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説明できる?「ご報告」と「ご連絡」の違いと正しい使い分け方

2024.04.09

ビジネスでは仕事の進捗などを報告するシーンも多く、「ご報告」の正しい使い方に迷うこともあるのではないでしょうか?「ご連絡」とはどう使い分けるのか、疑問に思うこともあるかもしれません。

本記事では「ご報告」の使い方について、例文を交えながらご紹介します。

「ご報告」の意味

ビジネスでは業務の結果をメールや口頭で知らせる際、「ご報告」という言葉を使うことも多いかと思います。「ご報告」は「知らせる」という意味の「報告」に接頭辞の「ご」を付けた敬語です。

また、「ご報告」は「ご連絡」と似ていますが、ニュアンスは異なります。

ここでは、「ご報告」の意味や「ご連絡」との違いをみていきましょう。

■「知らせる」を言い換えた敬語

ビジネスでは上司や先輩、クライアントなど、さまざまな人たちと情報をやりとりします。それぞれの場面で、「報告・連絡・相談」を正しく行なわなければなりません。

このうち、報告は「知らせる」「ある任務を与えられた者が、経過や結果などを伝える」という意味で、「ご報告」はこれを敬語にした表現です。尊敬語と謙譲語のどちらでも使えます。

メールや会話で、「ご報告いたします」「ご報告申し上げます」「ご報告ありがとうございます」という形式で使うのが一般的です。

参考:デジタル大辞泉

■「ご報告」と「ご連絡」はどう違う?

ビジネスシーンで求められる「報告・連絡・相談」のうち、「連絡」の敬語では「ご連絡」として使われます。「ご報告」と「ご連絡」は似ていますが、使うシーンは異なるため注意しましょう。

「ご報告」は、指示された業務などの結果を関係者に伝えることです。知らせることには義務が伴います。

これに対し、「ご連絡」は、予定や発生したことなど、「事実」を関係者に知らせることです。一般的に知らせることに義務は伴いません。

「ご報告」の使い方

では、言葉の使い方も整理していきましょう。

■「ご報告」を使うシーン

「ご報告」は、主にビジネスシーンのメールや対話の中で使われます。敬語のため、部下から上司に、あるいは後輩から先輩というように、立場が上の相手に向けて使います。基本的に、同僚や部下、後輩などに対しては使いません。

また、現在進行中のことではなく、「営業の報告」や「会議で決定した項目を報告する」など、その時点で完了している事柄を伝える時に使うのが一般的です。

■「ご報告まで」を使う時は注意

仕事の進捗状況を知らせる際、「ご報告まで」という言葉を使う場合もあります。「ご報告」に範囲や程度を示す副助詞の「まで」を付け、「報告のみにとどめる」という意味の表現です。

「ご報告」は、基本的に部下から上司など、目上の人へ現状を知らせる際に使います。その時、「ご報告まで」の「〜まで」と言い切りの形で使うと、不躾な印象を与えかねません。相手は「それで?」と、あなたがどんな対応をこれからするのか不安に感じることもあるかもしれません。

もし使うならば「まずはご報告まで。のちほどあらためてご連絡いたします」というように、続けて言葉を添えるようにするとよいでしょう。

また、「ご報告差し上げます」という表現にも注意が必要です。「差し上げます」は相手に恩恵を与える場合に使う言葉で、「報告してあげます」というニュアンスに聞こえることがあります。敬語としては問題ありませんが、人によっては上から目線に聞こえる可能性があるため気を付けましょう。

「ご報告」を使った例文

ここでは、「ご報告」の例文をご紹介します。自分から報告する際の「ご報告いたします」と、報告を受けた際の「ご報告ありがとうございます」に分けて紹介するため、参考にしてください。

実際の例文を通して、正しい使い方を把握しましょう。

■ご報告いたします

自分から相手に報告する際は、「ご報告いたします」もしくはより丁寧な「ご報告申し上げます」を使います。

・先日の会議で決定した事項についてご報告いたします

・ご依頼の調査について、結果をご報告いたします

・まずは〇〇の状況について、取り急ぎご報告いたします。

・イベントは盛況の中、無事に終了しましたことをご報告申し上げます

■ご報告ありがとうございます

報告を受けた時は、「ご報告ありがとうございます」を使います。報告を受ける相手は部下や後輩など目下の人からのケースが多いかと思われますが、その際も謝意を込めて「ご報告」を使うのが一般的です。

・事情はよくわかりました。ご報告ありがとうございます

・経過を確認できました。ご報告ありがとうございます

・ご依頼した調査について、早々にご報告いただきありがとうございます

・お忙しい中、ご丁寧に進捗状況をご報告いただきありがとうございます

「ご報告させていただきます」は正しい?

報告するシーンでは、「ご報告させていただきます」という表現を使うこともあります。「させていただく」は、「させてもらう」の謙譲語で、相手の許可を得て行なうという表現です。

「ご報告させていただきます」は、相手に対して「これから報告してもよいか」と許可を得る言い回しです。報告する相手に遠慮し、よりへりくだった表現をしたい時に使われます。

しかし、「ご報告」は相手への義務を果たす意味合いがあり、相手に許可を得てする行為ではありません。そのため、「ご報告させていただきます」という表現は違和感を持たれる可能性があります。回りくどい言い方と思われるかもしれません。

一般的には浸透している言い回しですが、気になる場合は「ご報告いたします」「ご報告申し上げます」を使うとよいでしょう。

「ご報告」の正しい使い方を覚えよう

「ご報告」は相手に知らせる「報告」の敬語であり、「ご報告いたします」という使い方をします。

「ご報告」は報告義務のある事柄を伝える時に使うもので、単なる事実を伝える「ご連絡」とは異なります。

「ご報告させていただきます」という使い方もありますが、違和感を与える場合もあります。「ご報告いたします」「ご報告申し上げます」を使うようにした方がよいでしょう。

「ご報告」について理解し、正しく使うようにしてください。

構成/須田 望

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