間違いやすい「周知」と「衆知」の違いとは？

社内での周知を効果的に行うポイント

社内での周知を効果的に行うためには、「伝える情報を整理する」「情報を伝えやすいツールを利用する」ことが欠かせません。それぞれのポイントについて解説します。

■伝える情報を整理する

社内周知を効果的に行うためには、事前に従業員に伝える情報を整理することが重要です。必要な情報をしっかりと伝えるために、社内のどの情報を共有し、どの情報は不要なのかといった情報の取捨選択を適切に行いましょう。

伝える情報の範囲をあらかじめ決めておくことは、情報漏えいのリスクの軽減にもつながるでしょう。

■情報を伝えやすいツールを利用する

情報を伝えやすいツールを利用することも、社内周知を効果的に行うためにおすすめの方法です。社内で同じツールを活用することで、情報の一元管理ができ、効率的に情報共有ができるようになります。

また、パソコンからだけでなく、スマートフォンから確認できるアプリなどを使うと、外出先でも効率的に社内周知を行うことが可能です。

周知を徹底し業務を円滑に進めよう

周知とは、世間に広く知れ渡っていることのほか、広く知らせるという意味の言葉です。古典にも登場するほど、古くから使われている言葉の1つです。たとえば、「周知する」「周知の事実」「周知のとおり」などと使います。

周知と同様に、情報を知らせる、伝えるという意味で用いられる類似表現としては、「通知」「告知」「伝達」などが挙げられるでしょう。

社内での周知を徹底することで、業務効率向上につながる、スムーズな意思決定が実現するといったメリットが得られます。伝える情報を整理する、情報を伝えやすいツールを利用するといったポイントを押さえて効果的に社内周知を行い、業務を円滑に進めましょう。

構成／橘 真咲