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メールの処理にムダな時間をかけてない?もっと時短できるOutlookメールの超効率的な使い方

2019.09.26

Outlookで確認!メールソフト時短術

これらのムダを回避するために、Outlookをベースに、メールソフトの時短術を森さんに伝授してもらった。(いずれもWindowsにインストールされているOutlookを操作するときのワザ)

1.マウス操作のムダを省く術

●10個のOutlookショートカットキーを覚えればグンとスピードアップ!

「Outlookでは、たった10個のショートカットキーを覚えるだけで、かなりスピードが変わってきます」

・Ctrl+R=返信
・Tab or Shift+Tab =次or前のマスへ移動
・Esc=閉じる/止める/クリア
・Ctrl+F=転送
・Ctrl+< or >=次or前のメールへ
・Ctrl+N=新しいアイテムの起動
・Ctrl+Enter=メールの送信
・Ctrl+E=メールの検索
・Ctrl+Shift+< or >=文字のフォントサイズを小さく or 大きく
・Ctrl+1 or 2=メール画面⇔予定表画面 への切り替え

2.画面切り替えのムダを省く術

「画面切り替えのムダには2パターンあり、一つは、メールにファイルを添付する際などに発生するOutlookからエクスプローラーへの切り替えなどの『別の画面への切り替え』、もう一つはスクロールによる『画面の上下の切り替え』です。いずれも塵も積もれば山となり、意外に時間を取られています」

●コピペで添付ファイルのついた新規メールを自動立ち上げ

「例えばメールにファイルを添付したいときに、まずそのファイルを『Ctrl+C』でコピーした後、Outlookでは、受信トレイの任意の場所で『Ctrl+V』すると、コピー&ペーストしたファイルが自動で添付された状態で新規メールが立ち上がります。メール作成の始めに添付してしまうので、添付漏れも防げます」

●閲覧ウィンドウはオフ。メールを読むときはショートカットで別ウィンドウ開閉

「メール本文のプレビュー部分(閲覧ウィンドウ)を右側に表示している方がかなり多いのが実態です。しかし、予定表機能を使っている企業においては、予定表画面との往復も非常に多くなりがちなため、右側のスペースは予定表に使用をしたほうが生産性が高くなる場合が多いです。

そこにさらに閲覧ウィンドウを表示するとプレビュー画面が狭くなり、メール閲覧時に必要以上にスクロールを要するケースが多くなります。一方で、別ウィンドウでメールを読んでいるという人は、メールの件名をダブルクリックして別ウィンドウを立ち上げ、読み終わったらまたクリックして閉じるという操作も時間のロスになっています。

そこで、おすすめしているのが、プレビュー画面の閲覧ウィンドウをオフにして、ショートカットで別ウィンドウを開閉する方法です。

Outlookでは、[表示]タブを開き、[レイアウト]グループの[閲覧ウィンドウ]をクリックして[オフ]を選ぶと、閲覧ウィンドウが非表示になります。その後、読みたいメールを、キーボードの上下の矢印キーで読みたいメールを選択し、[Enter]を押せば別ウィンドウでメールが開き、読み終わったら[Esc]を押せば閉じられます。これによりマウスを操作することなく、素早くメールが閲覧できます」

3.整理しすぎのムダを省く術

「まず、フォルダー分けは効率的とは言い切れないことを知っておくべきです。例えば、自動フォルダー分けをしている場合、中身を見るのにその都度フォルダーを開かなくてはならず、かえって手間が増えます。またフォルダーに入れたメールのうち、後日参照するのはごく一部に過ぎないのに、その一部のメール分類に時間をかけるのは大幅なロスです。そして分類できないメールが一定数存在し、未整理のメールの処理に悩むことになります。このように、メールのフォルダー分けによる整理は万能ではなく、かえって未整理のメールを残す原因になります」

●アーカイブフォルダーに「読んで終わり」のメールを格納する

「ではどうやってメールを分類すればいいのかというと、私はこの方法を提案しています。それは、『アーカイブ』フォルダーを一つ作り、読んで終わり、返信や作業の必要のないメールをどんどんそこへ入れていきます。このとき、Outlookの[クイック操作]という機能で『アーカイブフォルダーにメールを格納する』動作にショートカットキーを割り当てておけば、そのショートカットキーを押すだけで、アーカイブフォルダーにどんどん格納していけます」

●受信トレイに残ったメールのみ処理する

「アーカイブフォルダーに読んで終わりのメールを格納していけば、受信トレイに残ったメールは、何らかの処理が必要なメールのみになります。これにより、受信トレイがTo Doリストにもなり、あとは対応していくだけです。

このときに重要なのが、『判断』に時間をかけないことと、メールは一切削除しないことです。『読んだか・読んでないか』『処理が必要か・不要か』だけの判断で、ショートカットをうまく活用して振り分けでいくだけ。これで最速のメール処理が可能になります」

今回はOutlookの時短術を中心に解説されたが、他のメールソフトでも応用できることもある。ぜひメールソフトのムダに気付き、時短・効率化に役立てよう。

【取材協力】

森新さん
アウトルック最速仕事術著者・ストアカ講師。飲料メーカーに勤務。人事・新規事業を主に担当。人事において働き方改革を担当する中、アウトルックスキルの獲得による生産性の大幅向上の余地を発見。研究を重ねノウハウを蓄積し、スキルシェアサービス「ストアカ」にてノウハウを発信したところ、個人だけでなく法人からもオファーを受ける講師に。

ストリートアカデミー講座ページ
https://www.street-academy.com/steachers/160411

ストリートアカデミー
教えたい人と学びたい人をリアルにつなぐスキルシェアサービス「ストアカ」を運営。法人向け講師派遣サービス「オフィスク」やコースで選べる「講師派遣プラン」も開始した。
https://www.street-academy.com/corporations/office/
https://koushihaken.street-academy.com/

取材・文/石原亜香利

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