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原稿作成時間が3割減!仕事のスピードを加速させる音声入力のススメ

2019.05.28

クラウドサービスを利用した共同作業も重宝

手軽で便利な音声入力ですが、音声の全てを正確にデータ化することはできず、誤字・脱字や変換ミスなどのチェックは欠かせません。そのような作業は、参照データのリサーチを含めて、自分ひとりではなく複数のメンバーに協力してもらいました。

今回、圧倒的なスピード感で原稿を仕上げられたのは、クラウドをフル活用した共同作業のおかげです。世界各地のメンバーやアシスタントが持っている各々の得意分野を、時間と場所の壁を越えて組わせられるのが〝クラウドの真骨頂〟です。

今回の原稿はひとつのファイルに集約し、OneDrive for Businessの企業向けクラウドストレージに置き、そこへ各自がアクセスして作業を進めました。必要に応じてTeamsなどを使ったWeb会議を行なえば、意思疎通の問題もありません。

作業のうち、CASTER BIZのオンライン・アシスタントに手伝ってもらったのが、リサーチや図版作成です。海外の学説や参考文献を調べて翻訳してもらったり、本文中の図版をPowerPointで作成したりしてくれました。オンライン・アシスタントの皆さんは、私専属ではなく、複数名の強力なスタッフがチームを組み、私の仕事を支えてくれています。原稿作成中も週休3日を維持できたのは、ひとえにオンライン・アシスタントの皆さんのおかげです(ちなみにオンライン・アシスタントのメンバーとは一度も面会していません)。

また、弊社クロスリバーの海外メンバーは、誤字、脱字、変換ミスのチェックなどの校正を担当。例えば、私が日本時間の夕方に音声入力した文章は、早朝のニューヨークにいるメンバーにもすぐさま共有されます。日本時間では深夜に当たるニューヨークのビジネスアワーで校正作業を進めてもらい、その反映結果はリアルタイムで共有され、私が翌朝に目覚めると原稿が完成している……といった具合です。このような時差を有効活用した海外メンバーとの高効率な共同作業は、今回の出版には欠かせませんでした。

ちなみに今回の連載は、ハワイ滞在中の私とバンコク在住のメンバーの2名で共同作成しました。

また、今回の出版で大変お世話になった小学館のDIME編集室とは、OneDriveとDropboxを利用し、原稿や表紙デザインのチェックなどを効率的に進めてきました。

今回の著書は自身3冊目の書籍ですが、前作よりも原稿の作成時間は30%ほど減っています。それは、音声入力とクラウド分業のおかげです。これまでどおりPCで執筆をしようとも考えましたが、何かしらスピードアップできる方法はないかと思い、インターネット検索やプロへのヒアリングを通じて、この新たな方法を使ってみました。

予想以上の効率化を実現できたので、おそらく当面はこの方法で執筆を続けていくと思います。特に音声入力は、手持ちのスマホやPCで気軽に挑戦できる〝再現性のある方法〟なので、試してみてはいかがでしょうか。

AIやクラウドが働き方を変えることはありません。しかし、働き方を変える時にこういったITツールは欠かせない存在です。今回紹介したもの以外にも、作業効率を上げるテクノロジーはたくさんありますので、今一度自分の仕事を振り返ってみて「これはもっと効率化できるのではないか」という作業があれば、そのツールを探してみてください。インターネット上でも便利な使い方が見つかります。
待ち時間を減らしてストレスなくメンバーたちと共同作業ができるITツールを使いこなせば「ラクをして疲れない働き方改革」を実現できるのです。

文/越川 慎司
(株)クロスリバー代表。(株)キャスター執行役員。週休3日で新しい働き方を実践中。585件の謝罪訪問をまとめた新著『謝罪の極意』(小学館)が6月12日に刊行予定。


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