DIME MAGAZINE
800社以上の働き方改革を支援するクロスリバー代表取締役の越川慎司さん。クライアント企業で成果を上げている優秀な社員の行動分析をもとに、仕事のタイパを高める秘訣を1冊にまとめた「最速で結果を出す超タイパ仕事術」が話題となっている。コミュニケーションやキャリアアップまで幅広いテーマを取り上げる同書の中から会議を見直すポイントについて紹介する。無駄な会議を撲滅し、新しいことに挑戦する時間をぜひ創出してほしい。
企業にはびこる「会議のための会議」が仕事の時間を奪っている！
・会議の前に情報を共有する会議
・会議に提出する資料を検討する会議
・会議の内容を現場レベルに報告する会議
・会議で決まったことを実行に移すための会議
多くの企業が会議に時間を奪われている
218社を対象に会議の実態について調査をしたところ、68％の企業・団体で実施されていた社内会議の52％は「会議のための会議」だった。「会議のための会議」とは、次の会議の準備として議論をしたり、会議の結果を議論したりするための話し合いのこと。
「会議のための会議」は連鎖的に生じる傾向がある。例えば、プロジェクトの進行状況を共有するための会議が行なわれること自体は一般的だろう。しかし、会議の結果を別の会議で詳細に共有し、さらにその結果を別の会議で報告しようとすると「会議のための会議」がどんどん増えていく。
このような連鎖的な会議は、会議そのものが目的となりがち。本来達成すべきタスクの実行や目標の達成からかけ離れていき、各会議の出席者や議題の範囲が広がることで、組織全体の時間がどんどん奪われてしまう。
「会議のための会議」に時間を費やしてしまうことは、結果として会社が本来取り組むべき戦略的な課題やビジネスの目標達成に必要な業務から、我々の注意を逸らすことになりかねない。そのことが原因で、我々の業務は生産的なものから離れていき、仕事の意義と生産性が薄れてしまうのだ。
そのような「会議のための会議」の問題点をふまえ、会議そのものの意義や意思決定のプロセスを考え直すようにしよう。
会議を開催する目的、実施したことで得られる具体的な効果、そしてビジネスの目標達成に必要なことについて、参加メンバーは理解しなければならない。
今後も会議は重要なツールであり続けるが、実施する内容や目的を常に点検し、適切に開催されなければならないだろう。効率的な会議運営の心がけで、無駄な時間を削減し、組織全体の生産性を向上させるようにしよう。
越川さんが働き方改革を支援するクライアント企業の中には、会議の在り方を根本的に見直すことによって、残業時間の大幅な削減や、継続的な売り上げのアップにつなげている優秀な社員もいる。彼らの着眼点や取り組みは、会議を変革するヒントになるはず。ぜひ参考にしてもらいたい。
事例1：アジェンダの事前送付と参加人数の縮小がカギ
大手製造業に勤務する40代のマネージャーは、部下たちの残業が多いことに頭を抱えていた。人事部からは残業削減の指示を何度も受けていたものの、顧客が希望する納期に間に合わせるためにはチーム全体で勤務時間外にも作業をせざるを得ない状況。チームにおける仕事の内容を点検し、そのうえで何かをやめなければ、長時間労働は避けられなかったという。
そこで彼が目をつけたのが「会議」。彼は、チーム内で行なっている日々の業務の中で「会議」という時間が適切に使われておらず、無駄に時間が取られていると感じる瞬間がたびたびあったそうだ。
例えば、とあるメンバーは会議中にほかの仕事を思い出し、会議の資料を確認しながら、別の作業を進めている姿も見られたとか。マネージャー当人も会議に集中できず、ほかの仕事のことを思い出してしまうこともあったそうだ。
そこで彼は「会議の効率化」として、すべての会議を振り返り、必要なものだけを残す作業を行なった。残った会議については「アジェンダの明確化」「会議の24時間前までにはアジェンダを送付」「必要最低限の参加者の選定」「会議時間の短縮」などの改革も進めたという。
その結果、会議の時間を全体の25％以上削減することができたそうだ。そればかりではなく、会議の質も向上。議論が深まることで良質なアイデアが得られ、チーム目標の達成に影響を及ぼしたという。
彼の取り組みは他部署にも広がり、全社的な会議の効率化につながった。「会議」は、効率よく運用すれば重要な意思決定をスムーズに行なうツールになるのだ。不動産業 40代リーダー
事例2：会議で話し合うのはチーム全体の課題だけに
中堅規模の不動産企業で営業リーダーを務める40代の女性リーダーは、育休明けで復帰した後、日中は顧客の対応に追われ、夜や休日はマネージャーとして管理業務を行なっていた。その結果、家から一歩も出られないほどの体調不良に見舞われたという。そんな彼女が着手したのは、共有するためのミーティングの改善だった。
ミーティングでは、活動や成果の報告を行なわず、問題解決の話し合いに専念するために使うようにしたという。さらには、会議の議題を「全体の課題」に絞り込むことを決断。チーム全体で解決すべき課題に焦点を当てることができた結果、より効率的に議論が進むようになったそうだ。
この女性リーダーは「タイムマネジメント」にも注力。ミーティングは必ず定められた時間内に終了させ、そのために議題の数や議論の進行速度を厳密に管理したという。ミーティングの時間延長がなくなり、ほかの業務に影響を与えなくなったそうだ。
これらの改革の結果、女性リーダー自身の仕事量が減り、体調を崩すことはなくなったほか、チームの売り上げは前年比30％以上が3年以上も続いているという。
ほかのチームより多くの実践を重ね、多くの学びを得たことで、営業手法も進化させていったそうだ。現在ではオンライン商談での成約率が40％を超えて社内でトップに。既存顧客の解約率は社内で2番目に低いとのこと。
これらの経験から、時と場合によっては「共有」が「無駄」となり、それを削減することで仕事の効率性を高められると感じたそうだ。
800社17万3000人のAI行動分析でわかった『最速で結果を出す超タイパ仕事術』
優秀な社員の行動分析から導き出した業務の無駄について、データをもとに解説。仕事の無駄を省くための考え方から、タイパを高めるための実践方法まで紹介している。個人だけでなく組織の業務効率を上げる秘訣も含めて必見だ。
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