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2015.06.16

メールのレスポンスが異様に速い人にみられる残念な傾向

 メールのレスポンスがいつも極端に速い人がいる。こちらが送ってから、わずか数分後に返信が届くのだ。そして「えっ!?」とそのスピードに驚かされる時がある。というのも、返信(判断)に時間がかかるであろう内容のメールを送ったからだ。しかし、その返信メールを読んでいると、相手がこちらの意図を汲み取っていないことが多々ある。もちろん、こちらの文面に非があるのかもしれないが。今回も私が日々の仕事や取材などを通じて感じたことを踏まえて、メールのレスポンスが異様に速い人の特徴について紹介したい。

1.短い文章で即返信

 メールのレスポンスが極端に速い人は、わずか3行ぐらいで返信をしてくる場合が多い。たしかに、これならスピードが速いのは当然だ。もちろん、内容によっては3行ぐらいがちょうどいい場合もある。そういう時は、特に問題ではない。

 だが、3行ぐらいの文面で理解できないこともある。しかも、文面を見ると書き手である自分の名前も、受け取る側の私の名前も書いていないことがあった。もちろん、署名もない。また、誤字や脱字が目立つ人もいる。こういったものは論外だが、問題なのはこちらがメールに書いて送った質問に対して明確に答えが書かれていないこと。つまり、質問の意図や意味を正確に把握していないのではないかと、こちらが不安になってしまうのだ。

 その後、メールで数回、やりとりをしても、常に3行程度の短い返信メールがすぐに届く。レスポンスだけが異様に速いのだ。これを繰り返しているだけでストレスが溜まってくるわけだが、こういう状況ではなかなか仕事が前に進まない。むしろ、どんどんと遅れていく。

2.ポイントをつかんでいない

 しびれを切らして、メールのレスポンスが極端に速い人と電話で話すと、やりとりのテンポが意外なほど遅いケースが多い。こちらが質問をすると、要領を得ない回答をする場合が多いのだ。例えば、「これは、こういう方法がいいのではないでしょうか?」と提案しても、「いや、(会社の)決まりですから……」などと、のらりくらりと答える。それ以上の回答はない。

「決まり」であろうとなかろうと、そのまま進めることに無理があるからこそ、こちらはメールではなく、電話をかけている問いかけているのに、それさえ汲み取っていない。可能な限り、双方が向かい合って話し合いをしてコンセンサスを得るべきところ、メールで、しかも「わずか3行」で終えようとすること自体に、大きな無理があるのだ。

メールのレスポンスが異様に速い人にみられる残念な傾向

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