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ビジネスシーンにおいて「5W1H」がもたらすメリットとは?

2024.05.18
5W1Hは英語の疑問詞を表す頭文字ですが、ビジネスでは、情報伝達のためのフレームワークとして認識されています。意思疎通や問題解決が必要な場面において、5W1Hはどのようなメリットをもたらすのでしょうか?活用のポイントを例文付きで紹介します。

「5W1H」とは?何の略?

ビジネスシーンでは、相手に抜け漏れなく情報を伝えることが重要です。情報の整理や伝達に苦手意識を持っている人は、5W1Hを意識しましょう。5W1Hの意味と、活用する目的を解説します。

■情報伝達に役立つフレームワーク

5W1Hは、英語の疑問詞である『When(いつ)』『Where(どこで)』『Who(誰が)』『What(何を)』『Why(なぜ)』『How(どのように)』の頭文字をまとめた言葉です。

上司やクライアントから、「話の内容が具体性に欠ける」「言いたいことがよく分からない」と注意をされた経験はないでしょうか?

5W1Hを意識すると、自分の頭の中が整理でき、相手に情報を過不足なく伝えられるのがメリットです。ビジネスシーンでは、情報伝達に役立つフレームワークとして活用されています。

■「5W1H」を使う目的

5W1Hを使う主な目的は、コミュニケーションや業務の円滑化です。5W1Hのいずれかが抜け落ちていると、情報が正しく伝わらなかったり、担当者間で認識のずれが生じたりする恐れがあるでしょう。

例えば、『Why(なぜ)』が抜ければ、目的や理由がはっきりしないまま物事が進み、結果的に失敗につながります。『When(いつ)』が抜ければ、重要な事項が後回しにされるかもしれません。

メールやチャット、報告書においても、5W1Hによって相手に情報が一度で伝わり、無駄なコミュニケーションを削減できます。トラブル発生時も、5W1Hを適切な順番で追っていくことで、原因が可視化され、スピーディーな解決につながるでしょう。

「5W1H」の各要素の意味

ノートに書き込む手元

(出典) pixta.jp

5W1Hを見聞きしたことがあっても、ビジネスシーンでの活用方法が分からない人も多いのではないでしょうか?使い方のポイントを交えながら、各要素の意味を解説します。

■時間を意味する「When(いつ)」

Whenは、時間を意味する要素です。『いつ』と訳されるケースが多いですが、日にちや時間だけでなく、時期・季節・期限・日程・時間経過なども含みます。特に、ビジネスシーンでは、『いつまでに』という期限が重視されるでしょう。

部下に調査や報告書の作成を依頼する際は、「〇月〇日〇時までに提出してほしい」と伝える必要があります。ビジネスでは、具体的な日時ではなく、「A社から連絡があったら提出して」というように、タイミングを意味するケースも少なくありません。

■場所を意味する「Where(どこで)」

Whereは、場所を意味する要素です。特定の場所だけでなく、範囲・位置・空間・環境も含みます。

ビジネスパートナーと打ち合わせをする際は、日時だけでなく、場所を必ず伝えます。距離・移動手段・所要時間・最寄り駅などを添えると、より相手はスムーズにたどり着けるでしょう。『会社の近くのカフェ』と伝えるよりも、店名を明示した方がすれ違いがありません。

相手に作業内容を伝えるときは、『2023年1月分から7月分まで』と範囲の詳細を示します。保管場所や提出場所については、『部長のデスクの上』や『フォルダAの中』など、より具体的に指示するのが理想的です。

■人物や企業などを意味する「Who(誰が)」

Whoは、行為の主体を意味する要素です。個人名・役職名・部署名・企業名・SNSのアカウント名などを明確にすることで、相手に情報がダイレクトに伝わり、責任の所在が曖昧になる事態を防げます。

