Excelのデータベース関数とは？業務を効率化する代表的な関数の使い方

データベース関数を使う上での注意点

データベース関数を活用する際にはいくつかの注意点がある。事前に押さえておくことが重要だ。

■条件範囲は必ず項目名を含める

条件範囲には、対象とする列の見出し（項目名）を必ず1行目に入れる必要がある。見出しがないと、関数は正しく動作しない。

■複数条件やワイルドカードに対応

AND条件は同じ行に、OR条件は複数行に記載することで対応できる。また、「田*」と記載することで「田中」「田村」などもまとめて集計可能である。

■表は1レコード1行が原則

データベース関数は、エクセルの表が「1件のデータ＝1行」という形式になっていることを前提としている。複数行や結合セルがあると正しく集計できない可能性がある。

まとめ

データベース関数は、条件に応じた集計や分析を手軽に行うためのエクセルの強力な機能である。特に、DSUM・DCOUNT・DAVERAGEなどを使いこなすことで、業務に必要な情報を瞬時に集計できるようになる。

エクセルをより強力なツールとして活用するためにも、データベース関数の習得は非常に価値がある。

本記事の内容を以下で簡単におさらいしておこう。

• 概要
  • エクセルの表形式データに条件を指定して集計・分析できる関数群
  • 見出しを含む表を対象に、条件に合致するレコードのみ計算可能
  • 売上管理・在庫管理など、条件別集計に便利
• 通常関数との違い
  • SUMやCOUNTは範囲を単純集計
  • データベース関数は条件で絞り込んでから集計できる
  • 例：「営業担当が田中、商品Aの売上合計」など複数条件も可能
• 基本構文
  • =関数名(データベース, フィールド, 条件)
  • データベース：全レコード＋見出し
  • フィールド：列名または列番号
  • 条件：見出し＋条件値（ANDは同一行、ORは複数行）
• 代表関数と使用例
  • DSUM：条件合計。=DSUM(A1:E10,”売上”,条件範囲)
  • DCOUNT：条件一致かつ数値セル数
  • DCOUNTA：条件一致かつ空白以外セル数
  • DAVERAGE：条件一致平均値
• 活用例（売上表）
  • 条件範囲例：G1「営業担当」G2「田中」、H1「商品名」H2「A」
  • DSUM → 田中×Aの売上合計
  • DCOUNT → 田中×Aの売上件数
  • DAVERAGE → 田中×Aの平均売上
• 注意点
  • 条件範囲は必ず項目名を含める
  • 複数条件・ワイルドカード対応可
  • 表は1レコード1行が原則

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構成／編集部