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仕事の上手な断り方を3ステップと例文で解説!断れない人の特徴と心理とは?

2024.03.10

「断りたいのについ引き受けてしまった…」という経験はありませんか? 自分のキャパシティーを超える仕事を引き受けてしまうと、仕事の成果が落ちるだけでなく信用を失う可能性も。そこで今回は、良好な人間関係を保ちながら上手に断る方法をご紹介します。断れない人の特徴と心理もあわせて解説しますので、参考にしてみてください。

仕事を断れない人の特徴と心理

仕事を断れない人にはどういった特徴や心理があるのでしょうか。見ていきましょう。

■1.他人からの評価を過度に気にする

仕事を断ることで自分の印象が悪くなるのではないかと、他人からの評価を気にし過ぎてしまう人も仕事を断れない傾向があります。自分に自信がなく、仕事ができる優秀な人だと思われたい、良い人だと思われたいといった気持ちが強いと、断ることで自分の評価が下がり立場が悪くなることへの恐れが強くなります。

■2.自分が我慢すればいいと思っている

何事も自分が我慢すればいいと考える人は、自己犠牲をしがちな傾向があります。仕事を断ることで、誰かに負担をかけることになると感じると罪悪感を抱きます。本当はやりたくないけど、穏便に済ませるために自分が我慢して引き受けようと考えるのです。

■3.責任感が強い

自分がやらなければならないという過度な責任感を持っている人も、仕事を断れない傾向があります。中には、求められることが嬉しいと感じる人もいます。自分に高い基準を求め、頼まれた仕事は全て完璧にこなそうとするので、過負荷になってもやり抜こうとします。

断ることのメリット

適切に判断した上で、仕事を断ることにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

■1.ストレスが減る

仕事を断ることで、過度なストレスやプレッシャーから解放されます。精神的にもゆとりができ、心身ともに健康な状態で仕事に取り組むことができるでしょう。

■2.質の高い仕事ができる

余裕を持って仕事に取り組むことで、質の高い仕事につながります。より重要な仕事に焦点を当てて時間を効率的に使うことで、長期的に見て大きな成果と評価につながります。

■3.ワークライフバランスが改善する

自分の限界を超えた仕事を引き受けてしまうと、休日も仕事をするなど、休んでいる暇がありません。適切に仕事を断ることで、プライベートの時間を確保することができ、ワークライフバランスが改善します。

仕事の上手な断り方3ステップ

日頃から自分の能力や限界を適切に把握し、仕事の優先順位を明確にしておきましょう。
次に、人間関係を良好に保ちながら上手に仕事を断るための3つのステップをご紹介します。

■ステップ1: 感謝とお詫びの気持ちを伝える

まず、「ご依頼ありがとうございます」と声を掛けてもらえたことへの感謝の気持ちを伝えつつ、期待に沿えないことを謝罪します。「せっかく声を掛けていただいたのですが」「ご期待に沿えず申し訳ございません」とお詫びの気持ちを伝えます。

■ステップ2: できない理由を簡潔に述べて断る

「仕事が立て込んでおり、今回は対応できない状況です」「その件については、私のスキルが追い付いてなく、ご要望に応えられない可能性が高いので」など、できない理由を簡潔に述べます。引き受けてもらえるかもと誤解を招かないためにも、断る際は、曖昧な表現を避けるのがポイントです。

■ステップ3: 代替案を提案する

断るだけでは相手は拒否された印象が強く残ります。「来週以降でよろしければお引き受けいたします」「他に対応できる者を紹介します」など、可能な代替案を提案することで、印象が良くなります。「次回はぜひ引き受けさせてください」といった、次の機会につながる結びの言葉を使うのも信頼関係を維持しやすくなるでしょう。

【例文】メールでの仕事の断り方

3ステップを踏まえて、上司と取引先の場合を例に、メールでの仕事の断り方を紹介します。

■事例1.上司

〇〇部長

△△の件、お声がけいただきありがとうございます。

現在、□□案件の対応をしておりまして、申し訳ございませんが今すぐの対応が難しい状況です。◎日以降でしたら対応可能ですが、いかがでしょうか。

よろしくお願いいたします。

■事例2.取引先

〇〇社 
△△様

この度はご依頼いただき、誠にありがとうございます。

既に請け負っている案件が立て込んでおり、今回のご依頼をお引き受けすることが難しい状況です。

折角ご依頼いただいたにも関わらず、このような結果になり大変申し訳ございません。

今後も機会がありましたら、是非ご依頼いただければ幸いです。

上手な仕事の断り方をマスターしよう

自分の心と体を守るためにも、質の高い仕事をして成果を出していくためにも、できないと判断した仕事はきっぱり断ることが大切です。そのためにも、日頃から自分の能力や許容量を把握しておき、優先順位を考えながら仕事に取り組みましょう。

人間関係を良好に保つためにも、断り方は重要なポイントです。今回ご紹介した3つのステップを踏まえて、上手な仕事の断り方をマスターし、お互いに気持ち良く仕事をしていきましょう。

文/高見 綾
心理カウンセラー|“質上げ女子”のお悩み相談。カウンセラー養成コースで豊富な臨床経験を積み、心の世界で学んだことを現実に活かすアプローチに高い評価をいただく。相談数3千超。著書は「ゆずらない力」(すばる舎)。

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