実際の業務では、行為の主体が誰であるかによって、作業の期限(When)・実施場所(Where)・手段(How)などが変わってくるでしょう。

マーケティングにおけるWhoとは、ターゲットやペルソナのことです。『自社の商品・サービスを誰が使うのか』を正しく設定できないと、戦略ミスが生じます。

■対象物を意味する「What(何を)」

Whatは、対象となる物や事柄を意味します。『ミーティングをする』『新サービスを開始する』『問題を解決する』など、『〇〇をする』の〇〇に当てはまることがWhatです。

例えば、「〇月〇日〇時に会議室に集まってください」と伝えただけでは、相手にその意図が伝わりません。『A案件について議論する』や『新商品の企画立案をする』など、Whatの要素を付け加えると、参加者はそれなりの準備をして臨むようになります。

部下に指示するときは、『何をどこまでやるか』を明確にすることが大切です。Whatが抜けると、本質からそれたり、段取りがうまくいかなかったりして、業務に支障を来すでしょう。

■原因や背景を意味する「Why(なぜ)」

Whyは、原因・背景・理由・目的などを意味する要素です。Whyがなくても、相手に情報は伝わります。ただし、『手続きにおける添付書類を省略するため』『システムのトラブルが生じたため』など、その行為を行う背景や目的を説明すると、相手の納得感が高まります。

作業手順を説明する際は、『なぜこの作業を行うのか』『どのような目的があるのか』をきちんと伝えることで、作業者はモチベーションを維持できるでしょう。アイデア出しを行う際も、Whyを先に知らせておくと、参加者から良い意見が出やすくなります。

■手段を意味する「How(どのように)」

Howは、手段や方法を意味する要素です。Whyと同様、Howがなくても相手に情報は伝わりますが、具体的な手段を伝えることで、認識のずれがなくなり、業務がより円滑に進みます。

例えば、「A社に連絡をして」と指示した場合、電話をする人もいれば、メールやチャットで連絡をする人もいます。「A社の鈴木さんに、メールで連絡をして」のように、手段やプロセスを具体的に示した方が相手は迷わずに済むでしょう。

また、「売り上げを増やせるように努力します」と言うよりも、「介護施設を重点的に回り、商品の売り上げを2割増やします」「競合をリサーチした上で、商品の構成を見直します」と伝えた方が、相手に納得感を与えられます。

「5W1H」を使うメリット・デメリットは何?

ミーティング

(出典) pixta.jp

5W1Hは、情報を整理するためのフレームワークとして、主にビジネスシーンで活用されています。5W1Hを使うメリットとデメリットを理解し、適切な場面で正しく使いましょう。

■効率的なコミュニケーションにつながる

5W1Hを使う大きなメリットは、効率的なコミュニケーションが可能になることです。5W1Hのいずれかが抜けると、相手からの聞き返しが増えるため、改めて説明をしなければなりません。すぐに連絡が取れない状況下では、返信待ちによって、業務が滞る恐れがあります。

また、業務上でトラブルが生じた際は、5W1Hで状況を報告することで、スピーディーに適切な打ち手を講じられます。Why(なぜ)を深掘りすれば、問題の根源となる原因が浮かび上がってくるでしょう。

ビジネスが好調な場合も、5W1Hで状況を整理することが重要です。商品が売れる時期や顧客層、スタッフの販売手段などが可視化されるため、成功に直結する新たな戦略が打ち立てられます。

■ビジネスシーン以外では不適切になる場合もある

親しい友人や家族との会話では、5W1Hを意識しすぎる必要はありません。5W1Hの全てを盛り込もうとすると、話が冗長になり、テンポよく会話が進まないケースがあります。中には、よそよそしさを感じる人もいるでしょう。

5W1Hが重要視されるのは、主にビジネスシーンです。日常会話においては、必要な情報を一度に伝えないように注意する必要があります。親しい間柄であれば、暗黙の了解が通用するため、状況に応じて不要な要素を省けます。

