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2018.01.21

仕事の生産性を上げるために従業員ができる効率アップと時間創出の工夫

「働き方改革」において、企業は労働生産性を上げることが必要不可欠だ。そのためには、少ない時間に大きな成果を上げる必要がある。そこで、従業員が業務効率と自らのスキルを高めることが欠かせない。会社へ貢献するためだけでなく、人材としての価値を高めるためにも取り組んでみたいものである。そこで中小企業診断士に実体験を踏まえて、従業員の業務効率化とスキルアップのための時間創出のワザを教えてもらった。

■働き方改革で求められる「労働生産性」向上

「労働生産性」とは、簡単にいえば、その仕事で生み出された成果が、どれくらいの労働の量(人数・時間)によって生み出されたかということだ。一般に付加価値額である「生産量」を、従業員数や時間あたりの労働量である「労働投入量」で割った数式で表される。

成果が少ない人員・時間で産み出せれば、分母が大きくなるため、労働生産性は格段に高くなる。しかし、成果が高くとも、多くの人員が長時間かけて生み出したのであれば、労働生産は低い結果となる。

残業時間削減が叫ばれる中、企業にとって、従業員が少ない時間内にどれだけ生産量を上げられるかが重要になる。

■企業の労働生産性を上げるために従業員ができること

一般に、企業が労働生産性を上げるには、仕事の業務効率を上げ、従業員のスキルを高めることが必要だと考えられている。そこで、経営支援を行う中小企業診断士の杉野洋一氏に、自らの実体験も交え、従業員の業務効率アップとスキルアップに充てる時間創出のコツを教えてもらった。

●従業員が業務効率化のためにできること

まず杉野氏は、業務効率化の基本的な考え方について次の3つのポイントを挙げる。

1.無駄を省く

「業務効率化といえば『無駄を省く』ことです。当たり前と思うかもしれませんが、無駄とは何かを考えることがポイントです。無駄とは『人間の価値判断が絡まない業務』と考えれば、省けるのは『単純作業』になります。

例えば、見積もり、注文書発行、請求。それぞれ意味が大きく異なるものですが、商品、単価、数量などの内容は変わりません。なぜなら、見積もった内容で注文をもらい、その通り納品して、納品した分を請求するからです。つまり宛名と注文内容、見積書・注文書・請求書の各送付タイミングさえ人間が入力すれば、後は機械やコンピュータでもできます。当社では、見積書、注文書、請求書は全て1枚のシートで管理して無駄を省いています」

2.業務の「準備時間」を短縮

「製造業には『段取り替え』という言葉があります。これは製造ラインで製造する製品を切り替える際に発生する作業のことをいいます。みなさんの業務も、複数の作業から成り立ち、作業を切り替える必要があるのではないでしょうか。

ある程度、考えることが必要な業務の場合には、内容を一か所にまとめておくことが極めて有効です。私の場合にはだいたいExcelファイル一つとPowerPointのファイル一つにまとめています。メール、議事録や資料なども、極力PowerPointに入れてしまうことにしています。こうすることにより、複数のファイルを開いて作業する手間を省くことができます。同時に、そのファイルを見れば話の流れが理解できるので、一度中断し、別の仕事に移ってまた戻ってくる際に、比較的円滑に移行することができます」

3.やめるのがベスト「 ECRS(やめる、一緒にする、並べ替える、簡素化する)」

「業務プロセスの根幹を改善するための考え方の一つとしてよく引用されるものにECRS(Eliminate Combine Rearrange Simplify)があります。すなわち、業務効率を改善する際には、『やめる→一緒にする→並べ替える→簡素化する』の順に、効率の改善度合いが高いという経験則です。

私は独立した際、新しいメールアドレスを作成し、古いメールアドレスにくるメールの内容を見るのを思い切ってやめました。今ではタイトルだけ確認し、重要なものだけは新しく作った仕事用のアドレスに転送し、他のメールはそのまま放置しています。よく考えてみると、古いメールアドレスは会員制サイトの登録や通販の登録、メールマガジンなどが多く、読まなくても問題はないようでした。これは Eliminate(やめる)の一例です」

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