ設定」を選びます。
［2］ここで、グループからのメールの受信方法が選べます。
「メッセージごとにメール」
グループにメッセージが投稿されるたび、メールで配信されます。
「ダイジェスト」
最大25件のメッセージが1通のメールにまとまって、毎日配信されます。
「簡易版」
最大150件のメッセージ要旨が 、1通のメールにまとめられて毎日配信されます。
「メールなし」
グループからのメールは配信されません。
Google グループを利用したメールの送信方法
改めて、Google グループを利用してメールを一斉送信する方法を確認しましょう。
［1］Gmailを開く
［2］「作成」をクリック
［3］宛先の欄に、Google グループのメールアドレスを入力
［4］メールを作成して「送信」をクリック
送信できるメッセージサイズの上限は25MBです。添付ファイルがその容量を超える場合、Googleドライブのリンクがメール内に追加されます。
Google以外でメーリングリストを作るには？
メーリングリストには有料のものもありますが、ここでは人気のある無料サービスをご紹介します。
Outlookメーリングリストの作り方
Outlookでもグループを作成できます。ウェブでメーリングリストを作る手順は次の通りです。
［1］ナビゲーションバーで「連絡先」を選択。「ホーム」→「新しい連絡先グループ」を選びます。
［2］「連絡先グループ」にグループ名を入力。
［3］「連絡先グループ」→「メンバーの追加」の順番で選択します。
［4］アドレス帳または連絡先リストからメンバーを追加後、「OK」をクリック。
［5］「保存して閉じる」で完了です。
【参考】連絡先グループを作成する
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※データは2024年4月上旬時点での編集部調べ。
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文／ねこリセット
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