DIME MAGAZINE
目次
主に大規模な企業において、意思決定の手法として稟議が運用されています。稟議とはどのような意味なのか、承認されるまでの流れはどのようなものなのかを紹介します。稟議書を書くコツやスピーディーに進める方法は必見です。
稟議とは？どのようなときに行うものか紹介
企業において、どのようなときに稟議が行われるのかを紹介します。意思決定に多くの人が関与する場合に行い、大企業で実施されている場合が多い方法です。
■複数の権限者に承認を求めるプロセス
企業で何らかの意思決定をする必要があるときに、自分1人では決断できない場合があります。決定権を持つ人が決められていたり、複数人の承認を受けなければいけなかったりと、理由はさまざまです。
最終的な意思決定に至るまでに、複数人の承認を受けなければならないケースで採用される方法の一つが、稟議です。稟議書や提案書と呼ばれる書類を作成し、承認する権限を持っている人が順番に回覧して案件の取り扱いをどのようにするかを判断します。稟議は、『回覧』と『承認』という二つのプロセスを包含する概念です。
ただし、意思決定のスピードを重視する企業では、最終決定権を1人に任せて稟議を実施していないケースもあります。
■会議を開かず決定するときに必要
一般的に、複数人の承認を得るときは会議を開いて議論し、採決するのが通常です。しかし、意思決定が必要になるたびに会議を開いていると時間がかかり、スピーディーに進めるのが難しくなります。
稟議は意思決定のスピードを速くするため、会議を開かずに複数人から承認を受けるプロセスです。書類を回覧して承認のサインをもらうだけで済むため、全員が集まって会議を開くよりもスムーズに進みます。
ビジネスにおいてはスピード感が鍵を握ることもあるので、迅速に意思決定するプロセスは業務を行う上で欠かせません。
稟議と混同しやすい言葉
(出典) pixta.jp
ビジネスにおいては、稟議と混同しやすい意味の言葉がいくつか登場します。いずれも日常生活で頻繁に聞くワードではないため、ここで意味を正しく理解しておきましょう。
■最終的な可否を意味する「決裁」
最終的に提案されたことを実行するかどうかを『決裁』と呼びます。通常、企業においては決裁権を持つ人が実行可否を判断します。稟議と決裁の違いをまとめると、以下の通りです。
- 稟議：最終決定に至るまでのプロセス
- 決裁：最終決定そのもの
稟議というプロセスを採用している企業では、最終的な決定を『決裁』と呼びます。一例として、5人が順番に承認するプロセスになっている場合は、5人目の決定が決裁です。
最終的に実行することが承認された場合を『決裁が下りた』や『決裁を得た』、承認されなかった場合を『決裁が下りなかった』『決裁を得られなかった』と表現します。
■権限者からの可否を表す「承認・不承認」
稟議とセットで、『承認』『不承認』というワードが登場するのが一般的です。『承認』は提案の実行を認めること、『不承認』は認めないことを意味します。稟議というプロセスの中に、『承認』『不承認』という行為が含まれるとイメージすると分かりやすいでしょう。
実務では、「先日提出した稟議書が無事承認されたので、プロジェクトを開始できます」「設備購入の稟議が不承認になったため、既存設備を修理します」のように使います。
企業で稟議が必要になる主なシーン
(出典) pixta.jp
日々のビジネスにおいて、どのようなシーンで稟議が必要になるのかを紹介します。具体的なシーンは企業によってさまざまですが、以下で取り上げるのは『契約の締結』と『設備・物品の購入』の2パターンです。いずれも、大きな金額が動く結果になる重要な意思決定といえます。
■他社と新しい契約を締結するとき
取引先を含め、他社と何らかの契約を締結するときに稟議を通すケースがあり、これを契約稟議と呼びます。契約稟議は、以下の点を判断するためのものです。
- 契約内容や金額が適切か
- 契約を締結することが自社の利益につながるのか
- 与信情報に問題がないか
上記のポイントを判断するためには、さまざまな情報を提示する必要があります。稟議で契約締結の承認を求めるときには、契約書のドラフトや相手先企業の与信調査結果、見積書などの必要資料をセットで提出することが必要です。
■何らかの設備や物品を購入するとき
設備や物品を購入する場合に、稟議を必要とする企業もあります。購買稟議と呼ばれるもので、購入する具体的な商品や金額、購入先、必要な理由を添えて承認を求めます。購買稟議が必要な理由の例は、以下の通りです。
- 申請された物品が本当に必要か判断する
- 購入金額や購入先が適正か判断する
