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スプレッドシートで「XLOOKUP」と「IMPORTRANGE関数」を使って別シートを参照する方法【図解】

2024.05.05

別のスプレッドシートに書かれた情報を現在のシートに持ってきて使いたい、と思ったことはないだろうか。スプレッドシートには、他のシートを参照できる機能が備わっている。

本記事では、スプレッドシートで別シートを参照する方法について解説する。XLOOKUPとIMPORTRANGE関数を使うやり方中心にまとめた。

スプレッドシートで別シートのデータを参照するには?

スプレッドシートの別シートに書かれた情報を、現在のシートに参照して使いたい場合がある。たとえば、顧客ごとの売上データが書かれたシートを作っている際に、顧客情報が書かれたシートを参照できれば、いちいちデータをコピー&ペーストする必要がなくなる。

コピー&ペーストしても良いのだが、それだと別シートの情報が更新された際にデータが更新されない問題がある。別シートの情報が更新された際に、参照したデータも更新できるようにした方が、作業効率が高まる。スプレッドシートでは、それが可能というわけだ。

■XLOOKUP関数とIMPORTRANGE関数について

スプレッドシートでデータを参照する場合、XLOOKUP関数を使う。昔はVLOOKUPという関数が使われていたが、XLOOKUP関数の方が余計な制約がなく使いやすい。

XLOOKUP関数の書式は次のようになっている。

=XLOOKUP({検索値},{検索範囲},{戻り範囲})

検索値(検索するデータ)、検索範囲(検索するセルの範囲)、戻り範囲(出力するセルの範囲)の3つをXLOOKUP関数に指定する必要がある。別シートのデータを参照する場合、戻り範囲にシート名を記載しなくてはいけない。

また、XLOOKUPに加えIMPORTRANGE関数も併用しないといけない場合がある。

IMPORTRANGE関数は別ファイルのデータを取得する関数だ。別ファイルのデータを参照したい場合は、まずIMPORTRANGE関数でデータを引っ張ってきて、そのデータに対してXLOOKUP関数で絞り込みを行う必要がある。

XLOOKUP関数で別シートのデータを参照する手順

XLOOKUP関数で別シートのデータを参照する手順は次のとおり。

  1. シートを2つ用意する
  2. XLOOKUP関数を使う

1つ1つの手順について詳しく解説していこう。

■1.シートを2つ用意する

まず、シートを2つ用意する。1つ目のシートには何も書かず、2つ目のシートには以下のような表を準備しておこう。2つ目のシート名は「テスト2」にしている。XLOOKUP関数はシート名が違うと正しく参照できないので、シート名は必ず「テスト2」にしよう。

■2.XLOOKUP関数を使う

2つ目のシートに表を作成したら、1つ目のシートからXLOOKUP関数で参照を行う。

ここでは試しに「=XLOOKUP(A1,’テスト2′!A1:A8,’テスト2′!B1:B8)」と入力した。これは、A1の値がシート「テスト2」の「A1〜A8」にないか探し、あった場合、その値に対応するデータを「B1〜B8」から出力する、というものだ。

実行すると、次のように「テスト2」から情報が出力されるはず。これがXLOOLUP関数でデータを参照する基本的なやり方である。

IMPORTRANGE関数で別ファイルのデータを参照する手順

続いて、IMPORTRANGE関数で別ファイルのデータを参照する手順をみていこう。手順は次のとおり。

  1. ファイルを2つ用意する
  2. IMPORTRANGE関数を使う
  3. XLOOKUPをIMPORTRANGEを組み合わせる
  4. アクセスを許可する

1つ1つの手順について詳しく解説していく。

■1.ファイルを2つ用意する

先ほど同様にシートを2つ用意する必要がある。

今度は2つ目のシートは別ファイルに作成する。2つ目のシートには次のように表を作成しよう。シート名は同じく「テスト2」にする。

■2.IMPORTRANGE関数を使う

XLOOKUPとIMPORTRANGE関数を使う前に、まずIMPORTRANGE関数単体で使ってみよう。IMPORTRANGE関数の書式は次のとおり。

=IMPORTRANGE(“{URL}”,{出力範囲}”)

実際に、IMPORTRANGE関数を使ってみる。次のように「=IMPORTRANGE(“https〜”,”‘テスト2’!A1:A8″)」と記入する。

実行すると、「テスト2」のA1〜A8のデータが表示された。

■3.XLOOKUPをIMPORTRANGEを組み合わせる

それでは、XLOOKUPをIMPORTRANGEを組み合わせて、別ファイルのシートからデータを参照してみよう。

次の画像では「=XLOOKUP(A1,IMPORTRANGE(“https〜”,”‘テスト2’!A1:A8″),IMPORTRANGE(“https〜”,”‘テスト2’!B1:B8″))」と記入している。

これは、IMPORTRANGE関数を使ってA1〜A8とB1〜B8のデータを取得している。その取得したデータを使って、XLOOKUP関数で絞り込み検索を行っている。

実行すると、先程と同じ出力結果が得られており、別ファイルのシートからデータを参照できていることが分かる。

■4.アクセスを許可する

IMPORTRANGE関数を使う際は、場合によっては「これらのシートをリンクする必要があります」と表示されることがある。参照先のスプレッドシートが公開設定になっていない場合に、この表示がされることが多い。

この場合は「アクセスを許可」をクリックすると、正常にデータを参照できる。

まとめ

本記事では、スプレッドシートで別シートを参照する方法について解説した。最後に、別シートを参照する手順についておさらいしよう。

  1. シートを2つ用意する
  2. XLOOKUP関数を使う
    1. 例:=XLOOKUP(A1,’テスト2′!A1:A8,’テスト2′!B1:B8)

また、別ファイルのシートを参照する手順についてもまとめた。

  1. ファイルを2つ用意する
  2. IMPORTRANGE関数を使う
    1. 例:=IMPORTRANGE(“https〜”,”‘テスト2’!A1:A8″)
  3. XLOOKUPをIMPORTRANGEを組み合わせる
    1. =XLOOKUP(A1,IMPORTRANGE(“https〜”,”‘テスト2’!A1:A8″),IMPORTRANGE(“https〜”,”‘テスト2’!B1:B8″))」
  4. アクセスを許可する
    1. 「アクセスを許可」を選択

構成/編集部

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