幹事さん必読！歓迎会の案内メールを送る時のポイントと文例集

歓迎会の案内メールは、必要な情報を過不足なく明確に記載することが基本です。また、参加者を増やす工夫をすることも大切なポイントです。案内メールの書き方や実際の文例を歓迎会の種類別に紹介するので、参考にしましょう。

社内歓迎会の案内を出す前にすべきこと

歓迎会の案内メールを出すには、まず歓迎会の日程と場所を決める必要があります。どのような点に気を付ければよいのでしょうか？

主役と上役の予定を調整し日程を決める

歓迎会の開催が決まったら、主役と上役の予定を優先し、日程の調整をします。歓迎会の候補日を3、4日程度に絞り、メールで参加候補者の都合を確認します。メールを送信する際は、いつまでに回答をしてもらいたいかを明記しましょう。

大人数の歓迎会の場合は、日程調整が困難なことも考えられます。できれば1カ月ほど前から日程の調整をするのがおすすめです。

なお、近年はネット上で日程調整が可能な便利なツールを利用することも多いです。状況に合わせて「日程調整ツール」の利用も考慮しましょう。

お店の下見と予約を行う

お店選びは、基本的に主役の好みを優先します。その上で『場所』『料理や飲み物』『予算』をポイントに選びましょう。

会社から近く、分かりやすい場所だと参加しやすいため、より多くの人が参加してくれる可能性が高いです。また、種類豊富な料理や飲み物のメニューがあると、それぞれの好みに合いやすく、アルコールが苦手な人やアレルギーがある人も安心して参加できます。

参加者を増やすには、予算が手頃であることも大切なポイントです。歓迎会の種類にもよりますが、予算は3500～4500円程度が一般的です。

訪れたことのないお店に決めた場合は、予約を入れる前に下見をし、実際の雰囲気をチェックすることも忘れないようにしましょう。

歓迎会の案内メール作成のポイント

歓迎会の日程と場所が決まったら、参加者に案内メールを送ります。案内メールは、必要事項を過不足なく明記することと、参加者を増やす工夫をすることがポイントです。

必ず記載するべき内容

歓迎会の案内状に含める内容は、まず歓迎会の『開催日時と場所』です。

また、お金のトラブルがあると歓迎会自体が印象悪くなってしまうため、『参加費と支払い方法』についても明記しておくことが大切です。

歓迎会の『参加の可否』の連絡についても記載します。いつまでに回答がほしいという旨を明確にすると準備が円滑に進みます。

『幹事の連絡先』も記載しておけば、当日に行けなくなった場合や遅れる場合の連絡がスムーズにできます。

主役の情報を入れておくとベター

歓迎会の主役が新入社員や中途採用の新社員の場合は、主役の情報を加えるとよいでしょう。具体的には、経歴や実績、会社に期待すること、人柄・趣味・特技などです。

参加者に主役がどんな人なのかが伝わり、コミュニケーションが取りやすくなります。また、主役に親しみが湧き、より多くの人が参加してくれることも期待できるでしょう。

ちょっとした気配りを加えてみよう

お店は会社から近い分かりやすい場所を選ぶのが基本です。しかし、自分は分かりやすいと思っていても、中には「場所が分かりにくいし、行くのが面倒…」と感じる人もいるかもしれません。

従って、案内メールに会社や最寄り駅からお店までのアクセス方法を記載したり、地図を添付したりすると親切です。

また、仕事やプライベートに忙しく、歓迎会のことをうっかり忘れている人がいるかもしれません。歓迎会の数日前に再度、日程や場所をメールで知らせるとよいでしょう。そうすることで、より多くの参加者を集められます。

歓迎会の案内メールの文例

案内メールの文例を歓迎会の種類別に紹介します。案内メールを作る際の参考にしましょう。

オーソドックスな案内文例

【件名】
新入社員歓迎会のお知らせ

【本文】
各位

お疲れ様です。〇〇部の△△です。
この度、当社では●名の新入社員を迎えることになりました。

つきましては、心からの歓迎と今後の活躍を期待し、以下の通り歓迎会を開催致します。お忙しいとは思いますが、できる限りスケジュールを調整し、ご参加頂ければ幸いです。

参加の可否につきましては、●月●日（♦曜）までに幹事△△までにご返信くださいますよう、宜しくお願い致します。

日時：令和●年●月●日（●曜）　午後●時●分～
場所：▲▲▲▲（電話：●●-●●●-●●●●）
参加費：●,●●●円（前日までにお支払いください）

幹事連絡先：●●-●●●-●●●●

以上

新入社員歓迎会の文例

【件名】
新入社員歓迎会のご案内

【本文】
お疲れ様です。〇〇部の△△です。

新年度を迎え、当社では□□さんを新入社員として迎えることになりました。

□□さんは小学生の頃からサッカーを始め、高校時代には全国高校サッカー選手権大会にも出場したことがるスポーツマンです。

つきましては、□□さんの今後の活躍と歓迎の意を込めて、以下の通り歓迎会を行います。ご多忙中とは存じますが、スケジュールを調整の上、ご参加くださいますようにお願い致します。

恐れ入りますが、参加の可否を●月●日（♦曜）までに幹事の△△までお知らせ願います。

日時：令和●年●月●日（♦曜）　午後●時●分～
場所：▲▲▲▲　電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
参加費：●,●●●円（後日集金致します）

幹事連絡先：●●-●●●-●●●●

人事異動による歓迎会の文例

【件名】
歓迎会のお知らせ

【本文】
お疲れ様です。〇〇部の△△です。

この度、大阪支社より●月●日付で◇◇部長が着任されることとなりました。今後、ご指導頂く◇◇部長への歓迎の意を込めまして、下記の通り歓迎会を開催致します。

お忙しいと思いますが、できる限りスケジュールを調整頂き、ぜひご参加くだいますよう、宜しくお願い致します。

なお、参加の可否につきましては、準備の都合上、●月●日（♦曜）までに幹事の△△までお知らせ願います。

日時：令和●年●月●日（♦曜）　午後●時●分～
場所：▲▲▲▲　電話：●●-●●●-●●●●（添付の地図をご参照ください）
参加費：●,●●●円（前日までにお支払い願います）

幹事連絡先：●●-●●●-●●●●

構成／編集部