「整理しないで片づける」Google社員に学ぶデジタル整理術

〈2〉ラベルはシンプルに色分け＆相手のメアドで自動振り分け

従来のようなフォルダー分けではなく、メールにはラベルを貼って分類するのが「Gmail」流。1つのメールに複数のラベルを貼れる。さらにメールの自動振り分け機能を使って、特定の相手からのメールに、自動でラベルを貼ることもできる。

●ラベルを色分けする

個々のラベルに、わかりやすい色をつけられる。宮脇さんは得意先のコーポレートカラーで色分けしているとか。

●自動振り分け設定をする

特定のメアドから発信されたメールに対し、自動でラベルを貼るよう設定すれば、仕分けの手間を省ける。

得意先ごとに、異なる色のラベルが自動で割り振られるように設定。受信トレイでパッと色を見ただけで、どんな相手からのメールかを把握しやすくなる。

〈3〉スターをToDoリスト代わりに活用する

「Gmail」にはこのほか、履歴からメールの重要度を自動判断して、「重要マーク」をつける機能や、手動で「スター」と呼ばれる印がつけられる機能も。宮脇さんはこれを処理前のメールにつけ、終わったら外すことで、ToDoリスト代わりにしている。

「スター」では複数の色やマークを使い分けることもできる。「設定」→「全般」の「スター」で使用する色やマークを設定できる。