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企業ニュース
2018.09.13

うるさい、見えない、しゃべれない!Web会議でよくあるトラブルの対処法

今年の7月23日から27日はテレワークデイズでしたが、皆さんは職場外で仕事してみましたか?

企業人でもフリーランスでも起業家でも、いつでもどこでも関係者とコラボレーションができないといけません。

東京オリンピックでの通勤ラッシュ緩和や生産性向上などの目的だけではなく、自然災害時の対策や場所に捉われずに成果を残す働き方を実践するためにもWeb会議を準備しておくべきです。私もクライアントが使っているツールに合わせて「Zoom」や「Skype for Business」、「Microsoft Teams」、「Cisco WebEx」、「ブイキューブ」などを使ってリアルタイムのコミュニケーションを行っています。

弊社が行った働き方改革診断の対象526社はWeb会議の導入率は58%と高かったですが、「十分に活用できている」と答えたのはたった9%でした。「ツールはあるが社内で浸透していない」という回答が多数ありました。

Web会議を十分に活用できていない企業に回答してもらった「Web会議の浸透を阻む原因」の中で、「トラブルでうまくいかず、その対処が面倒だった」というような回答が24%もありました。

そのトラブルの代表的なものは、聞こえない、うるさい、見えない、孤立する、です。その対処方法をお伝えします。

「聞こえない」の対処

○○さん聞こえる? えっ? はぁ? 回線が切れた……

音声が聞こえないのはWeb会議サービスの設定や通信回線の不安定さ(固定回線を推奨)によるものが多いのですが、意外な落とし穴はハードウエアです。音声を検知してソフトウエア側でデータ化しないと、音声データがリモート先の相手に伝わりませんから、確実に音声を検知するハードウエアが必要なのです。PCやスマホのマイクでは品質が不十分ですので、各Web会議サービス会社が推奨している機器の準備をおすすめします。

ちなみに私は、会議室や自宅、ホテルから参加する場合はゼンハイザー USBスピーカーフォン SP 20 MLを使用しています。マイクロソフトなどが認定するスピーカーフォンで、USBでも4極コネクタでも接続ができ、360°全方位をカバー。ドライバー不要でセットアップも簡単です。

「うるさい」への対処方

ワンワン(犬鳴き声)、おぎゃ~~(赤ちゃんの泣き声)、ピンポ~ン(宅配配達員が鳴らすドアホンの音)。Web会議あるあるです。

こういった問題に対処するために、主催者(ホスト)はWeb会議サービスのミュート(消音)機能を上手に使う必要があります。例えばZoomを使った場合ですと、出席者は全員ミュート状態で会議を始めることができますし、Microsoft Teamsは参加者のミュートを適宜ONにすることが可能です。

基本的には参加者全員をミュートにしておき、発言の時だけチャットや挙手の機能を使って、主催者がその人のミュートをOFF(=発言できるようにする)するとよいでしょう。

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