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「慰労会」とは何か?幹事の人がおさえておくべき開催時期、内容、案内文の書き方

2024.07.05

「慰労会」という言葉を見聞きしたことはあるだろうか。慰労会は業務やプロジェクトが完了する時期に行い、皆で苦労をねぎらうことを目的としたイベントのこと。

本記事では慰労会の開催時期や行うべき内容などを解説する。案内文に記載すべき項目についても紹介するので、慰労会の幹事を務める予定の方もぜひ参考にしてほしい。

慰労会とは

これまで慰労会に馴染みのなかった方は、慰労会がどんなイベントかイメージしづらいこともあるだろう。まずは慰労会の目的や時期といった基本的な内容を確認していこう。

■慰労会の意味

慰労会の読み方は「いろうかい」。業務やプロジェクトを終えた際、互いに労をねぎらうことを目的としたイベントだ。

慰労会の雰囲気は打ち上げに近く、目上の人とリラックスして話せる点も魅力。食事の他にレクリエーション等を用意することも多いだろう。楽しい時間を共有することで今後のモチベーション向上につながり、社員同士の仲もより深まるはずだ。

■慰労会を行う時期

慰労会はプロジェクト終了時や会社の決算終了時といった区切りのタイミングで行うのが一般的。また、長く貢献した人の退職時、感謝をこめて送り出す際に開催することもあるだろう。

業務の苦労を忘れてねぎらうことが目的であるため、日ごろの業務から解放されて、羽を伸ばせるタイミングで行うことが大切だ。

■慰労会での挨拶の注意点

慰労会はリラックスして楽しむことに主眼を置いた会のため、挨拶が堅苦しくなりすぎないように注意しよう。

開会・閉会や乾杯の挨拶については、役職の高い人物に依頼するのが一般的。退職する人をねぎらう場合には、その人と同じ部署や部下にあたる人を挨拶の担当にするのが良いだろう。

慰労会の言い換え表現

慰労会を言い換えて伝えたい場合には、以下のような表現がおすすめだ。

■懇親会

懇親会は社員の仲を深めるために行われる会で、食事やレクリエーションを通じて交流する点は慰労会と共通する。

一方で、懇親会は「これから共に頑張るために仲を深める」という意味合いが強い。この点は、共に頑張った後にねぎらいの意を持って行われる慰労会との相違点となる。

■打ち上げ

打ち上げは事業やプロジェクトの終了を祝う会という点で慰労会と共通するが、基本的には特定の人物ではなく、その場にいる全員の労をねぎらうことになる。

慰労会ではねぎらってもらう側の人とねぎらう側の人が分かれている場合もあるため、全員で労をねぎらう場合には「打ち上げ」を使うのが良いだろう。

慰労会の案内状の書き方

ここからは、慰労会の案内状の書き方を紹介する。幹事を務める場合には、以下の内容で案内状を作成しよう。

■案内文に含むべき項目

慰労会の案内状に含むべき項目は以下の通り。

開催日時

慰労会の開催日時を記載する。記載事項の中でも特に重要な項目のため、受け取った側がチェックしやすいように箇条書きで記載するのがおすすめ。

会場へのアクセス

慰労会の会場へのアクセスも忘れずに記載しよう。住所やビルの名称を記載するほか、最寄り駅からのアクセス方法や地図を添付すると、より親切な案内状になるだろう。

会費

慰労会の会費を記載する。会費を集めるタイミングやキャンセル料についても記載しよう。会費のかからない主役がいる場合には、会費に関する記載のない案内状を別に用意するのを忘れずに。

出欠確認の案内と締切日

出欠確認の項目を用意しよう。出欠を連絡する連絡先や締切日の記載も忘れずに行おう。

幹事の連絡先

案内状を差し出した幹事の連絡先も記載する。質問等を受け付ける場合、必要に応じて電話番号も記載しておくと良いだろう。

案内状の送付方法

案内状は書面もしくはメールで送付するのが一般的。近年はチャットツールの利用も増えているため、案内状をPDF化し、チャットで送付するのも良いだろう。ただし、社外の人を招待する場合には、書面での案内状を用意するのが無難だ。

退職する人をねぎらう場合など、慰労会の主役が存在する場合には別途案内文を用意しよう。主役は基本的に無料で参加するため、会費の案内は不要。感謝の気持ちを添えると心のこもった案内状になるはずだ。

慰労会でおすすめのコンテンツ

ここからは、慰労会でおすすめのコンテンツを紹介する。以下のコンテンツを用いて、より効果的に社員同士の交流を図ってほしい。

■食卓を囲みながらの会話

慰労会では、食卓を囲んでの会話の時間は欠かせない。慰労会の目的である「お疲れさま」の気持ちを存分に伝え合おう。お酒の場でざっくばらんに話すことで、社員同士の関係がグッと縮まるはずだ。

■業務の思い出を振り返る制作物

業務やプロジェクトの思い出を振り返る制作物を用意するのもおすすめ。アルバムやムービー等の制作物を通じて、業務における苦労やそれを乗り越えた達成感をより深く実感できるはずだ。

食事をしながら当時の話に花を咲かせられるため、慰労会にうってつけのコンテンツといえる。

■親交を深めるためのレクリエーション

慰労会では、親交を深めるためのレクリエーションを用意するのが良いだろう。レクリエーションは自由参加のかたちをとり、見ている人も楽しめるものを選ぶのがおすすめ。クイズやカラオケといった皆で楽しめるものを選択すると、社員同士の仲も深まりやすいはずだ。

※情報は万全を期していますが、正確性を保証するものではありません。

文/編集部

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