「見える化」と「測る化」ができてこそ業務は改善できる！

〝振り返り〟と〝内省〟が成長につながる

作成した資料や実施した会議の成果は、相手に見てもらったり、終わってみたりしなければわかりません。いわば、振り返ってみてこそ、それらが成功だったのか失敗だったのかを判断できます。多くの人は会議が終わってホッとしてしまい、文字がぎっしりと詰まったPowerPointの資料を凝って作ることを目的にしてしまいがちです。いくら長時間の会議に参加しても、見栄えのする資料を作成しても、それが目的につながっていなければ時間の無駄です。定期的に立ち止まって過去の仕事を振り返り、成果を確認しながら反省点を見つけ出しましょう。そしてその反省によって得た学びを次の行動に生かせば、無駄なことをやめるはずです。

クライアント14社はこの〝振り返り〟と〝内省〟の行動を習慣化したことで、結果的に5%の無駄な作業時間をダイエットできました。

振り返る習慣を身につけると、自分が行動を変えて取り組んだ仕事に対して「あ、意外と良かった」と明確に意識できるようになります。このように、意識が変わった自分に気づくことで、振り返りと行動を変える習慣がより一層根付いていくでしょう。

振り返る時間のない人に向く〝見える化〟〝測る化〟のツール

こうした振り返りの時間について話を聞くと「そもそも忙しくて時間を作れない」と思ったり、手帳やグループウェアの予定表をわざわざ見て確認するのは面倒で効率が悪いと捉えたりするかもしれません。そう考える人におすすめしたいのが、管理用のクラウドサービスです。例えば、マイクロソフトのクラウドサービスOffice 365を使っているのであれば「MyAnalytics」というツールによって、作業時間や会議時間を簡単に〝測る化〟できます。スマホアプリの「Timely」も同様です。企業で管理するのであれば、パナソニックの「仕事コンパス」がおすすめ。作業の記録を〝測る化〟して部門平均との比較をしたり、申告した就業時間とパソコンの実働時間の乖離を〝見える化〟したりできます。

また、パナソニックのノートPC『レッツノート』は、フロントカメラで撮影した顔画像によって身体の元気度も〝見える化〟されます。「そこまで〝見える化〟されたら怖い」と思われるかもしれません。しかし、行動を変えずに時代に乗り遅れることや、身体を壊して働けなくなることの方が、よっぽど怖いはずです。

仕事の進め方を〝見える化〟するパナソニック「仕事コンパス」

働く時間を〝見える化〟し、数値を含めて〝測る化〟すると、改善点が見えてきます。行動を変えて、振り返りによって意識は変わると、無駄な作業が減り、時間ごとの生産性が高くなるはずです。まずは週に1回15分の振り返りから、はじめてみませんか。

文／越川 慎司
(株)クロスリバー代表。(株)キャスター執行役員。週休３日でクライアント企業16万人の働き方をスイッチ中。新著「謝罪の極意～585件の謝罪訪問で勝ち取った63億円の仕事術」は好評発売中。