引き継ぎ資料の作り方とは？資料作成のコツとテンプレート活用法

引継ぎ資料作成のコツ

プラスアルファで知っておきたい内容が書かれた引継ぎ資料作成のポイントを紹介します。どんな人がその引継ぎ資料を読むのかしっかり考え、後任の立場になった配慮が必要です。ミスさせるのは避けたいので、間違わないためのコツを書き記しておきましょう。

無料のテンプレートを活用する

Microsoftが提供する引き継ぎ資料のテンプレート

ウェブ上では、カスタマイズして使える無料のテンプレートが多数存在する。

各サービスの利用規約を確認しながら、自身の引き継ぎ内容に合ったテンプレートをDLして使おう。一から作る場合に比べて作業工数を減らしながらわかりやすい資料を作成できる。

おすすめは、Microsoftが提供する引き継ぎ資料のテンプレート。WordのテンプレートがDLでき、文字や写真を挿入するだけで完成する。また、テンプレートの行や列や自由に増減可能だ。

引き継ぎ書（Office テンプレート）／Microsoft
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13939

後任者の経験値に合わせる

意外と忘れがちなのですが、後任の経験値に合わせて引継ぎ資料を作成するのは非常に重要です。経験値に合わせて、内容のレベルや説明の範囲を決めましょう。

例えば、後任が新人であれば用語の解説やミスを防ぐための注意書きを添えてあげると親切です。その他にも、ヘルプの出し方や作業漏れをなくすためのチェックリストなどが考えられます。

一方、経験値が高い後任であれば、一般的な用語解説は不要です。独自のルールやテクニック、専用ツールの使い方などは必要とされる可能性が高いので、重点的に記載しましょう。

図などを効果的に利用する

図を効果的に利用して分かりやすい見た目にするという作成ポイントがあります。自分が後任だとして、テキストがびっしり書かれた書類を何枚も渡されたら、圧倒され読む気が失せてしまうかもしれません。

そのため、文章だけでなく図や写真などテキスト以外の要素も資料に入れましょう。長い文章で説明するより、図で示すとすんなり理解できることが多いです。

例えば、業務全体の流れは、業務フローと業務詳細手順を横に並べると分かりやすい見た目になります。また、マニュアルといった関連資料をリンクで紐付けておくと電子引継ぎ資料として有効です。

丁寧すぎるぐらいでちょうどいい

「引継ぎ資料はどこまで丁寧に書いたら良いのか」と疑問に思うかもしれませんが、丁寧すぎるぐらいでちょうどいいという考えのもとで作成するのがベターです。

• 利用するテンプレートがどこに保存されているのか
• ファイル名を付けるときのルールは何か
• 書類はどこに保存するのか

こういったレベルのことも記載が必要です。「引継ぎ資料を作成するのは大変だな」と思われるかもしれませんが、引継ぎ資料が丁寧だとあなたの評価が上がります。

また、後任から感謝されることにもつながるので、業務のことをあまり知らない後任のためだと思って取り組みましょう。

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構成／編集部