Gmailの「エクスポート」機能でメールや連絡先のデータを移行する方法

Gmailを使いこなしている人の中には、Gmailだけではなく、ほかのメールサービスやメールアプリなどを活用したいと考えている人もいるだろう。そんな時、エクスポートやインポートを利用して、スマートにデータ移行できるのをご存じだろうか。

そもそもエクスポートとは何？ Gmailでもできるの？

スマホやPCなどのメールアプリで取り扱う内部データを、アプリの機能で外部に取り出す方法が「エクスポート」だ。Gmailでも、メールや添付ファイルのデータをエクスポートできる。目的に応じて利用したい。

Gmailでもできる！ エクスポートのやり方

さっそくエクスポートのやり方を紹介しよう。Gmailのメールや添付ファイルのエクスポートは、Googleアカウントの設定から行う。

スマホのGmailアプリの場合、右上のアカウントアイコンをタップして、表示されたダイアログの「グーグルアカウントにアクセス」をタップする（画像①左）。Googleアカウントのページで、「データとカスタマイズ」をタップする（画像①右）。

【画像①】

次に、「データのダウンロード、削除、プランの作成」セクションの「データをダウンロード」をタップする（画像②左）。この「自分のデータをダウンロード」では、Googleのさまざまなサービスのデータをエクスポートできる。

「メール」の項目にチェックを入れて、画面一番下の「次のステップ」をタップする（画像②右）。さらに、そのあと表示された画面で「アーカイブを作成」をタップすればよい。

【画像②】

画像②右の画面が表示された段階では、すべてのサービスにチェックが入っている状態なので、「選択をすべて解除」をタップしてから必要なものにチェックを入れるといい。なお、PCでも同様の手順でエクスポートできる。「自分のデータをダウンロード」にアクセスして、進めてみてほしい。

【参考】自分のデータをダウンロード

Gmailはテキスト形式でエクスポートできない

閲覧性重視で保存する用途なら、メールはテキスト形式で保存したいところだが、Gmailのメールはmbox形式でエクスポートされる。残念ながら、テキスト形式には対応していない。

GmailのエクスポートはCSVやEMLもサポートしていない

ExcelでおなじみのCSV形式や、多くのメールアプリが採用するEML形式でのエクスポートも、対応していない。

【参考】アドレスの追加・作成からアドレス帳の使い方まで！今さら聞けないGmailを使いこなす基本テク

メールだけじゃない！ Gmailの連絡先もエクスポートできる

上で説明した「自分のデータをダウンロード」。Googleのサービス全般のエクスポートにも対応していて、Gmailで利用できる「連絡先」のデータもエクスポートできる。

Gmailの連絡先はCSV形式でエクスポート

連絡先のエクスポートはCSV形式がおすすめだ。汎用的な形式なので、他のアプリでも読み込ませやすい。

CSV形式でエクスポートしてGmailの連絡先をOutlookで使える

CSV形式は、Outlookがサポートしている。つまり、Gmailで使っている連絡先のデータを、Outlookに移植して利用できる。

エクスポートしたGmailの連絡先はExcelでも利用可能

Outlook以外でも、CSV形式ならおなじみのExcelでも使える。

Gmailの連絡先はvCard形式でもエクスポートできる

vCardとは、住所や電話番号などの情報をインターネットで、やりとりするためのデータ形式だ。メールアプリやスケジュール管理アプリなど、対応しているものは多い。Gmailの連絡先は、このvCard形式でもエクスポートできる。

Gmailの連絡先をiPhoneで利用するならvCard形式でエクスポート

iPhoneの連絡先アプリは、vCard形式をサポート。Gmailの連絡先は、iPhoneでも使える。

【参考】機種変更の時に便利！Googleの連絡先で宛先登録、インポート、エクスポートをする方法

Gmailはインポートもできる？

ここまではGmailのメールや添付ファイルを、エクスポートする方法などを説明してきた次は別のアプリのデータをGmailで利用する「インポート」について紹介しよう。

Gmailではメールアカウントを使ってインポートする

Gmailの「メッセージと連絡先のインポート」機能を使うと、他のプロバイダで、受信済みだったメールや連絡先をインポートできる。

使い方をPCのGmailで説明しよう。Gmail画面の右上、歯車アイコンをクリックして「設定」→「アカウントとインポート」→「メッセージと連絡先のインポート」をクリック、「他のメールアカウントにログインする」画面でインポートしたいメールアドレスや必要情報を入力していくとログイン認証される。

あとは以下のインポートのオプション設定をする。

・連絡先をインポート
・メールをインポート
・今後30日間の新着メールをインポートする

必要なオプションをチェックして、「インポート開始」をクリックすればインポート完了だ。

Gmailはmbox形式でエクスポートできるがインポートはできない

メールアプリにおけるインポートは、ファイルを入力するのが一般的だ。しかし、Gmailではそのような機能は用意されていない。上で説明したように、mbox形式でエクスポートする機能はあるが、インポートはできない。

GmailではCSV形式もインポートできない

Gmailはファイルからインポートする機能が提供されていないため、残念ながらCSV形式のインポートもできない。

OutlookのPST形式もGmailにインポートできない

やはりファイルからインポートできないため、PST形式もインポート不可だ。ただし、先に説明したとおり「メッセージと連絡先のインポート」機能を使えばインポートできる。

Gmailのエクスポート・インポートにまつわるトラブルシューティング

Gmailのエクスポートやインポートについて説明してきた。ここからはトラブルが起きた時の対処方法を紹介しよう。

Gmailをエクスポートしたら文字化け？

Gmailをエクスポートしたmbox形式のファイルは、テキストエディタで開けるが、中身は文字化けしているように見える。これは、特定の方式でエンコードされているためで、正確には文字化けではない。

mbox形式のファイルをインポートできるメールアプリでインポートして、中身を確認しよう。

エクスポートしたGmailの連絡先が文字化け…

Gmailの連絡先をエクスポートすると、文字コードはUnicode（UTF-8）で出力される。これを例えばExcelで直接開くと、文字化けしてしまう。ExcelはShift-JISでテキストファイルを開くからだ。Excelで扱う時は、文字コードを指定してインポートしよう。

Gmailからエクスポートした連絡先をインポートできない原因

Gmailで使える連絡先は、Outlookなどで利用できるCSV形式と、iPhoneなどで利用できるvCard形式でエクスポートできる。それぞれの対応形式を間違えてエクスポートすると、当然インポートできない。

Gmailの連絡先はiPhoneの連絡先にインポートできない？

iPhoneにインポートするなら、Gmailの連絡先からvCard形式でエクスポートする必要がある。同様に、Outlookにインポートするなら、CSV形式でのエクポートが必要だ。

CSV形式の連絡先をうまくGmailにインポートできない

他のメールからエクスポートしたCSV形式のデータを、Gmailの連絡先にインポートする場合上手くいかないことがある。これはエクスポートしたデータのフィールドの順序が、Gmailと異なっているせいだ。手動で編集して対処すれば、うまくインポートできる。

Gmailは、スマホやタブレット、PCでも利用できるので、メールソフトから乗り換える人も多い。いざ、乗り換える時は、今回ご紹介したエクスポートやインポートも活用して、データ移行に役立ててほしい。

※データは2019年11月下旬時点での編集部調べ。
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文／ねこリセット