「メール見てますか？」というメールを送っていませんか？

■文字入力をショートカットする

メール作成時の文字入力も時短しましょう。辞書登録と署名の活用がポイントです。よく使う文字・文章を事前に登録しておけば入力が楽になります。よく使うキーワードを、Windows パソコンならIME辞書へ、スマホならATOKなどを使って辞書登録するのがよいでしょう。私は住所やメールアドレス、変換されない専門用語、英語のキーワードなどを全ての端末に登録してあります。

Windows 10 IMEの単語登録はこちらに記載があります。
iPhone/iPadのユーザ辞書の編集方法はこちら。
ATOK for Androidの単語登録方法はこちら。

「署名」もフル活用してください。辞書登録では60文字程度の字数制限がありますので、長文の定型文は「署名」に登録しておくことをお勧めします。私はいくつかの署名パターンを登録してあります。

Outlookで署名を作成方法はこちら。

始めと終りの挨拶に連絡先を加えたもの、特定顧客向けの定型文、新規問い合わせへの返答、発注依頼、海外からの問い合わせ返答用など10パターンを登録してあります。

簡易なものですと、以下のようなものです。２クリックで完了します。

　様
お世話になっております。
どうぞ宜しくお願い致します。
===========
株式会社クロスリバー
越川　慎司
090-0000-xxxx

初めての問い合わせ対応でしたら、このような形です。

連絡先の前で51文字の入力が省けます。

　様
株式会社クロスリバーでございます。
お問い合わせ頂き、有難うございます。

何卒宜しくお願い申し上げます。
==========
株式会社 クロスリバー
代表取締役 CEO
越川 慎司
〒105-00xx …

定期的な発注依頼のメールも署名に登録してあります。

＜Outlook 2016の署名作成画面＞

スマホは1パターンしか署名登録ができないので、「最後の挨拶、名前、連絡先、『スマートホンから送信しています』」を署名に登録してあります。

伝わるメールをムダなく作成する。これが生産性の高いメール送信です。

メールを送信するのは。あくまでもコミュニケーションの手段ですので、できる限りショートカットし、労働時間を無駄に奪われないように心がけましょう。

次回はメールに依存せず、効率的に意思疎通が図れるコミュニケーション・ツールを紹介します。

文／越川 慎司
株式会社クロスリバー社長。元マイクロソフト役員でofficeビジネスの責任者。2017年に起業し、企業の働き方改革や海外進出を支援。週休３日で新しい働き方を実践中。
『新しい働き方～幸せと成果を両立するモダンワークスタイルのすすめ～』著