Googleドライブの共有方法と公開設定の違い、説明できる？

Googleアカウント、すなわちGmailアドレスがあれば使える、Googleの便利なサービス「Googleドライブ」。データを自由にアップして取り出せる、無料のクラウドストレージとして大人気のサービスだが、その重要な機能の1つが「共有」だ。

これは、自分がアップロードしたデータを第三者と共有できるようにするもので、閲覧のみ、編集も可能などの公開範囲も選べる。たとえば、仕事の資料を共有したいシーンなどで活躍するだろう。

【参考】Googleドライブの便利な使い方｜スマホの空き容量を増やせるって本当？

Googleドライブの共有方法と公開設定の違い

Googleドライブ内にアップしたデータを共有するには、まずファイルまたはフォルダを右クリックして「共有」もしくは「共有可能なリンクを取得」という項目を選択。そこから共有する対象や、共有する範囲を設定していく。

共有の範囲には、以下の3種類がある。

・オン＜ウェブ上で一般公開＞

ログイン不要で誰でもアクセスできる。インターネット上で検索も可能。

・オン＜リンクを知ってる全員＞

リンクを知っている人は、ログイン不要でアクセスできる。

この2種類は、共有リンクを取得してメールやSNSなどで教えるだけでOKだ。

不特定多数に見られたくない場合は、オフ設定にして、共有相手を招待すればいい。

・オフ＜特定のユーザー＞

グーグルアカウントを持つ、指定のユーザーのみと共有。

共有設定下部の「招待」のフォームに、共有したい相手のメールアドレスを入力すれば、そのファイルにアクセス可能なユーザーに追加される。ファイルを共有する「招待メール」の送信は、Gmail以外のメールアドレスでもOKだが、共有リンク自体はグーグルアカウントがなければアクセスできない。

なお、特定のユーザーのみがアクセスできる状態で、特定ユーザー以外がURLにアクセスすると下記のようなメッセージが表示される。

とりあえずURLを先に教えておき、権限のリクエストを見た人からあとで送ってもらい、許可するという方法も可能だ。