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Gmailのテンプレートを設定、作成、編集する方法

2024.05.25

以前送った内容と同じような内容の文章を送る時、定型文が使えたらな……と思ったことはありませんか?

Gmailでは、比較的簡単にテンプレート文の作成ができるのです。

そこで今回はGmailのテンプレート文の作成方法をご紹介します。

テンプレート機能を有効にする設定方法

Gmailでテンプレートを利用するには、まず設定から定型文(テンプレート)を有効にする必要があります。

1:Gmailを開きます。
2:画面右上にある歯車のマークを選択します。
3:「すべての設定を表示」をクリックします。

4:「詳細」をクリックします。

5:「テンプレート」の「有効にする」にチェックを入れます。
6:「変更を保存」をクリックします。

以上でテンプレートを有効にする設定は終了です。次に作成方法を見ていきましょう。

テンプレートを作成、保存する方法

テンプレートを有効にしたところで、次は実際に定型文を作成していきましょう。

PCで作成する方法

1:新規メールを作成します。
2:本文にテンプレート(元)となる文章を入力します。
3:メッセージ画面下部に表示されている「…(縦)」をクリックします。
4:「テンプレート」を選択します。

5:「下書きをテンプレートとして保存」を選択します。
6:「新しいテンプレートとして保存」をクリックします。

7:最後にテンプレートの名前を入力して終了です。

iPhoneやAndroidスマホアプリのGmailでもテンプレートは作れる?

残念ながら今のところ、スマホアプリ版Gmailから、テンプレートの作成はできません。今後のアップデートで実装されることを期待しましょう。

Gmailをスマホから送信する時にはコピペを活用する

スマホからGmailで、同じ内容の文章を送る際は、メモアプリなどに定型文を保存しておき、コピー&ペーストで入力すれば、時短になるかもしれませんね。

テンプレートを挿入する方法

次は作成したテンプレートを挿入してみましょう。

1:メールを作成します。
2:作成画面右下にある「…(縦)」をクリックします。
3:「テンプレート」をクリックします。

4:挿入したいテンプレートの名前を選択します。

以上がテンプレートの挿入方法です。

テンプレートを編集する方法

作成した定型文の内容が間違っていたり、内容が変わった場合、文章を変更しなくてはなりません。そこでこの項目では、すでにGmailで作成済みのテンプレートを編集する方法を紹介してきます。

PCで編集する方法

1:編集したいテンプレートを挿入します。
※「テンプレートを挿入するには?」を参照。
2:内容を編集(変更)します。
3:メッセージ作成画面の右下にある「…(縦)」をクリックします。
4:「テンプレート」をクリックします。
5:「下書きをテンプレートとして保存」をクリックします。

6:変更した内容で上書きしたいテンプレートタイトルをクリックします。

以上が既存テンプレートを編集する方法です。

iPhoneやAndroidスマホアプリのGmailでも編集できる?

先述したように、スマホアプリ版のGmailではテンプレートは使用できません。つまりテンプレートの編集もできないため、PCから操作をしましょう。

これはできる? できない? Gmailのテンプレート

ここまでは、Gmailのテンプレートの基本である「作成・挿入・編集」方法を紹介しました。

さらにGmailのテンプレートをよく知るために、Gmailのテンプレートでできること・できないことをご紹介します。

件名の設定はできる?

実はGmailのテンプレートには、本文以外にも件名を一緒に保存できます。件名に日付などの変動的な要素がない場合は、同じくテンプレートとして保存しておいてもよいでしょう。

宛先の設定はできる?

基本的にGmailのテンプレートとして保存できる項目は、「件名」と「本文」のみです。「宛先」はテンプレートとして設定できません。

共有できる?

Gmailのテンプレートは基本的に共有できません。もしテンプレート文章を共有したい場合は、内容をコピーして、メールなどで共有するなどの方法があります。

保存していくと「下書き」が増える……削除してもいいの?

Gmailでテンプレートを作成していくと、下書きフォルダに下書きメールが増えていきます。テンプレートを作成のために作った下書きメールは破棄しても、作成済みのテンプレートデータは削除されないため、安心して削除してください。

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※データは2024年4月上旬時点での編集部調べ。
※情報は万全を期していますが、その内容の完全性・正確性を保証するものではありません。
※サービスのご利用はあくまで自己責任にてお願いします。

文/高沢タケル

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