「5W1H」をビジネスに生かす方法と注意点

プレゼンテーション

(出典) pixta.jp

5W1Hをビジネスで生かすには、どのような点に気を付ければよいのでしょうか?具体的なシーンや例文を交えながら、使い方の注意点を解説します。

■ビジネスで「5W1H」を使うシーン・例文

ビジネスシーンにおいて、5W1Hが重要視されるのは、以下のような場面です。

  • ミーティング
  • プレゼンテーション
  • 上司への報告
  • 部下への指示出し
  • 社員研修
  • ビジネス文書の作成

例えば、部署のメンバーに戦略会議の日程を知らせる場合、5W1Hの各要素は以下のようになります。

  • When:4月17日の14時15分~16時15分
  • Where:本社2階の第1会議室
  • Who:商品開発部のメンバー全員
  • What:商品のブラッシュアップについて
  • Why:夏ごろから売り上げが落ちているため
  • How:それぞれが企画案を発表する

5W1Hを使う際は、『伝えたい要素を書き出す』『要素を適切な順番に並べ替える』という二つのプロセスが必要です。例えば、新入社員に作業手順を説明する際は、Whyを最初に伝えると、相手は『なぜこの業務をするのか』という目的を理解しやすくなるでしょう。

■「5W1H」を使う際の注意点

ビジネスシーンでは、必要な情報を相手に漏れなく伝えることが大切です。ただし、5W1Hの全てを盛り込もうとすると、要点が分かりにくくなってしまいます。5W1Hを意識しつつも、不要と思われる情報は適宜省くのが望ましいでしょう。以下の例文を比べてみましょう。

  • 先方から要望があったため、私がA社の本社まで電車で移動し、明日15時に社員の方々に対して、新サービスのプレゼンテーションを行う予定です
  • 先方から要望があったため、明日15時にA社の支社にて、新サービスのプレゼンテーションを行う予定です

最初の例文の方が情報量は多いものの、相手にとってそれほど重要ではない要素が盛り込まれています。省いても意味が伝わるのであれば、文章はできるだけ簡潔にするのが理想です。

「5W1H」を応用したフレームワーク

パソコンで作業をする人

(出典) pixta.jp

ビジネスでは、5W1Hを応用したフレームワークが使われます。状況や伝えたい内容に応じて、『5W2H』『5W3H』『7W2H』を使い分けましょう。それぞれの要素と使い分けのコツを解説します。

■費用や規模も尋ねる「5W2H」・「5W3H」

費用や規模、数量などを示す場合は、5W2Hや5W3Hを使いましょう。それぞれの要素は以下の通りです。

  • 5W2H:5W1Hに『How much(いくら)』を加えたもの
  • 5W3H:5W2Hに『How many(どのくらい)』を加えたもの

事業計画書の作成や戦略の立案、プレゼンテーションにおいては、「予算はいくらかかるの?」「規模はどのくらい?」「数量は多いの?」と尋ねられる場面もあるでしょう。

How muchは費用・予算・利益、How manyは規模・数量・頻度などを意味します。これらをあらかじめ明確にして伝えれば、相手に聞き返されることなく、スムーズにプロジェクトが進みます。

■比較する際に便利な「7W2H」

7W2Hは、5W1Hに以下の要素を加えたフレームワークです。

  • Which(どちら):比較対象や選択肢がある場合に、決定を示す要素
  • Whom(誰に):ターゲット・立場・関係性などを示す要素
  • How much(いくら):費用・予算・利益などを示す要素

例えば、飲食店のコンセプトを考える際は、どの料理を看板メニューにするのか(Which)や、誰をターゲットにするのか(Whom)、料金はいくらにするのか(How much)を考える必要があります。情報量が増えれば増えるほど、重要事項が埋もれやすくなるため、要素の取捨選択を心掛けましょう。

「5W1H」を上手に活用しよう

5w1h

(出典) pixta.jp

5W1Hは、情報を抜け漏れなく伝えるためのフレームワークです。5W1Hをうまく活用することで、コミュニケーションの効率化が図れます。5W1Hに沿って情報を整理・分析すれば、ビジネス上の課題や問題がどこにあるのかが明らかになるでしょう。

一方で、全ての要素を盛り込もうとすると、言いたいことが伝わりにくくなるため、必要な要素とそうでない要素を区別することが重要です。コミュニケーションの際は、聞き手とって分かりやすい順番を意識しましょう。

構成/編集部

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