【初心者向け】エクセル関数一覧｜基本から実務で使える応用まで完全使い方ガイド

エクセルの関数を使いこなすことで、作業効率が劇的にアップし、仕事の質も格段に向上します。

本記事では、初心者でもすぐに理解できるよう、基本から応用まで、わかりやすくエクセル関数の使い方を解説します。必要な内容をピンポイントで学べるので、目次で気になる関数をクリックし、その使い方をチェックしてください。

エクセル関数とは？まず知っておきたい基礎知識

まずは「関数って何？」という初心者の疑問に答えていきます。基本的な用語の違いや、関数を使うメリット、操作時の注意点を解説します。

■関数とは？数式との違い

関数とは、Excelで特定の計算や処理を簡単に行うためのあらかじめ用意された計算式のこと。

たとえば、「合計を出す」「平均を出す」「日付を計算する」「条件に応じて値を変える」など、いろいろな作業を自動化できます。

また、Excelでの作業において、「=A1+A2」のような基本的な計算式は「数式」と呼ばれます。一方で、「=SUM(A1:A10)」のように、あらかじめExcelに組み込まれている命令を活用するものが「関数」です。

関数を使えば、複雑な計算や処理もシンプルな操作で実行できるため、作業の正確性と効率が格段に向上します。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、使い方をひとつずつ覚えていけば、誰でも自然と使いこなせるようになるので、安心してください。

■関数を使うメリット

関数を使うことで、次のような利点があります。

・ミスを減らせる

手入力による計算ミスを防止でき、正確なデータ処理が可能になります。

・作業時間を短縮

複雑な計算や集計がボタンひとつで完了し、時間に余裕が生まれます。

・スキルの証明になる

関数を使いこなすことで、周囲から「Excelが得意な人」として信頼されやすくなります。

このように、関数の活用は日々の業務をスムーズに進める大きな力になります。ぜひ少しずつマスターして、より効率的に、そしてスマートに仕事をこなせるようになりましょう。

■関数を使う時の基本ルール

関数にはいくつかの基本ルールがあります。これらのルールが誤っているとエラーが出る原因となるので、以下のポイントだけは事前に覚えておきましょう。

・「=」から始める
・括弧（ ）の中に引数を入れる
・引数は「,（カンマ）」で区切る

これらのルールを理解しておくことで、エラーの発生を防ぎ、スムーズな操作が可能になります。初めは基本の形に慣れることを目指して、一つ一つ丁寧に取り組みましょう。

【基礎編】まずはこれだけ！初心者が覚えるべき基本の数式と関数

この章では、Excel初心者が最初に覚えるべき代表的な数式や関数を一つずつ丁寧に紹介します。基本を押さえることで、今後の応用もスムーズになります。

■四則演算（＋、－、×、÷）の基本

Excelでは、簡単な数式が活用できます。

・足し算：「=A1+A2」
・引き算：「=A1-A2」
・掛け算：「=A1*A2」
・割り算：「=A1/A2」

最初に慣れておきたい基本操作です。計算ミスを防ぎ、正確な集計が可能になります。続いては膨大なデータに対して、四則演算などの処理を簡単に行う関数を紹介していきます。

■SUM関数：合計を求める

「=SUM(A1:A10)」のように入力することで、複数セルの合計を一括で求められます。金額集計や点数の合計など、使用頻度の高い関数です。

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■AVERAGE関数：平均を出す

「=AVERAGE(B1:B5)」のように入力することで、指定範囲の平均値を自動で計算できます。成績管理や月次平均に活用されます。

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■COUNT関数：データの個数を数える

数値が入力されているセルの数をカウントする関数です。例えば「=COUNT(C1:C10)」は数値のみを対象とします。

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■COUNTA関数：空白を除いた個数を数える

「=COUNTA(D1:D10)」のように入力することで、空白以外のセル数をカウントします。文字列や記号も対象です。

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■ROUND関数：数値を四捨五入する

「=ROUND(E1,2)」のように入力することで、E1の値を小数第2位で四捨五入できます。金額表示などで便利です。

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■ROUNDDOWN/ROUNDUP関数：切り捨て・切り上げをする

・切り捨て：「=ROUNDDOWN(F1,1)」
・切り上げ：「=ROUNDUP(F1,1)」
のように入力することで用途に応じて使い分けることで、表現を統一できます。

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【中級編】条件別に使い分ける！覚えておきたい応用関数

条件付きで処理を行いたい場面などで役立つ中級の関数を紹介します。これらをマスターすると実務での柔軟な対応力が高まります。

■IF関数：条件によって結果を分岐させる

「=IF(G1>70,”合格”,”不合格”)」のように記述することで、G1のセルに70より大きい数字が入力されていれば「合格」、それ以外であれば「不合格」と表示させることができます。つまり、「もしこの条件ならこうする、そうでなければこうする」といった判断が自動で行える便利な関数です。

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■SUMIF関数：条件に一致したデータを合計する

「=SUMIF(H1:H10,”>100″)」のように記述することで、H1〜H10の範囲の中で100より大きい数値だけを合計できます。「条件に合ったデータだけを足し算したい」時に使います。