購入金額が一定の水準以上になる場合のみ稟議を必要とする企業もあれば、少額の物品購入でも稟議が必要になる企業もあるなど、運用方法はさまざまです。自社でどのようなルールが運用されているか確認し、適切に手続きを進めることが求められます。
通りやすい稟議書を作る方法
(出典) pixta.jp
稟議によって何らかの承認を求める場合に提出する書類を、稟議書と呼びます。企業によっては提案書などの別の名称で呼ばれることもありますが、本質は同じものです。稟議書の書き方が承認されるかどうかを左右するケースもあるため、以下で通りやすい稟議書の書き方を紹介します。
■冒頭に結論を明記する
稟議書を書くときは、冒頭に結論を明記しましょう。『株式会社○○との契約締結承認願』『複合機購入の承認』など、何を求めているのかが分かるように記載します。
稟議書には、承認を求める理由や実行した場合の効果なども記載します。理由や効果などの付加的な情報を冒頭に記載すると、何を求めているのか分かりにくくなるので注意が必要です。
稟議書の記載事項で最も重要である結論（承認を求めること）を冒頭に記載して、読んだ人がすぐに理解できるようにすることが大切といえます。読みにくい稟議書を提出すると、承認までに時間がかかったり、主張が伝わらず不承認になったりするリスクもあります。
■データに基づく資料を添付する
契約稟議や多額の費用がかかる購買稟議など、慎重な意思決定が必要な場合は、データに基づく資料を添付しましょう。公的機関や調査機関などが発表している、信ぴょう性が高いデータを使用するとより効果的です。
併せて、データや資料を分析して分かったメリット・デメリットを提示します。必要な情報と根拠を過不足なく盛り込むことで、提案が妥当であるか、自社の売り上げ拡大につながるのかを判断しやすくなります。
■リスク・リターン・対策を明記する
どのような行動にも、リスクとリターンがあります。一例としてベンチャー企業への投資を検討している場合を考えると、主なリスク・リターンは以下の通りです。
- リスク：投資先企業の業績が思うように伸びなかった場合、投資金額を失う可能性がある
- リターン：投資先企業が急速に拡大した場合、株価上昇や取引金額の拡大による恩恵を受けられる
リスクとリターンが明らかになったら、想定できるリスクにどのように対処しようと考えているのかを盛り込みます。『一度に多額の資金を投資せず、業績の推移を見ながらマイルストーン投資する』のように、相手が納得できる対策を提示できれば、承認されやすくなります。
稟議をスピーディーに進めるコツ
(出典) pixta.jp
企業の意思決定に携わる重要プロセスであるため、稟議をスピーディーに進めることは企業の行動力を高めることにつながります。どのようにすれば稟議書が提出されてから承認されるまでのスピードを速められるのか、具体的な二つの方法を紹介します。
■申請・承認プロセスをデジタル化する
稟議には、『回覧』『承認』という二つのプロセスが関係しています。稟議書を複数人に回覧し、それぞれが承認するという意味です。
しかし、稟議書を印刷して回覧していては時間がかかってしまいます。特に、オフィスが分散化していたり、リモートワークを導入していたりする場合は、予想以上に時間がかかりがちです。
そこでおすすめなのが、稟議書の提出から承認までのプロセスをまとめてデジタル化することです。稟議書に対応したワークフローシステムを導入することで、紙の稟議書を複数人で回す必要がなくなります。
■提案書の様式を事前に定める
提案するときは、会社が用意した指定のテンプレートを使うことをルール化するのも一つの方法です。テンプレートが決まっていないと、提出者によってレイアウトがさまざまで、どこに何が書かれているのかを把握するのに時間がかかります。
あらかじめテンプレートを用意すれば、どの稟議書も同じところに同じ項目が書かれているため、格段に読みやすくなります。後から再確認するときにも必要な情報を見つけやすくなるため、できるだけ早い段階でテンプレート化するのがおすすめです。
稟議は企業における意思決定プロセスの1つ
(出典) pixta.jp
企業において、複数の役職者が提案の妥当性を検証し、実行するかどうかを判断するプロセスが稟議です。企業によっては、意思決定のスピードを速めるために稟議が存在しないこともあります。
自社で稟議というシステムが運用されているなら、通りやすい稟議書の書き方を学ぶことが大切です。同じようなことを提案しても、稟議書の書き方が承認・不承認を左右するケースもあります。
構成／編集部
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