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使わなきゃ損!チームのコミュニケーションを効率化できるGmailのグループ機能

2019.12.21

気の合う仲間の決まったメンバー間での連絡やディスカッションなどに、GmailをSNSのように使う人もいるだろう。だが複数の宛先にメールする場合、必要な人に送れていなかったなど、ミスも出てくるうえに何より面倒だ。これを「グループ」という機能を使うと簡単に解決できる。さっそく使い方を紹介しよう。

どうやって設定するの?Gmailでのグループ作成方法

Gmailでグループを作成するには、「連絡先」を利用する。「連絡先」に登録されている連絡先に、「ラベル」を付与することでグループ分けできる。

【参考】Googleコンタクト(連絡先)

具体的なGmailのグループ作成手順

まず、グループのラベルを作成しよう。Webブラウザで「連絡先」にアクセスし、連絡先の左メニューから「ラベルを作成」をクリックして、表示されたダイアログにラベル名を入力する。「保存」をクリックすれば、ラベルが作成される。

次に、ラベルを付与したい連絡先をクリックして詳細を表示する。右上のメニューから付与したいラベルをクリックし、チェックを入れた状態にすればよい。

Gmailのグループ作成はスマホでもできる

スマホのGmailアプリでグループを作成する場合は、右上のアカウントアイコンをタップして、表示されたダイアログの「Googleアカウントにアクセス」をタップする(画像①左)。

メニュータブを左にスクロールして、「共有するユーザーと情報」をタップし、「連絡先」セクションの「連絡先」をタップする(画像①右)。

【画像①】

「連絡先」が表示されたら、左上のメニューアイコンをタップ(画像②左)。メニューの中から、「ラベルを作成」をタップする(画像②右)。あとはWebブラウザでの手順と同様だ。

【画像②】

グループのラベルはGmailの連絡先の一覧画面には表示されない

連絡先の一覧画面では、氏名やメールアドレスなどの情報を確認できるが、どのラベルが付与されているかの確認はできない。ラベルの確認は、各々の連絡先を選択して詳細情報を表示させよう。

Gmailでやりとりした相手をどんどんグループ分けしよう

「連絡先」では、Gmailでメールのやりとりをした相手の情報が、自動的に「その他の連絡先」に登録されていく。この中に登録されている連絡先にもラベルを付与できる。ラベルを付与すると、連絡先が「連絡先」に移動する。

あらかじめラベルを付与しておくと、あとで情報を整理するときにラクになる。どんどんグループ分けしよう。

誰が登録されている? Gmailのグループメンバーの確認方法

グループに登録されているメンバーを確認したい場合は、メニュー欄に表示されているラベルを選択すればよい。登録されているメンバーの一覧が確認できる。

Gmailのグループは複数追加できる

ラベルは、複数作成できるだけではなく、1つの連絡先に複数のラベルを付与できる。

Gmailの連絡先でグループの追加はドラッグ&ドロップが便利

たくさんの連絡先にラベルを付与したい場合、各々の連絡先でラベルの付与をするのはやや面倒だ。そんなときは、Webブラウザ上で連絡先をメニュー欄のラベルにドラッグ&ドロップしてみよう。簡単にグループに追加できる。

Gmailでグループを作成したらグループ送信にチャレンジしてみよう

「連絡先」でラベルを付与したら、Gmailでグループ送信できるようになる。新規メール作成時に、宛先(またはCc、Bcc)欄で、ラベル名を入力すると、グループに登録されているメールアドレスが自動的にすべて入力される。

Gmailで一斉送信もできるし個別にキャンセルもできる

ラベルを入力することによって自動的に入力されたメールアドレスは、各々入力したのと同じ状態だ。そのまま送信すれば一斉送信できるし、一部送信しなくてもいいメールアドレスは、個別に削除できる。

スマホでもGmailのグループ送信はできる?

PCのWebブラウザでは、グループ送信は簡単に行えるが、スマホだとちょっと事情が異なる。

iPhone版Gmailアプリではグループ送信ができない

残念ながら、iPhone版のGmailアプリでは、グループ送信ができない。

【参考】「グループ」機能使ってる?iPhoneの連絡先アプリの便利な使い方

Androidなら「連絡帳」アプリからGmailのグループ送信ができる

Androidなら「連絡帳」アプリでラベルを選択後、メニューから「メールを送信」をタップすると、グループ送信される。

Gmailでグループアドレスは作れる?

グループアドレスとは、いわゆるメーリングリストのことだ。Gmailでは、ラベルによるグループ化で、複数のメールアドレスを管理できるものの、管理人数が増えるとラベルの付与すら面倒になる。Googleのサービスの、「Googleグループ」を利用すれば、1つのメールアドレスを管理するだけで、大勢にメールを送信できるメリットがある。ここからはGoogle グループの主なサービス内容を紹介しよう。

【参考】Googleグループ

Googleグループは、メーリングリストを作成できるほか、フォーラム(掲示板)や、Googleカレンダーと連携したスケジュール管理などもできる。

Gmailのグループアドレスにメールアドレスを追加する

Googleグループでグループアドレスを作成したら、メンバーのメールアドレスを登録する。メンバーの管理は、管理者の権限で行う。

Gmailのグループアドレスのメールが届かない?

Googleグループで作成するグループアドレスのドメインは、「@googlegroups.com」となる。メールが届かない場合は、これが迷惑メールフィルタでブロックされていないか確認してみよう。

GoogleグループのグループアドレスならGmailでメーリングリストを共有できる

Googleグループで作成したメーリングリストは、メンバーはもちろん、メンバー以外の誰でも利用できる。メンバー間のやりとりだけでなく、営業用の連絡窓口といった使い方も可能だ。

Gmailの連絡先をグループで管理・共有したいときは?

職場といった組織単位でGmailを利用しているなら、「連絡先」の管理を付す数人で共有したいこともある。必要なら組織のGmail管理責任者に、連絡先へのアクセス権を付与してもらおう。

【参考】覚えておきたいGmailの連絡先の便利な使い方

不要なので削除したい!Gmailのラベルでグループ化したものを削除する方法

連絡先のラベルは、いつでも削除できる。ラベルにカーソルを当てると現れる「ゴミ箱アイコン」をクリックすると、確認ダイアログが現れる。連絡先を削除するかしないかを選択して、「削除」をクリックすれば完了だ。

グループ化したGmailのラベルを削除しても連絡先は削除されない

ラベルだけを削除して連絡先を残したい場合もあるだろう。そんなときは、「…ラベルの連絡先はすべて保持する」を選択する。逆に、連絡先も一緒に削除したい場合は、「…ラベルの連絡先をすべて削除する」を選択する。連絡先を整理するときにもラベルを活用できるので、ぜひ利用してみてほしい。

Gmailの連絡先で、ラベルを利用した「グループ」機能をうまく活用すると、Gmailの便利さが広がる。特にプロジェクトなどで、同報する人数の多いメールを作成する人には、1メール作成する時間が短縮できるので、おすすめだ。

※データは2019年11月下旬時点での編集部調べ。
※情報は万全を期していますが、その内容の完全性・正確性を保証するものではありません。
※製品のご利用、操作はあくまで自己責任にてお願いします。

文/ねこリセット

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