個人で始める働き方改革！メールの処理速度を上げるショートカット仕事術

■優先順位で仕分けする

朝出社して、もしくは通勤中にやるのは「仕分け作業」です。重要なメールを放置して、優先度の低いメールに時間を取られるのは効率が悪いからです。まず、未読メールをチェックして、優先度の高いものにフラグを付けます。緊急案件以外はまだここで返信しません。別途時間をかけて処理するものはタスク（To Do）リストへ移動しておきます。まずは未読メールの全体像とその日の作業を把握してください。

チェックするメールの量を減らすために、優先度の低いメールを自動的に除けておきましょう。迷惑メールフィルター（もしくは迷惑メール対策サービス）は必ず使用してください。ダイレクトメールや嫌がらせのメールを自動的に専用のフォルダ等に自動的に振り分けるものです。社員が迷惑メールの削除を手作業で30分以上かけている日本企業がまだまだ多いです。

また、「フォルダ振り分け」を活用してください。キーワードや送信元などでフィルターをかけて特定のフォルダに移動しておき、後でまとめてチェックします。このような一連のルーチンワークはメールソフトやAIを使ってなるべく自動化しましょう。例えば、企業向けOffice 365というクラウドサービスでは、AIがメールの傾向や過去の動作を分析して、重要そうなメールを「優先受信トレイ」に仕分けしてくれます（図2）。

それに該当しないメールは「その他」に振り分けられます。またOutlookなどのメールソフトでは、自分がTo（宛先）に入っているのか、Cc（参考・情報共有）に入っているのかによって「色分け」してくれるので、Toを優先してチェックして、Ccを後で見る、といった効率的な処理が容易にできます。

次回は、メール送信のコツ、メールに依存しない働き方について記載しようと思います。

〈図2：「優先受信トレイ」に表示されるメールは、メールの内容と、ユーザーが頻繁にやり取りする相手に基づいて判断されます。〉

文／越川 慎司

株式会社クロスリバー社長。元マイクロソフト役員でofficeビジネスの責任者。2017年に起業し、企業の働き方改革や海外進出を支援。週休３日で新しい働き方を実践中。
『新しい働き方～幸せと成果を両立するモダンワークスタイルのすすめ～』著