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2017.09.04

「メール見てますか?」というメールを送っていませんか?

■連載/個人で始める働き方改革!ショートカット仕事術
第2回「メール見ていますか?というメールを送っていませんか」

前回説明したとおり、「働き方改革」は手段であって目的ではありません。皆さんを悩ませているメールの処理も、ビジネスの手段であって目的ではありません。長時間労働を生む原因となりやすいメールの処理について、今回は効率的な送信方法についてお伝えします。

■「伝えること」ではなく「伝わること」が目的

メールは非同期のコミュニケーションツールですので、相手が必ずしも見ているか分かりません。「開封確認」という機能もありますが、相手がそれに応じてくれるか分かりません。よって、メールの反応がない相手に「メール見ていますか?」とメールを送るのは非効率的です。相手が即座に見ているか、本当に中身を理解しているのか不確実であることを考慮しなくてはいけません。

受信者は日々膨れ上がる大量の文字を受け取るわけですから、送信側の配慮も必要です。

■シンプルで本質を突く

相手に伝わるようする為に、伝えたいことを短文でまとめてください。

ある民間会社の調査では、書き始めから110文字以降は未読率が一気に上がるそうです。スマホでの送受信が進み、既読率の高い文字数は年々減少傾向にあるそうです。

できる限り110文字以内で、要点をコンパクトにまとめて完結する。その詳細を伝える必要があれば、以降に記載しておくのは良いでしょう。最初の110文字で相手の心をつかめば、以降の文章に目を移してくれます。

例えば、このような感じです。


<社外向け送信メールの例>
〇〇様、ご連絡いただきありがとうございます。
頂戴したご質問の件ですが、現在調査を進めており明日10時までに回答させてください。
どうぞ宜しくお願い致します。クロスリバー 越川※本日まで出張で神戸におります。
(100文字)


<社内向け送信メールの例>
〇〇さん、早速ありがとうございます!
9/21の役員会で起案しますので9/18 17時までに稟議書をチームで完成させます。
予算決議だけでなく、役員のコミットも取るので数字の論拠を入れた資料を以下の分担表に基づき作成してください。
(107文字)


110文字は意外と短いです。相手に何を伝え、どうアクションを取って欲しいのかを頭でじっくり考えてから文字を入力してください。

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