やっぱり手書きで書くべき？退職届の書き方ガイド【例文付き】

「会社を辞める」と決意したとき、避けて通れないのが退職届の提出だ。退職届は雇用契約を正式に終了させる重要なビジネス文書であり、社会常識が問われる細かなルールが存在する。正しい書き方を知らなければ、トラブルにつながる可能性もあるため注意が必要だ。

本記事では、退職届の書き方に悩む人に向けて、基本から応用までを例文付きで網羅的に解説する。円満退職への一歩を踏み出す一助としてほしい。

退職届の基本構成と必須項目

まずは退職届の基本を理解しておこう。退職届は、以下の5つの要素で構成される正式なビジネス文書だ。各項目を正確に記載することで、法的に有効な退職届となる。

宛名：会社の正式名称と代表者名

表題：「退職届」

本文：退職理由と退職日

日付：提出日

署名・捺印：所属部署と氏名

■宛名の書き方

宛名は用紙の右上に記載する。会社名は株式会社などの法人格も省略せず正式名称を使用し、代表取締役社長のフルネームに「殿」を付ける。

正しい例： 株式会社○○商事 代表取締役社長 山田太郎 殿

誤った例： ○○商事 御中 （法人格の省略、敬称の誤り） 山田社長 様 （役職名と敬称の併用は誤り）

■本文の書き方

本文は「私儀」または「私事」で始める。これは謙譲の意を示す慣用句で、縦書きの場合は二列目の最下部に記載するのが正式な記載方法だ。横書きの場合は、二行目の最右部に書く。退職理由と退職日を記載し、文末は「退職いたします」とする。退職願の場合は「お願い申し上げます」と書くのが一般的だ。

基本的な文例：

私儀

この度、一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。

会社都合の場合は、「一身上の都合」を「会社都合」に変えて書く。

■日付の書き方

本文の後に書く日付は「提出日」を記載しよう。年号は元号（令和）でも西暦でも問題ないが、文章内では統一しなければならない。縦書きの場合は漢数字、横書きの場合は算用数字を使用する。

縦書きの場合：令和六年三月十五日

横書きの場合：令和6年3月15日

■署名・捺印の方法

署名は所属部署とフルネームを記載し、名前の横に認印を押す。シャチハタ印は避け、朱肉を使用する印鑑を使うようにしよう。

記載例： 営業部第一課 山田 花子 印

手書きでの退職届の書き方

手書きで退職届を作成する場合、使用する便箋や筆記具、文字の配置など、細かな点に注意が必要だ。それぞれの内容を見ていこう。

■便箋の選び方とサイズ

退職届に使用する便箋は、白無地のものを選ぶ。サイズはB5またはA4が一般的で、罫線なしの上質紙が望ましい。

【推奨される便箋】

・B5サイズ（182×257mm）

・A4サイズ（210×297mm）

・無地または薄い罫線

・白色の上質紙

100均でも購入可能だが、ビジネスシーンに適した便箋を選ぶことが重要だ。

■筆記具の選び方（ペン・ボールペン）

筆記具は黒インクの万年筆または油性ボールペンを使用する。太さは0.7～1mm程度が望ましい。こだわりのある方は、筆ペンで書いても良い。ただし、太すぎるものは避けよう。

【適切な筆記具】

・万年筆（黒インク）

・油性ボールペン（0.7～1mm）

・ジェルボールペン（0.7～1mm）

【避けるべき筆記具】

・鉛筆

・シャープペンシル

・消せるボールペン

・カラーペン

■手書きの場合（縦書き）

縦書きの退職届は、B5またはA4用紙を縦に使用し、右から左へと文字を記入する。用紙の右側中央に「退職届」と大きく縦書きし、二行目の最下部に「私儀」を入れ、「この度、一身上の都合により、令和六年三月三十一日をもって退職いたします」と縦書きで記載。次に提出日を「令和六年三月十五日」と漢数字で書き、所属部署「営業部第一課」と氏名「山田花子」を縦書きし、印鑑を押す。用紙の左側上部に「株式会社◯◯◯◯」「代表取締役△△△△ 殿」と記載しよう。

■手書きの場合（横書き）

横書きの場合、用紙の上部中央に「退職届」と記載し、その下の行（右寄せ）に日付（提出日）を入れる。続けて左上（左寄せ）に「株式会社○○○○ 代表取締役社長 △△△△ 殿」と会社名・代表者名を書く。そうしたら、右寄せで部署と氏名（署名）を書き、印鑑を押す。右下に「私儀」を配置し、「この度、一身上の都合により、令和6年3月31日をもって退職いたします」と記載。最後に「以上」を入れても良い。

パソコンでの退職届の書き方

パソコンで退職届を作成する場合も、記載する項目や位置は同じ。フォントの選択や文書のレイアウトに注意しよう。

■用紙・フォント・サイズの設定

使用する用紙は白無地のA4またはB5サイズとし、フォントは明朝体が基本だ。サイズは本文を10.5〜11pt、表題を14〜16ptに設定する。

【推奨フォント】

・MS明朝

・游明朝

・ヒラギノ明朝（Mac）

【推奨フォントサイズ】

・表題「退職届」：14〜16pt

・宛名：11〜12pt

・本文：10.5〜11pt

・署名：10.5〜11pt

■テンプレートの活用と見本

パソコンで作成する場合の標準的な見本は以下の通りだ。Word、Excel、PDFなどさまざまな形式の無料テンプレートが公開されているため、イメージに近いものをダウンロードして使用するのもおすすめだ。

見本1：一般的な退職届

退職届

株式会社○○商事 代表取締役社長 田中一郎 殿

私儀

この度、一身上の都合により、令和6年3月31日をもって退職いたします。

令和6年2月15日

営業部第二課 鈴木太郎 印

見本2：退職届テンプレート（横書き）

用紙横向きで作成する場合も、基本的な要素は同じだ。会社名、代表者名、本文、日付、署名の順に記載する。

■パソコン作成時の注意点

パソコンで作成する場合でも、以下の点は必ず手書きで行うようにしよう。

署名：名前は必ず自筆で記載

捺印：朱肉を使用した印鑑で押印

修正：印刷後の修正は行わない

印刷はコピー用紙でも問題ないが、白無地の上質紙を使用し、レーザープリンタで出力することが望ましい。

退職理由別の書き方

退職理由によって本文の記載方法が異なるケースもある。ここでは、主な退職理由別の例文を見ていこう。

■自己都合退職の場合

一般的な転職や個人的な事情による退職の場合は、「一身上の都合」を使用する。

例文： 私儀 この度、一身上の都合により、令和6年3月31日をもって退職いたします。

■会社都合退職の場合

会社都合退職は、リストラや部門閉鎖など会社側の事情による退職を指す。失業保険の受給条件が有利になるため、具体的に記載することが重要だ。

事業縮小による場合：私儀 この度、会社都合（事業部門縮小）により、令和6年4月30日をもって退職いたします。

部門閉鎖による場合：私儀 この度、会社都合（○○事業部閉鎖）により、令和6年3月31日をもって退職いたします。

退職勧奨を受けた場合：私儀 この度、会社からの退職勧奨により、令和6年5月31日をもって退職いたします。

■パワハラ・病気が理由の場合

パワハラや病気など、証拠として残す必要がある場合は、ある程度具体的に記載する。

パワハラの例文： 私儀 この度、職場環境を理由として、令和6年3月31日をもって退職いたします。

病気の例文： 私儀 この度、健康上の理由により、令和6年3月31日をもって退職いたします。