メールの処理にムダな時間をかけてない？もっと時短できるOutlookメールの超効率的な使い方

働き方改革により、残業削減の必要に迫られ、作業効率化による時短はどの人にも急務といえる。そのような中、多くの人が使っていると思われるメールソフトには、隠れたムダ行動が潜んでいるという。

そこで今回は、Microsoft Outlookをはじめとしたメールソフトに共通する、よくある「ムダ」行動と「メール処理時短術」を、ショートカット・Outlook研究家の森新さんに聞いた。

よくあるメールソフト操作のムダ行動4選

まずはメールソフトでよくあるムダな操作や行動を4つみていこう。

●マウスで操作する

「メールソフトは、基本的に読む、書く、整理するの3つの業務で成り立っています。いずれも、キーボードでのタイピングなどのたびに、マウスに手を置く操作は、非常に効率が下がります」

●画面を切り替える回数が多い

「メールソフトを使っている最中、意識せずに多くの画面を切り替えることで、時間のロスになります」

●整理しすぎ

「メールソフトで必要以上にメールのフォルダー分けをしている方がいますが、そのフォルダー分け作業と、その後の操作時間と判断時間は、大きなロスになっています」

●メールソフト以外のアプリケーションの時短ばかりに取り組む

「作業のムダを省くというと、ExcelやPowerPointなどの時短術ばかりに注力しがちですが、実はOutlookを使用している総時間数ほど、組織全体でみればExcelやPowerPointよりも上回るのです。ほとんどの場合、自己流の操作で、ムダな時間をメールソフトに費やしていることが認識されていません」