うるさい、見えない、しゃべれない！Web会議でよくあるトラブルの対処法

「見えない」への対処方

主催者が会議室にいて、出席者が自宅や外出先などからリモート参加する場合、会議室の様子や、会議の資料が見えないというトラブルが発生しがちです。それを避けるために、資料をデジタル化して、事前に配布しておくことは必須です。当然、資料やデザインの説明をする際には、Web会議サービスにある「レーザーポインター機能」を使います。どのパートを話しているか、明確にする必要があるからです。また、会議室のホワイトボードを使った議論が始まってしまったら、その様子はWebカメラを使って映し出し、どのような議論が行われているのかをリモート参加者に見せてください。

「孤立する」の対処策

リモート参加者が孤立し「置き去り」にされてしまうケースがあります。参加者を孤立化させないためには、最初に主催者が、リモート参加者の役割を明示し、適宜意見を求めるとよいでしょう。
そして、冒頭でビデオをONにして会議室の様子を共有してみましょう。リモート参加者がWi-Fiなどの無線接続環境を利用している場合、十分な通信帯域を確保するためにも、必要な時だけビデオをONにすればよいからです。

また、しっかり「言語化する」ことも重要です。例えば会議室にある「このリンゴが」と主催者が発言しても、リモート参加者と齟齬（そご）が発生する場合があります。そうならないために、「この青くてみずみずしいリンゴが」とできる限り具体的に説明して、ミスコミュニケーション（伝達不良）を避けるのです。

Web会議は進化する

テクノロジーの進化は留まることを知りません。Web会議も、発言内容を自動翻訳したり、自動で議事録を作ってくれる機能がいずれ登場するでしょう。

リモート参加者を孤立化させない試みのひとつとして、資生堂が開発した「テレビューティー」を紹介します。これは、Web会議でビデオ表示される顔に自動でメークや顔色補正を行い、顔以外の部分をぼかす機能が搭載されています。これならノーメークで参加しても、自宅の部屋が汚れていても大丈夫ですね。

文／越川 慎司
株式会社クロスリバー社長。元マイクロソフト役員でofficeビジネスの責任者。2017年に起業し、企業の働き方改革や海外進出を支援。週休３日で新しい働き方を実践中。
『新しい働き方～幸せと成果を両立するモダンワークスタイルのすすめ～』著