机とタスクを同時に整理する3段トレイ仕事術

文房具売り場などでよく見かける3段トレイ。日本ではあまり活用されていないようにも思えるが、アメリカでは非常にポピュラーな商品で、映画『マトリックス』でアンダーソン君の会社の机の上にも3段ではないが3つのトレイが置かれている。日本のAmazonを見ると、IKEA製やアイリスオーヤマ製、コクヨ製のものなど多数販売されている。ビジネス向けであるが、インテリアとしても使えるものも多い。

この3段トレイ、適当に机の上に広げておくような手紙やドキュメントをトレイに置いておくだけで、空きスペースを作れるし、タスクの管理ができる優れものなのだ。自分なりに一定のアルゴリズムで考えさえすれば、書類や仕事を効率化できる。ここではIKEAのドキュメントレタートレイを例にして紹介したい。

IKEAの3段トレイ「ドキュメントレタートレイ」。

必要に応じて引き出すこともできる。

■新しいタスクはどうする？

定番的な使い方を説明すると、まず、手紙だの書類だのあなたのところに入ってくる情報は一番上のトレイにとりあえず入れておく。そして、処理する時間が見つかったら、それを処理していく。手紙は読むとか、メールやFAXで返事するとか、不要なものは捨てる（シュレッダーにかける）とかだ。

つまり、一番上のトレイは入力ワークエリアとして使うわけだ。INBOXともいえる。

とりあえず上段トレイに処理すべきドキュメントを。