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■COUNTIF関数：条件に一致した件数を数える

「=COUNTIF(I1:I10,”A”)」のように記述することで、I1〜I10の中で「A」と入力されているセルの数を数えることができます。例えば、アンケートの回答結果を集計する時に便利です。

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■AVERAGEIF関数：条件に一致したデータの平均を出す

「=AVERAGEIF(J1:J10,”>0″)」のように記述することで、J1〜J10の中で0より大きい数値だけを平均してくれます。「成績が0点より上の人だけの平均点を出したい」といったシーンに向いています。

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■TEXT関数：数字を文字列に変換する

「=TEXT(K1,”0000″)」のように記述することで、K1に入力された数値が「0001」「0023」など、4桁で表示されるようになります。商品コードなどの表記を統一したい場合に使われます。

■LEFT/MID/RIGHT関数：文字列を部分的に抜き出す

例えば「20240528」という日付の文字列から左から始まる「2024」だけを抜き出したい時などに以下の関数が便利です。

・LEFT関数：「=LEFT(L1,3)」のように入力すると、L1に入力された文字列の左から3文字を取り出せます。

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・MID関数：「=MID(L1,2,3)」のように入力すると、L1の文字列の2文字目から3文字分を抜き出します。

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・RIGHT関数：「=RIGHT(L1,2)」のように入力すると、右から2文字を取り出します。

【上級編】データ集計・検索が得意になる！実務で差がつく関数

データベース的な処理が必要な場面で活躍する、実践的な関数を紹介します。

■VLOOKUP関数：指定条件でデータを検索する

「=VLOOKUP(M1,A1:B10,2,FALSE)」のように記述すると、M1に入力された値をA列の中から探して、その行のB列の値を返してくれます。例えば「社員番号に対応する名前を表示したい」といった時に活用できます。

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■XLOOKUP関数：次世代型の検索関数

「=XLOOKUP(N1,A1:A10,B1:B10,”該当なし”)」のように記述すると、N1に入力された値をA1〜A10から探し、見つかればその行のB列の値を、見つからなければ「該当なし」と表示します。従来のVLOOKUPよりも柔軟な操作が可能です。

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■TODAY/NOW関数：現在の日付や時間を自動で入力する

書類やスケジュール表に便利な関数です。

・「=TODAY()」と入力すると、今日の日付が自動で表示されます。
・「=NOW()」では、現在の時刻も含めた日付・時間が表示されます。

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エクセル関数が反映されない時の対処法

関数を正しく入力したはずなのに結果が表示されない！そんな時のために、よくある原因とその対処法をご紹介します。

■数式ミスを確認する

「=SUM A1:A10」のように括弧が抜けていたり、「”」や「,」などの記号が全角になっていたり、使い方を間違えると、正しく反映されません。関数が反映されない時は、まず構文を落ち着いて見直してみましょう。

■セル参照（相対参照・絶対参照）のミスを見直す

数式をコピーした時に値がおかしくなる場合は、セル参照の方法を見直す必要があります。「$A$1」のように「$」を使うと、コピーしても参照先が固定されます。使い分けができるようになると、関数の応用力が一気に上がります。

■セルの書式設定を確認する

関数を入力したセルが「文字列」の書式になっていると、計算結果ではなく数式そのものが表示されることがあります。書式設定を「標準」や「数値」に変更することで、正しく反映されるようになります。

初心者がエクセル関数をマスターするコツ

エクセル関数の習得には、「完璧を目指しすぎない」ことと「とにかく手を動かす」ことが大切です。この章では、楽しく継続するための工夫をご紹介します。

■「完璧を目指さない」が成功のカギ

初めての関数学習では、すべてを完璧に理解しようとせず、「まずは試してみる」姿勢が何よりも大切です。間違えても、失敗しても大丈夫。試行錯誤の中で、自然と理解が深まっていきます。

■手を動かしてすぐ試す

本や記事を読んだだけでは、なかなか頭に入りません。気になった関数や事例があれば、その場でExcelを開いて試してみましょう。実際に操作することで、記憶への定着が飛躍的に高まります。

■ショートカットキーとセットで覚える

関数と一緒に、便利なショートカットキーも覚えると作業効率がさらに上がります。たとえば「Ctrl + Shift + Enter」で配列関数を実行できたり、「F2」でセル内の編集モードに切り替えられたりします。

▼詳しくはこの記事をチェック！

■エラーも成長のチャンスにする

関数がうまく動かないときこそ、理解を深める絶好のチャンスです。エラーメッセージの内容を読み解きながら原因を探ることで、次に同じミスを防ぐ力が身につきます。よくあるエラーとその原因対応についてはこちらをご覧ください。

▼よくあるエラーの対処法はこの記事をチェック！

エクセル関数を使いこなして、実務スキルを一段アップさせよう！

エクセル関数を使いこなすことは、業務の効率化だけでなく、職場での信頼や評価にもつながります。基本から応用、エラー対応まで幅広く学ぶことで、どんな場面でも対応できる力が身につきます。関数に苦手意識がある方も、まずは一歩踏み出すことから始めてみてください。

文／編集部