人気のタグ
おすすめのサイト
企業ニュース

定型文作成で業務効率がアップ!Gmailでテンプレートを作るテクニック

2019.12.04

以前送った内容と同じような内容の文章をGmailで送る時、定型文が使えたらな。と思ったことはありませんか? 実はGmailでは、比較的簡単にテンプレート文の作成ができるのです。そこで今回はGmailのテンプレート文作成方法を紹介していきます。

【参照】定型文作成、引用符の使い方、署名のつけ方、Gmailの返信作業を効率化するための7つのテクニック

Gmailでテンプレートを有効にする設定方法

Gmailでテンプレートを利用するには、まず設定から定型文を有効にする必要があります。

1:Gmailを開きます。
2:画面右上にある歯車のマークを選択します。
3:「設定」をクリックします。
4:「詳細設定」をクリックします。
5:「テンプレート」の「有効にする」にチェックを入れます。
6:「変更を保存」をクリックします。

以上でテンプレートを有効にする設定は終了です。次に作成方法を見ていきましょう。

Gmailでテンプレートメールを作成する方法

テンプレートを有効にしたところで、次は実際に定型文を作成していきましょう。

Gmailのテンプレートメール作成方法【PC編】

1:新規メールを作成します。
2:本文にテンプレート(元)となる文章を入力します。
3:メッセージ画面下部に表示されている「…(縦)」をクリックします。
4:「テンプレート」を選択します。
5:「下書きをテンプレートとして保存」を選択します。
6:「新しいテンプレートとして保存」をクリックします。
7:最後にテンプレートの名前を入力して終了です。

【iPhone】スマホアプリ版Gmailでもテンプレートは作成できる?【Android】

残念ながら今のところ、スマホアプリ版Gmailから、テンプレートの作成はできません。今後のアップデートで実装されることを期待しましょう。スマホからGmailで、同じ内容の文章を送る際は、メモアプリなどに定型文を保存しておき、コピー&ペーストで入力すれば、時短になるかもしれませんね。

Gmailのテンプレートメールを呼び出すには?

次は作成したテンプレートを呼び出してみましょう。

1:メールを作成します。
2:作成画面右下にある「…(縦)」をクリックします。
3:「テンプレート」をクリックします。
4:挿入したいテンプレートの名前を選択します。

以上がテンプレートの挿入方法です。

作成したGmailのテンプレートメールを編集する方法

作成した定型文の内容が間違っていたり、内容が変わった場合、文章を変更しなくてはなりません。そこでこの項目では、すでにGmailで作成済みのテンプレートを編集する方法を紹介してきます。

Gmailのテンプレートメールを編集する方法【PC編】

1:編集したいテンプレートを挿入します。
※「Gmailのテンプレートメールを呼び出すには?」を参照。
2:内容を編集(変更)します。
3:メッセージ作成画面の右下にある「…(縦)」をクリックします。
4:「テンプレート」をクリックします。
5:「下書きをテンプレートとして保存」をクリックします。
6:変更した内容で上書きしたいテンプレートタイトルをクリックします。

以上が既存テンプレートを編集する方法です。

【iPhone】スマホ用Gmailアプリでテンプレートメールは編集できる?【Android】

先述したように、スマホアプリ版のGmailではテンプレートは使用できません。つまりテンプレートの編集もできないため、PCから操作をしましょう。

これはできる? できない? Gmailのテンプレートメール!

上記では、Gmailのテンプレートの基本である「作成・挿入・編集」方法を紹介しました。ここからはさらにGmailのテンプレートをよく知るために、Gmailのテンプレートでできること・できないことを紹介していきます。

Gmailのテンプレートメールで件名の設定はできる?

実はGmailのテンプレートには、本文以外にも件名を一緒に保存できるのです。件名に日付などの変動的な要素がない場合は、同じくテンプレートとして保存しておいても良いでしょう。

Gmailのテンプレートメールで宛先の設定はできる?

基本的にGmailのテンプレートとして保存できる項目は、「件名」と「本文」のみです。「宛先」はテンプレートとして設定できません。

Gmailのテンプレートメールは共有できる?

Gmailのテンプレートは基本的に共有できません。もしテンプレート文章を共有したい場合は、内容をコピーして、メールなどで共有するなどの方法があります。。

Gmailのテンプレートを保存していくと「下書き」が増える……消去してもいいの?

Gmailでテンプレートを作成していくと、下書きフォルダに下書きメールが増えていきます。こちらの下書きメールを破棄しても、作成済みのテンプレートデータは削除されないため、安心してください。

※データは2019年11月下旬時点での編集部調べ。
※情報は万全を期していますが、その内容の完全性・正確性を保証するものではありません。
※サービスのご利用はあくまで自己責任にてお願いします。

文/高沢タケル

新型コロナウイルス対策、在宅ライフを改善するヒントはこちら

@DIMEのSNSアカウントをフォローしよう!

DIME最新号

最新号
2020年9月16日(水) 発売

DIME最新号の特別付録は「マルチレンチ&ツール14」!特集は「オンラインビジネス入門」「Z世代の新・経済学」「軽自動車」

人気のタグ

おすすめのサイト

ページトップへ

ABJマークは、この電子書店・電子書籍配信サービスが、著作権者からコンテンツ使用許諾を得た正規版配信サービスであることを示す登録商標(登録番号 10401024号)です。詳しくは[ABJマーク]または[電子出版制作・流通協議会]で検索してください。