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人事異動の挨拶メールやスピーチで好印象を与えるポイント

2024.01.25

人事異動の挨拶で、何を伝えたらよいのか悩む人は多いでしょう。必要な要素が盛り込まれていないと周囲を困惑させてしまうので、あらかじめ準備をすることが大事です。挨拶の詳しい内容や、スピーチ・メール別の例文を見ていきましょう。

人事異動の挨拶の基本

人事異動の挨拶の方法はさまざまにあるので、誰にどの方法で挨拶すればよいのか分からなくなることがあるでしょう。まずは、人事異動の挨拶の基本を解説します。

お世話になった同僚や上司には直接

人事異動が正式に決まったら、普段一緒に働いている同僚や上司には『直接顔を合わせて挨拶』します。自分が異動することで直接的な影響がある人たちには、できるだけ速やかに伝えましょう。

また、取引先や顧客など社外の人でも、関係が深い人には直接出向いて挨拶をするのが基本です。引き継ぎなどが発生する場合は、後任の担当者とともに取引先や顧客のもとへ訪れましょう。

直接会えない人には挨拶状やメールを送る

人事異動の挨拶は、直接顔を合わせて挨拶するのがベストです。しかし、お世話になった人全員に直接挨拶をするのは現実的ではない場合もあります。

たくさんの顧客を抱えている場合、どうしても1人ずつ挨拶回りをする時間が取れないこともあるかもしれません。その場合は、挨拶状やメールを送るようにしましょう。

会社によっては、社内向けにはメールがOKでも、重要な顧客には挨拶状と形式が決まっている場合もあります。その場合は、会社のルールに従うことが大事です。

また、異動先へは当日に挨拶をするほかにも、着任前にメールで挨拶をした方がお互いスムーズに関係をスタートできるでしょう。

人事異動の挨拶に盛り込みたい要素

(出典) photo-ac.com

人事異動の挨拶は、現職場と異動先の両方にする必要があります。どんな要素を盛り込めばよいのか、詳しく見ていきましょう。

異動になった事実と時期

直接会って報告する場合とほかの方法を取る場合、どちらであっても基本的に盛り込まなければならない要素は同じです。

挨拶の冒頭で『いつからどの部署に異動になるのか』を伝えます。『何日の何時まで、連絡を取れるのか』『誰が自分の仕事を引き継ぐのか』が分かっている場合は、それらも伝えると親切です。

取引先や顧客など、社外の人々には後任が決まってから知らせましょう。異動後のトラブルを防ぐためにも、きちんと伝えることが大切です。

感謝の気持ちと在職中のエピソード

これまでお世話になった人たちに対する、感謝の言葉は必ず入れるようにしましょう。今までのことを思い返してみると、さまざまな出来事があったはずです。1人1人との間のエピソードを簡潔に入れるとよいでしょう。

「○○部長は顔を合わせるといつも、頑張れよと声をかけてくれた」「○○さんは、私がプレゼンで言葉に詰まったとき、助け舟を出してくれてありがたかった」など、ちょっとしたエピソードでも構いません。

特にお世話になった人の名前を挙げて、その人との間にあった出来事を加えることで、事務的にならずより相手の心に残る挨拶ができるはずです。

新天地でどんな活躍をしたいか

新たな環境でどのように頑張りたいのかを挨拶に入れると、やる気をアピールでき好印象になります。

「頑張るしかないと思っています」と言うより、具体的にどんな活躍をしたいのかをはっきりとさせた方が、周囲の人たちを安心させられるはずです。

現職場で学んだことを、新しい職場でどんなふうに生かすかといった内容を盛り込みましょう。異動先で挨拶をするときには、特に重要なポイントとなります。

【現職場】人事異動の挨拶をするポイントと例文

(出典) photo-ac.com

異動になったとはいっても、同じ会社にいる限り、またいつ同じ職場で働くことになるか分かりません。社会人にふさわしい挨拶をして、心残りがないようにしましょう。

現職場で、人事異動の挨拶をする際のポイントと例文を紹介します。

これまでの感謝を込めてスピーチ

朝礼や送別会などで、現職場の人たちを前にスピーチの機会が設けられることがあります。特に親しい関係だった人々には、感謝の気持ちを伝える時間を長めに取りましょう。

【例文】

本日は、このような時間を設けていただき誠にありがとうございます。このたび、○月○日付で○○部へと異動になりました。

皆様と切磋琢磨してきた経験は、私の人生にとってかけがえのない時間です。時に厳しく、時に家族のように温かく接していただき、感謝の念に堪えません。

(お世話になった人に、個別のエピソードなど)

○○部(現職場)で学んだことを生かし、新しい職場でも粘り強く仕事に取り組んでいきます。

今後も、どこかで一緒に仕事をする機会があるかと思いますが、その際はまたご指導のほどよろしくお願いいたします。

スピーチの順番は役職が上の人から

ほぼ同じタイミングで、別の部署に異動する人たちをまとめて送り出す場合があります。合同で送別会を開催する場合、誰からスピーチをするのか迷うこともあるでしょう。

司会者の指示に従えばよいのですが、どのタイミングで自分の順番が来るのか分かっていた方が、心の準備がしやすいはずです。

基本的には、役職が上の人から順番にスピーチをします。しかし『その職場での経歴が特に長い人』をあえて最後に持ってくる場合もあるでしょう。

【社内】メールでの挨拶も忘れずに

異動する時点では一緒に仕事をしていなくても、過去に関係が深かった人への挨拶も忘れないようにしたいものです。直接会えない場合には、メールを送信しましょう。CcやBccは使わず、個別にメールを送ることが基本です。

【例文】

件名:異動のご挨拶(部署名・氏名)

