Excelで印刷する範囲をA4ジャストサイズに設定する方法【図解】

Excelで印刷範囲をA4用紙ぴったりにする方法が分からない、という方もいるのではないだろうか。作成した表がはみ出てしまったり、用紙の端に寄ってしまったりしている方もいるだろう。

本記事ではExcelで印刷範囲をA4用紙ぴったりにする方法を解説する。また、A4用紙の中に綺麗に収めるコツについてもまとめた。

Excelで印刷範囲をA4用紙ぴったりにするメリット

A4は印刷でもっともよく使われるサイズである。横が21cm、縦が29.7cmであり、企画書や履歴書などの資料はこのサイズで作られることが多い。そのため、Excelで作成した資料もA4で作った方が、他の資料と大きさを合わせることができる。

また、上司や取引先から「ファイルはA4用紙1枚でまとめるように」と指示されることもある。

Excelの印刷範囲をA4用紙ぴったりにする方法

Excelの印刷範囲をA4用紙ぴったりにする方法について解説する。A4用紙ぴったりにする手順は次のとおり。

1. ページサイズをA4にする
2. 印刷プレビューを確認する

1つ1つの手順について詳しく解説していく。

■1.ページサイズをA4にする

まず、ExcelのシートをA4サイズに合わせる必要がある。

「ページレイアウト」タブから「サイズ」⇒「A4」をクリックする。これで、シートをA4サイズにすることが可能だ。

クリックすると、次のようにシートに点線が表示される。A4用紙に収めたいなら

点線の内側に資料を作成する必要がある。

以下の画像では、表が点線の内側にあるため、A4用紙に収まるはずである。

■2.印刷プレビューを確認する

続いて、印刷プレビューを確認する必要がある。印刷プレビューを確認することで、Excelで作成した資料が本当にA4用紙に収まっているか確認できる。

上部の「ファイル」から「プリント」をクリックすると、印刷設定画面を開ける。

画面左に印刷プレビューが表示される。プレビューを見ると、資料が正しくA4用紙に収まっていることが確認できる。

試しに、表に列を追加してA4用紙からはみ出るようにしてみる。

印刷プレビューを確認すると「FAX」列が1ページ目に収まらず、2ページ目になっていることが分かる。

印刷対象をA4用紙中央に配置する方法

https://www.shutterstock.com/ja/image-photo/woman-working-data-graphs-spreadsheet-document-1963284952

上記の方法でExcelの資料をA4用紙ぴったりにすることはできる。だが、作成した表が上に寄ってしまっているのが気になる方はいるだろう。そこで、印刷対象をA4用紙の中央に配置する方法を解説する。

「ページレイアウト」タブから「ページ設定」をクリック。

「余白」タブをクリックし、ページ中央の「水平」「垂直」の2つにチェックを入れる。チェックを入れたら「OK」をクリックする。これで印刷対象が中央に配置される。

印刷プレビューを確認すると、表が真ん中に表示されていることが分かる。

印刷対象を拡大・縮小する方法

次に、印刷対象を拡大・縮小する方法を解説する。

「ページレイアウト」タブから「ページ設定」をクリックする。

「ページ」タブをクリックし、「拡大/縮小」にチェックを入れる。数値は試しに「150」にしてみる。変更したら「OK」をクリック。

印刷プレビューを確認すると、印刷対象が拡大されていることが分かる。以下の画像では、印刷対象が拡大された影響で、表の一部が2ページ目に移っている。

印刷対象の周辺に余白を入れる方法

続いて、印刷対象の周辺に余白を入れる方法を解説する。

「ページレイアウト」タブから「ページ設定」をクリックする。

 

次に「余白」タブを開く。このタブから上下左右に入れる余白を調整できる。

印刷対象をA4用紙に綺麗に収めるコツ

最後に、印刷対象をA4用紙に綺麗に収めるコツを紹介しよう。コツは大きく分けて2つ。

1. 印刷の向きを変える
2. 改ページプレビューで表のいらない箇所を削除する

1つ1つのコツについて詳しく解説する。

■1.印刷の向きを変える

まず、印刷の向きを変える方法を解説する。

「ページレイアウト」タブから「印刷の向き」をクリックする。ここから印刷対象の向きを縦や横に変更できる。

表が横に長い場合、印刷の向きを縦ではなく横にすればA4に収まる可能性がある。

■2.改ページプレビューで表のいらない箇所を削除する

作成した表がA4用紙に収まらない場合、表のいらない箇所を印刷対象から除外することで、無理やりA4に収める方法がある。

たとえば、以下のようにA4用紙に収まらない表があったとする。「FAX」列を印刷対象から除外し、A4用意に表を収めてみる。

「表示」タブから「改ページプレビュー」をクリックする。

すると次の画面が表示される。

カーソルを青い線に合わせることで、クリックして左右に動かすことができる。左右に動かすことで、画像のように、FAX列を印刷対象から除外することが可能だ。

印刷プレビューを見てみると、FAX列が除外され、表がA4に収まっていることが分かる。

まとめ

本記事ではExcelで印刷範囲をA4用紙ぴったりにする方法を解説した。最後に、A4用紙ぴったりにする手順をおさらいしよう。

1. ページサイズをA4にする
   1. 「ページレイアウト」⇒「サイズ」⇒「A4」をクリック
   2. シートに点線が表示されたことを確認
   3. シート上の表や図を点線の内側に収める
2. 印刷プレビューを確認する
   1. 「ファイル」⇒「プリント」をクリック
   2. 画面左に表示される印刷プレビューを確認

作成した表や図がA4用紙に収まらない場合は、印刷の向きを変えたり、表の一部を印刷対象から外したりして、綺麗に収められないか考えてみよう。

構成／編集部