Wordの置換機能を使って業務を効率化する方法

Microsoft Word（以下、Word）で作った文書で同じ修正内容が複数あるとき、ひとつずつ手打ちで作業するのは手間がかかります。

Wordの「置換」は、こんな悩みを解決し、文書の修正時間や手間を省ける機能です。この記事では、Wordの置換機能について、基本的な操作方法や特殊文字の置換方法、Mac版とWindows版の操作方法の違いなどを解説します。

「Word」で文字を簡単に置き換える「置換」

Wordの機能のひとつである「置換」とは、文書中にある特定の文字列を、指定した別の文字列に置き換える機能です。同一の修正を複数個所で行う場合、一箇所ずつ作業していては時間がかかりますが、置換機能を使えば、まとめて対応可能です。

たとえば、文書中にある「ねこ」という文字列を、すべて「いぬ」に置き換えるような使い方ができます。

単語を「改行」へ置き換えできる？

置換機能では、特定の文字列を別の文字列に置き換えるだけでなく、Word内で使えるコマンドのような「特殊文字」を用いることで、改行やスペースなども置換が可能になります。

特定の文字列を改行に置換させるには、「^p」という特殊文字を使います。

実際の操作画面の画像とともに、手順を紹介します。ここでは、Windows版のWordを使い、「ねこ」という単語を「改行」に置き換えています。

表示された「検索と置換」のダイアログボックス内で、「検索する文字列」の欄に置換したい文字列を、「置換後の文字列」の欄には「^p」と入力します。「置換」ボタンをクリックすると、ひとつずつ文字列が置換されていきます。

最後まで置換が終わると、「文書の検索が終了しました。」と表示されます。

特殊文字は、「検索と置換」ダイアログボックス内の左下にある「オプション」を選択し「あいまい検索」のチェックを外したうえで、「特殊文字」の項目から選択も可能です。

Mac版Wordで単語を置換する方法

Mac版のWordは、Windows版と仕様が若干異なります。実際の操作を見ながら確認していきましょう。

単語を置換する4ステップ

ここでは文書内の「ねこ」という文字を「いぬ」に置換します。

1．まずは、文書の右上にある検索ボックスに、置き換えたい文字列を入力し、虫眼鏡アイコンをクリックします。

2．「置換」を選択します。

3．左側に「置換後の文字列」ボックスが表示されるので、置き換え後の文字列を入力し「置換」をクリックすると、置き換えたい文字列がひとつずつ置換されます。

4．文書中の文字列をまとめて置換したい場合は「すべて置換」を押すと、文書内の置換したい文字列がまとめて置き換えられます。

複数の単語を一括で置換できる？

Mac版Wordにおいても、Windows版Wordと同じように、「すべて置換」を選択することで一括置換が可能です。

ただし、置換する文字が短い場合、想定しない箇所に同じ文字が含まれている可能性があります。意図しない置換を防ぐためには、ひとつずつ置換していくと確実です。

単語を置換するためのショートカットキーは？

Mac版Wordで「検索と置換」を呼び出すためのショートカットキーは「Ctrl＋H」です。置換を含まず検索だけを行いたい場合は「Command＋F」で呼び出せます。

Windows PCで置換できる？

それでは改めて、Windows PCでも置換できるか？　チェックしてみましょう

Windows PC版Wordで単語を置換する方法

Windows PC版Wordで置換する方法は以下のとおりです。

1．文書ファイルを開き、上にある「ホーム」タブを選びます。

2．右側にある「置換」を選択します。

3．「検索する文字列」の欄に、置き換えたい文字列を、「置換後の文字列」の欄に、置き換え後に表示したい文字列を入力します。

「置換」ボタンをクリックすると、文書中の置換したい文字列がひとつずつ、置換後の文字列に置き換えられていきます。

4．選択されている文字列を置換しない場合は「次を検索」を押すとスキップされます。

文書中の「ねこ」が「いぬ」に置き換えられました。

「すべて置換」を選択すると、文書中の置き換えたい文字列すべてが、一気に置換後の文字列に変更されます。

Windows PC版Wordで単語を置換するためのショートカットキーは？

Windows版のWordで「検索と置換」を呼び出すショートカットキーは、「Ctrl＋H」です。置換を行わず、文字列の検索だけを行いたいときは「Ctrl＋F」で呼び出せます。

Wordでの一括置換ができない時の対処法

Wordで一括置換ができない原因として考えられるのは、文書中の文字列に、全角・半角や小文字・大文字の違いといった、表記のゆれがあることが考えられます。

そんなときに便利なのが、「あいまい検索」という機能です。

「検索と置換」ダイアログボックス内の「オプション」をクリックすると検索オプションが表示されます。「あいまい検索」にチェックを入れると、全角・半角、大文字・小文字などの表記ゆれを区別せず検索が可能です。

あいまい検索で無視する項目は、「あいまい検索」のチェックボックス下にある「オプション」を選択すると表示され、オン／オフの切り替えができます。

ただし、あいまい検索オンのままで置換操作を続けていると、意図せぬ置換が起こる可能性があります。あくまでも必要なときだけオンにしておくことをおすすめします。

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※データは2024年5月上旬時点での編集部調べ。
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文/ねこリセット