お疲れ様です。営業部営業一課 ○○(氏名)です。

このたび○月○日をもって、営業部から○○支社○○部へ異動する運びとなりました。

○○さんには私が新人の頃から大変お世話になり、誠にありがとうございました。○○さんに教えていただいた、諦めない精神を○○部でも生かして参りたい所存です。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきですが、メールでのご挨拶となりますことをお許し下さい。今後もまた、一緒にお仕事をさせていただく機会がある際は、何卒よろしくお願いいたします。

【社外】は後任の情報も伝える

取引先や顧客にメールで異動の挨拶をする際は、異動の事実や感謝の気持ち以外にも、相手を不安にさせないように『後任の情報』をしっかりと記載することがポイントです。

【例文】

件名:異動のご挨拶とお礼(社名・部署名・氏名)

いつもお世話になっております。

株式会社○○部 ○○(氏名)です。このたび、○月○日をもって○○部からの異動が決定いたしました。

○○様には私が新入社員の時代から何かとお引き立ていただき、感謝の念に堪えません。

(個別のエピソードなど)

誠にありがとうございました。今後は、後任の○○が○○様を担当させていただきます。

(後任の氏名と連絡先)

後ほど、本人からもご挨拶いたします。本来なら、直接○○とともにご挨拶に伺うべきところですが、このような形となりお詫び申し上げます。

今後とも変わらぬお引き立てをお願い申し上げます。

【異動先】人事異動の挨拶をするポイントと例文

(出典) photo-ac.com

異動先での挨拶は、これから一緒に働くことになる仲間に自分を印象付けるチャンスです。押さえておきたいポイントと、例文を見ていきましょう。

元気なスピーチでやる気や人柄をアピール

異動先での人事異動の挨拶は、最初に自分をアピールする場になります。朝礼や歓迎会などで、新しい同僚たちを前にスピーチする機会が設けられることがあるでしょう。

自己紹介を兼ねて、やる気を伝えることがポイントです。可能であれば、出身地・趣味・大切にしていることなどの『パーソナルな情報』を盛り込むと身近に感じてもらえます。

【例文】

本日付で○○部の所属になりました、○○(氏名)と申します。平成○年に入社以来、○○部で○○の業務を担当していました。

私の出身地は○○で、休日はたいてい趣味の○○をしています。座右の銘は『思い立ったが吉日』です。仕事で良い結果を生むためには、速やかに行動することが重要だと考え、実践してきました。

○○部で学んできたことを生かし、一刻も早く戦力になれるよう努力する所存です。初心に返った気持ちで一生懸命仕事に取り組みますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

【社内】メールでの挨拶は意気込みを伝えて

これからお世話になる人々に向け、着任前にメールで挨拶する方法もあります。以下の要領で意気込みを伝えましょう。

【例文】

件名:異動のご挨拶(現職場の部署名・氏名)

お疲れ様です。

○○部の○○(氏名)です。○月○日付で○○部に、着任することになりました。

○○部で鍛えられた諦めない強い気持ちを武器に、早く皆様のお役に立てるよう精進いたします。至らない点もあるかと思いますが、ご指導ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

着任前に何かご連絡等がございましたら、下記までお願いいたします。

(現職場での連絡先)

【社外】メールでは明るく前向きに

社外にメールで人事異動の挨拶をする際は、経歴や自信があるポイントなどを交えつつ、明るく前向きな印象を心掛ければ「この人なら、安心」と思ってもらえます。

メールは略儀での挨拶であり、本来は直接会って自己紹介をすべきです。直接顔を合わせてやりとりする関係になる場合、後日改めて挨拶に行く旨も添えましょう。

【例文】

件名:着任のご挨拶(社名・部署名・氏名)

平素より、大変お世話になっております。

このたび、○○から業務を引き継ぐことになりました、○○(氏名)と申します。取り急ぎ、メールにてご挨拶申し上げます。

前部署では、○年間○○の業務を担当してきました。お客様のかゆいところに手が届くような提案には、自信があります。これまでに培ってきた経験をもとに、早く○○様のお役に立てるよう精進いたします。

まずは、近日中に直接ご挨拶にお伺いしたく存じます。ご都合の良い日を教えていただければ幸いです。

(連絡先)

説明できる?「ご鞭撻」の意味と正しい使い方

人事異動の挨拶でのNGは?

(出典) photo-ac.com

人事異動の挨拶で、よかれと思って間違った方向に進んでしまうことがあります。うっかりやってしまいがちなNGポイントを見ていきましょう。

人事異動の挨拶で注意したいポイント

ネガティブな雰囲気

長い間、お世話になってきた人たちとの別れはつらいものですが、新しい環境でさらに自分を成長させるチャンスだと前向きに捉えましょう。

「もっと、○○部で経験を積みたかった」「やり残したことがあって後悔している」というように、少しでもネガティブに感じさせる内容を入れると、周囲の人を余計に悲しい気持ちにさせてしまいます。

スピーチの原稿やメールなどを書き上げたら何度か読み返して、ネガティブな印象を与える表現がないかチェックすることがおすすめです。

長すぎて要点が分からない

人事異動の挨拶では、感情が高ぶってつい長々と挨拶をしてしまうことがあります。現職場では長くても『2~3分』、異動先では『1~2分』を目安にしましょう。

同時に挨拶する人がいる場合、1人があまり長い挨拶をすると時間が足りなくなってしまいます。実際にスピーチをしてみて時間を計ると、ミスを減らせるはずです。

メールで伝える場合も同じで、読むのが苦痛になるほど長い文面は避けましょう。受け取る側の立場になって、要点が分かるように話をまとめることが大事です。

特にお世話になった人へのお礼の言葉を言い足りないと感じる場合は、個人的にお礼のメールや手紙を出す方法もあります。

構成/編集部

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