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自分もチームも成長するために職場で良好なフィードバック環境をつくる方法

2024.04.05

ショートカット仕事術

 良好なフィードバック環境は個々の成長を促進し、チーム全体のパフォーマンスを向上させます。フィードバックし合える文化をつくるには、メンバー同士が互いの意見を尊重し、それを素直に受け入れることを習慣にしないといけません。実際にフィードバックが浸透し、個人とチームが成長している組織の特徴を紹介します。

プロセスの中に相手の意見を組み込む

 1.9万人に対する調査の結果で、驚くべき事実が判明しました。提出相手に気遣いをして、相手に怒られないように作成した、いわゆる「忖度ページ」の81%は、相手に読まれていなかったのです。そもそも作成者だけの視点でまとめられた資料は、完全ではありません。7割は自分で作成し、残りの3割は相手が決めると考えたほうがいいでしょう。

 作成した資料は、内容が相手に伝わるのはもちろん、相手の行動を促すものでなければいけません。相手を動かすのは「伝える」ではなく「伝わる」であり、「伝わる」コミュニケーションの主役は相手です。提出先の相手からフィードバックをもらうことによって、自分ひとりでは気づかなかった視点を得れば、次回以降の作業の質と効率を高めることができます。

 さらに、フィードバックによって相手の期待値も理解できます。上司や顧客がどんな情報を重視し、どのようなフォーマットを好むのかを知れば、次回からその点を考慮した資料作成が可能になります。これは修正の手間を省くだけでなく、自分の作業に対する評価を高めることにもつながります。

 フィードバックは、作業の質を高めるだけではありません。作成者の視野を広げ、自己認識を深め、効率的な作業方法を生み出すための手段でもあるのです。

過剰な気遣いをなくす朝の3つのアクション

 フィードバックができる関係性や雰囲気をつくるなら、朝のショートミーティングが効果的です。成果を出し続けるチームは過剰な気遣いをなくすため、朝の3つのアクション=「挨拶」「笑顔」「感謝」を実践しています。

 これらは些細なことに思うかもしれません。しかし、実はチームのパフォーマンスを大きく左右し、タイパの高い仕事をチーム全員でしっかりと実践するうえで、とても重要なのです。

 まず「挨拶」は、コミュニケーションの第一歩であり、人間関係の基盤となります。互いの存在を認識し、尊重し合う行為といえるでしょう。チームメンバーが互いに挨拶を交わすことによって、一体感や連携が生まれ、チーム全体がまとまりやすくなります。

 次に「笑顔」は、人間関係を良好に保つうえで大切な要素です。相手に対する安心感を提供し、信頼関係の構築にも寄与します。

 最後に「感謝」はチーム内の連帯感や協力関係を強化します。メンバー同士の絆が深まり、サポートが自然と行なわれるようになります。感謝の言葉はメンバーのモチベーションを高め、チーム全体の成長を促す役割も果たすのです。

 これら3つの要素を毎朝に実践すれば、チーム全体のエネルギーを高めることができます。朝は1日の中で最も重要な時間帯であり、「挨拶」「笑顔」「感謝」を意識することで心地いい雰囲気で働ける環境が整うでしょう。メンバーに対する意見の提起や改善点の提案がしやすくなり、チーム全体とメンバー個人の成長が促されます。

ダメ出しではなくMottoポイントのフィードバックを

 成果を出し続ける某IT企業の営業部門では、定期的に行なう評価レビューの際に上司だけでなく部下からもフィードバックを求めるようにしています。部下からの声を受け入れることで、上司は自身の管理スタイルや行動意識を改めるきっかけを得ることができるのです。また、攻撃的な言葉を使ったフィードバックを避けるために「改善点」ではなく「Motto(もっと)ポイント」という項目を設けて、部下が上司に〝もっとしてほしいこと〟をフィードバックしてもらうようにしました。そのことで、部下は上司に対して改善点を伝えやすくなったそうです。

 フィードバックは自己学習のための貴重なツールです。自分の弱点や改善点を避けていると成長はできません。フィードバックから得た知識と経験を活用することによって〝超タイパ仕事術〟をぜひ実践してください。

フィードバックの環境例えば報告書を提出した後に上司やチームメンバー、顧客に意見や感想を求めることで、具体的な改善点のほか、全体的な構成やプレゼンテーションの方法に対するフィードバックを受けられるかもしれません。自分の視点だけでは気づけなかった今後の改善点が見つかれば、資料作成の質を高めることができ、修正の手間も省けます。

越川慎司/全員が専業禁止・週休3日を実践するクロスリバーの代表取締役社長。800社超の働き方改革を支援。仕事のタイパを上げるオンライン講座を年間400件以上開催。自著28冊、最新刊『最速で結果を出す超タイパ仕事術』(小社)が発売中。

800社17万3000人のAI行動分析でわかった最速で結果を出す「超タイパ仕事術」が書籍化!

越川さんは、複業・週休3日を実践しながら800社へ働き方改革のノウハウを提供し、24冊以上のビジネス書を執筆している、まさに仕事効率化のスペシャリスト。その越川氏の新著が発売中だ。

最速で結果を出す超タイパ仕事術
著:越川慎司

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同氏がこれまでに働き方改革を支援してきたのは800社以上にのぼる。クライアント企業の優秀なビジネスパーソンに見られる行動を分析して導き出した、業務の無駄を徹底的に省き、仕事のタイパ(タイムパフォーマンス)を高める方法を詳しく解説しています。その一部をダイジェストで紹介します。

同書は、第1章から第5章までの5部構成になっています。

第1章では、企業にはびこる無駄の数々について実証データをもとに紹介。「よかれと思って作ったページの81%が読まれない」「重要だと思っていた書類の88%は不要だった」など、どれも衝撃的な内容となっています。日頃の仕事でいかに時間を浪費しているのかを
思い知らされるはずです。

第2章では、人間の思考傾向や行動原理について解説。「目の前の仕事に集中したくなる」「完璧を求めすぎると疲弊するだけ」といった思考回路を意識することにより、無駄を生じている様々な思い込みをやめるきっかけになるでしょう。

第3章では、仕事の取捨選択を行なう際の〝見極め〟を伝授。「自分の目標から逆算して、本当に必要な業務に注力する」「場合によっては念のための確認を省く」といった考え方を知ることで、在的には無駄だとわかってはいるもののやめられない業務を手放せるようになるはです。

第4章は、本書のメインテーマである〝タイパ〟を高めるための「無駄をやめられる35の秘策」を大公開。コミュニケーション、情報収集、アウトプット、タイムマネジメント、プレゼン、キャリアの形成といった6つのテーマごとに、具体的にどんなアクションを起こすことで無駄を省けるのかを、わかりやすく紹介しています。35の秘策をすべて実践する必要はなく、真似できそうなところから始めてみても問題ないはずです。

第5章は、成果を出し続けている企業の事例を挙げながら、組織としてタイパを高める習慣を指南。第4章までの内容と合わせて実践し、理想的な職場環境を構築を目指しましょう。

なお、同書で紹介している〝超タイパ仕事術〟によって成果を上げているビジネスパーソンの実例も、コラムページで詳しく解説していますので、多くのビジネスパーソンにとって働き方を見直す指針となるはずです。

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