机とタスクを同時に整理する3段トレイ仕事術

■やるべき仕事は？

一番上のトレイの情報を処理するなかで、時間をかけて読む必要があるものや、対応しなければならないものを2番目のトレイに入れていく。いわゆる「TO DO」的な要素を2番目に入れていく。そして、時間ができたら、この2番目のトレイの処理を行っていく。

■ストレージ処理は？

そうして処理したなかで、本棚に入れるとか、ファイリングするとか、スキャニングしてデジタルデータにするなど、ストレージ（保管）処理をする必要があるものを3段目に入れて置き、時間があったらストレージ処理をする。

ここでは、3つのトレイに「入力」、「TODO」、「ストレージ」の役割を与えて処理する例を紹介したわけだが、これはあくまで基本的なものとして、自分の仕事に合わせてこの組み合わせ、役割をアレンジするといいだろう。

上段の書類を中下段に分類し、処理していく。

■デジタル的な情報と統合処理も

現在では、電子メールなどで処理しなければならないタスクがやってくることも多いだろう。そんなときは、そのメールをプリントしてTODOのトレイに入れておき、処理していけばいい。また、メールで同じようにフォルダやタグ機能を使って、処理、TODOやアーカイブなどのマークを付けることで、3段トレイと同じような方法でタスクを処理することができる。問題は自分の処理のなかでどう分類して処理していくか？だ。

使い方次第で3段トレイはシンプルでわかりやすく書類や資料を整理できる武器となる。

文／一条真人

※記事内の情報は取材時のものです。