DIME MAGAZINE
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エクセルでは、データ数が膨大な表を扱うことも多い。大きな表で画面を移動させると画面内に表示しきれず見出しが隠れてしまって、どの項目の数値なのかわからなくなって困ったことがある人も多いだろう。
そうした場合には、「ウィンドウ枠の固定」を使って、見出し項目などを常時表示させておくと仕事がしやすい。
うまく利用すれば、データの入力や分析が効率化し、時間の節約にもつながる。さらに、視認性が向上して正確な作業が可能になる便利な機能だ。
この記事では、エクセルで作業する際に便利な、行や列を固定する方法について解説する。
ウィンドウ枠の固定とは
「ウィンドウ枠の固定」とは、画面を大きく動かしても特定の行・列を常に表示した状態にすることだ。これにより、大量のデータを扱う際にも重要な情報を見失わず作業が可能になる。
ビジネス以外の場でも広く使われていて、効率的なデータ管理をするための基本的な機能なので、これを機にしっかり覚えておこう。
機能の利点
縦横が長い表などでは、画面を大きく動かすと見出し項目が画面の外に出てしまい、画面上のデータがどの項目なのかがわからなくなる。
見出しの項目を固定して常時画面に出るようにしておくと、どの項目なのかが一目でわかり扱いやすくなる。また、データ入力や分析時に大切な数値を見失うことがなくなり、ミスを減らせる。
この機能を使うことで全体の作業効率が向上し、正確で迅速なデータ作業ができるようになる。
行の固定方法
行を固定するには2つの場合がある。先頭の1行を固定する場合と、複数の行を固定する場合だ。それぞれ解説しよう。
■先頭行の固定
見出しにしている先頭の行の位置を固定したい場合は多いだろう。先頭にある行の位置を固定する操作は簡単だ。
①「表示」のタブを開く
②「ウィンドウ枠の固定」を選択
③「先頭行の固定」をクリック
行が固定されると先頭行の下部のグリッド線が少し濃くなる。
画面を大きく移動しても、見出しとなっている先頭の行の位置が動かず固定されていることを確認しておこう。
■複数行の固定
複数の行を固定したい場合も、同様の設定で固定できる。見出しが複数行の場合にはこの方法を使おう。
①固定したい行の1つ下の行を行番号をクリックして選択する
②「表示」のタブを開く
③「ウィンドウ枠の固定」を選択し、「ウィンドウ枠の固定」をクリック
列の固定方法
ウィンドウ枠の固定は、行だけでなく列の位置の固定も可能だ。列の固定をするケースとしては、先頭の1列だけを固定する場合と、複数の列を一緒に固定する場合の2つがある。それぞれ解説しよう。
■先頭列の固定
見出しになっている先頭の1列の位置を固定する場合のやり方を紹介する。先頭の列の固定の仕方も先頭にある行の固定と同様だ。
①「表示」のタブを開く
②「ウィンドウ枠の固定」を選ぶ
③「先頭列の固定」をクリック
列が固定されると先頭の列の右のグリッド線が少し濃くなる。
見出しになっている先頭の列が、画面を下に大きく動かしても位置が固定されていることを確認しておこう。
■複数列の固定
①固定したい列の1つ右の列のアルファベットをクリックして選択する
②「表示」のタブを開く
③「ウィンドウ枠の固定」を選び、「ウィンドウ枠の固定」をクリック
行と列を同時に固定する方法
行と列の両方を同時に位置を固定したい場合もあるだろう。その場合は、下記の方法を使って設定できる。
①固定したい列と行が交わったセルの1つ右下にあるセルを選択
②「表示」のタブを開く
③「ウィンドウ枠の固定」を選び、「ウィンドウ枠の固定」をクリック
固定を解除する方法
ウィンドウ枠の固定の設定を解除するには、下記の順に選択すると簡単に解除できる。
■固定解除の手順
①「表示」のタブを開く
②「ウィンドウ枠の固定」を選ぶ
③「ウィンドウ枠固定の解除」をクリック
エクセルの行や列を固定した時の注意点
「ウィンドウ枠の固定」の機能を用いて行や列を固定した場合には、いくつか注意すべき点がある。
■新しく「固定」を設定する前には「固定の解除」をする
新たに行や列を固定する前には、既存の固定を解除しなければならない。すでに固定が設定されている場合には、新たな固定を設定することはできない。
■固定が解除できない場合の対処法
固定の解除ができないケースの多くは、ブックの保護がかかっている。下記の手順でブックの保護を解除する。
①「校閲」のタブを開く
②「ブックの保護」を選ぶ
③「ウィンドウ」のチェックボックスを確認し、チェックが入っている場合は外す
知っておくと便利な他の機能
ウィンドウ枠の固定に関連するエクセルの便利な機能も紹介する。併せて覚えておこう。
■画面分割機能
画面分割とは、シートを分割して異なる部分を同時に表示する機能である。これにより、異なるデータを比較しながら作業ができるため、効率的に情報を確認できる。
画面分割の使用方法
画面分割を使用するには、以下の手順で設定する。
①「表示」のタブを開く
②「分割」をクリック
赤い点線の位置で分割されているので、それぞれの画面でスクロールして確認する。
分割の位置はドラッグして移動できる。
画面分割の解除方法
画面分割の解除方法も簡単である。以下の手順で解除できる。
①「表示」のタブを開く
②「分割」を再度クリック
■シート間リンク機能
シート間リンクとは、異なるシート間でデータを参照するためのリンクを作成する機能である。一つのシートのデータを別のシートで使用できるため、複数のシートを連携させて一貫性のあるデータ管理が可能となる。
データの重複入力を避け、情報の整合性を保ちながら効率的に作業を進められる。
▼シート間リンクの作成方法
①リンクを作成したいセルを選択
②「=」を入力してリンク元のシートに移動
③リンク元のセルを選択し、「Enter」キーを押す
これで、リンク先のシートにリンク元のセルのデータが反映される。リンクが設定されると、リンク元のデータが変更されてもリンク先のデータが自動的に更新されるため、手動での更新作業が不要となる。
▼シート間リンクの活用例
・データの集約
シート間リンクを使用することによって、複数のシートからデータを一つのシートに集約できる。
分散しているデータを一元管理し、総合的な分析や報告書作成が容易になる。特に大規模なプロジェクトや複数の部門からのデータをまとめる際に有効である。
・比較分析
異なるシートのデータをリンクさせることによって、簡単に比較分析ができる。例えば、売上データを各月ごとに別シートに保存している場合、リンク機能を利用して全月のデータを一つのシートにまとめ、年次比較を行うことができる。
・ダッシュボード作成
シート間リンクを使うと、異なるシートのデータをリアルタイムで反映したダッシュボードを作成できる。経営指標やKPIを一目で確認できるダッシュボードを作成すると、迅速な意思決定が可能になる。
まとめ
ウィンドウ枠の固定機能を使った行や列の固定の仕方・解除の仕方を解説した。見出しとなっている行や列を固定して表示することで、データの入力や分析が効率化する。さらに、何の項目のデータかがすぐにわかるようになってミスを減らし正確な作業が可能になる。
大量のデータを扱うような場面では非常に役に立つので、しっかりマスターして使いこなせるようになると良いだろう。
また、画面分割やシート間リンクなどの関連機能も覚えておくと、さらに効率的に大量のデータを活用できるようになる。
構成／編集部
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