角が立たないドタキャンする時の言い訳の仕方

どうしてもドタキャンをしなければならない場合、相手に負担を掛けない言い訳を考えることが大切です。

どのような言い訳であれば、今後の関係に影響を与えることなく断れるでしょうか？ドタキャンの定義や、その後の心遣いについても紹介します。

どのタイミングからドタキャンになる？

急に予定をキャンセルすることを『ドタキャン』といいますが、どのくらいのタイミングからがドタキャンなのでしょうか？ドタキャンをどう捉えるかは、相手次第です。そこで、一般的なドタキャンのタイミングについて知りましょう。

当日キャンセルが一般的

約束をしていた当日にキャンセルの連絡をすると、一般的に『ドタキャン』といわれます。当日になってキャンセルされたら、ほとんどの人がドタキャンと感じるのです。

例えば、夜の予定を朝一番に「キャンセルしたい」と連絡をしても、当日の連絡であるため、ドタキャンだと受け取られてしまいます。待ち合わせの直前に連絡するケースでは、相手を怒らせてしまう可能性も否めません。

不測の事態で、急きょ予定を変更しなければならないケースもあるでしょう。しかし、相手も当日に向けて準備を進めているはずなので、「怒られても仕方がない」「申し訳ない」という気持ちを伝えることが大切です。

数日前からドタキャンと考える人も

2～3日前に余裕を持ってキャンセルの連絡をしても、ドタキャンされたと感じる人もいます。

自分では余裕を持って連絡したと思っていても、相手が同じだとは限りません。相手の気持ちに寄り添った誠意ある対応をしなければ、余計に怒らせてしまうこともあります。

旅行や結婚式、人気店の予定などは、数カ月前から決めていることが多いでしょう。忙しい合間を縫って決めたスケジュールの場合は、1週間前に連絡をしても「遅過ぎる」と考える人もいるのです。

キャンセル料が発生したり、代わりの人を探したりと、さまざまな手間や費用負担がある場合は、特に誠実な対応が求められます。

気まずくならないためにできることは？

楽しみにしていた約束を一方的に断ることで、『信用できない人』と思われてしまうかもしれません。せっかくの予定をドタキャンすると、「ないがしろにされている」と感じる人もいます。

このような印象を相手に与えることで、気まずい関係になってしまうことがあります。気まずい関係にならないために、できることはあるのでしょうか？

急用である旨や理由をきちんと伝える

まずやるべきことは、ドタキャンの『理由を伝える』ことです。理由を言わないまま「とにかく行けなくなってしまった」と伝えるだけでは、相手は納得できないでしょう。

関係性やこれまでの経緯によっては、「面倒くさくなったからドタキャンしただけだろう」と思われてしまうかもしれません。

ドタキャンにもやむを得ない理由があることもあります。そのようなときは、きちんと相手に理由を説明することで、納得してもらえるはずです。「それなら仕方がない」と感じてもらえれば、今後の関係が気まずくなることもないでしょう。

特に、急用であることを伝えましょう。「どうでもいい理由で断っているわけではない」というニュアンスを相手に伝える必要があります。

直接伝えるのがベター

ドタキャンの連絡は直接だと伝えにくいものです。簡単にLINEで済ませてしまう人もいますが、それでは誠意が伝わりにくくなってしまいます。

せっかくの約束をダメにしてしまう『申し訳ない気持ち』や、楽しみにしていたのに『行けなくて残念な気持ち』を伝えるためにも、LINEではなく電話で連絡を取りましょう。

短時間でも会える時間が取れるなら、直接会って事情を説明するのもよい方法です。じかに伝えることで、相手に理解してもらいやすくなり、お互いに気まずさが残りにくくなります。

キャンセル料について確認する

『キャンセル料』が発生する約束の場合は、その料金についても確認するとよいでしょう。旅行や飲食店などを予約をしている場合、キャンセル料が発生することがあります。

自分のドタキャンによる損害であると認め、「責任を持って支払う」と伝えれば、悪いと思っている気持ちが伝わるはずです。また、キャンセルの連絡やその他の手続きについても、「必要なことがあれば自分がする」という提案をしましょう。

加えて、埋め合わせについても自発的に言及するのがおすすめです。次の飲み会やランチでおごることを約束すれば、相手に納得してもらいやすくなるでしょう。

当日ドタキャンで使えるおすすめの言い訳

ドタキャンをするときに、何も理由を説明しないでいると、相手から不信感を抱かれることがあります。気まずい関係になり、その後誘ってもらえなくなることもあるかもしれません。

そのような事態を避けるためにも、きちんと説明できる『言い訳』を用意しておきましょう。ドタキャンしてしまうときに使いやすい、言い訳の例を紹介します。

王道の「体調不良」

『体調不良』はドタキャンしてしまうときの言い訳としてよく使われます。

本当に体調が悪いケースはもちろん、そこまで具合が悪いわけではないけれど「なんとなく体が重く行く気分になれない」というときにも使われる言い訳です。

もしもドタキャンの理由に体調不良を使うなら、約束の日には外出しない方がよいでしょう。具合が悪くてドタキャンをしたのに外出したのでは、万が一見つかったときに気まずい関係になるかもしれません。

仕事で外にいる場合にも、寄り道をせず真っすぐ自宅へ帰りましょう。

夜の予定に使いやすい「仕事の都合」

突然の残業が発生するケースは、仕事をしていればよくある話です。どのような業種や職種でも、多かれ少なかれそのような経験がある人が多いため、理由として納得してもらいやすいでしょう。

そのため、夜の予定をドタキャンするときに『仕事の都合』は使いやすい言い訳です。ただし、どのような内容で仕事が遅くなるのかによって、説得力がない場合もあります。

例えば、締め切りが特に設定されておらず明日でもできる仕事や、他の人でもできる仕事でドタキャンするという場合、相手に不愉快な思いをさせてしまうこともあるかもしれません。

相手次第で使える「予定を勘違いしたフリ」

約束の相手が親しい友人や恋人であれば、「今日だっけ？来週だと思ってた」と言い訳して、ドタキャンする方法もあります。

「すっかり勘違いしていて準備ができていないけれど、来週なら行ける」というように約束をスライドさせるのです。

ただし、この方法でドタキャンできるのは最初の1度きりと考えておきましょう。何度もやっていると、いつも約束を破る人という印象を与えてしまい、信頼関係が崩れてしまいかねません。