Teamsの会議に招待する方法とOutlookの予定表と連携させる手順

Teamsは優秀なコミュニケーションツールとして、ビジネスシーンで使われることが多い。時には自分で会議に参加者を招待をしなければならない場面も出てくるだろう。

本記事では、Teamsで会議に招待をする方法について画像を交えながら解説する。会議直前で困っている人は記事を参考にさっそく操作を進めてみよう。

Microsoft Teams会議の招待方法

Teamsでメンバーを会議に招待する方法は主に2つある。

1）会議招待URLをチャットで共有する方法

2）設定した会議をメンバーに送信する方法

一つ目の方法は、その場で開始した会議へすぐに招待したい場合に使える。一方で二つ目は、あらかじめ設定した会議のスケジュールにメンバーを招待しておきたい時に活用できる方法だ。

方法1.会議招待URLをチャットで共有する

Teamsチャットに会議招待URLを送信する方法は以下の通り。

Teamsアプリを起動し「カレンダー」ページを開く。画面右上の「今すぐ会議」を選択しよう。

会議の名前を任意で設定し「共有リンクを取得する」をクリック。

URLの右にあるコピーマークをクリックすることで会議招待URLを取得できる。表示されている小さいウィンドウは、一度閉じると会議のURLが変わってしまうため「会議を開始」をクリックして先に会議を開始しておこう。

会議を開始後、コピーした会議招待URLをTeamsチャットで共有する。

招待メンバーが参加したら「参加許可」をクリックしよう。

方法2.設定した会議をメンバーに送信する

事前に会議をスケジューリングした時は、以下の方法でメンバーを招待できる。

Teamsアプリを起動後「カレンダー」ページを開き、画面右上にある「＋新しい会議」をクリック。

会議の名前や日程など、スケジュールを入力し画面右上の「保存」をクリックする。

保存後に表示されたウィンドウから会議招待URLをコピーし、メールやチャットで共有しよう。

URLは「カレンダー」ページから該当の会議予定をクリックし、表示されたウィンドウからもコピーが可能だ。

Teamsの会議をOutlook予定表で共有する方法

Teamsを利用している場合、同じパソコンでメールソフトの「Outlook」を利用している人も多いはず。そこで、Outlookを利用した会議招待の仕方にも見ていこう。

Outlookの予定表とTeamsの予定表を連携すると、他者の公開している予定を確認しながらスケジューリングができて便利だ。業務などで普段からOutlookを使用しているなら、ぜひ活用しよう。

■TeamsとOutlookの予定表を連携させる

はじめに、Teamsの予定表とOutlookの予定表を連携させる。手順は以下の通り。

Teamsアプリを起動し、画面右上の「…」から「設定」を選択する。「予定表」の項目を開き、Teamsでログインしているアカウントと同じOutlookアドレスの予定表を「規定」に設定しよう。

その後、Outlookから直接会議を設定するか、いつも通りTeamsから会議を設定する。Outlookから会議を設定するなら、以下の手順で進めよう。

Outlookアプリを起動し「予定表」を開く。この時、他者のメールアドレスを追加して「予定表」にチェックを入れておけば、スケジュールをチェックしながら会議を設定できるので便利だ。

画面左上の「新しいイベント」もしくはカレンダーの日付をクリックして、会議のスケジュールを設定する。出席者の部分に会議の参加メンバーのメールアドレスを入力すれば、会議予定の通知も送信可能。

Teamsの会議招待URLを転送する方法

メールで送られてきた会議招待URLは、以下の手順で他者へ簡単に転送できる。

会議招待メールを開き「転送」をクリック。転送先を指定してメールを送信するだけだ。

会議招待メールを転送されたユーザーの予定表には、自動で会議のスケジュールが追加される。

■会議の転送を禁止したい場合

Teams会議の主催者によって、会議招待メールの転送を禁止することも可能。以下の手順で設定しよう。

Outlookの予定表から該当のTeams会議を選択。画面上部にある「返信オプション」をクリックし「転送を許可」のチェックを外すことで、他者への転送を禁止できる。Outlookの予定表からTeams会議を設定する際にも、同様に設定が可能だ。

Teamsの会議招待でよくある疑問

最後に、Teams会議の招待でよくある以下の疑問について、対策を紹介する。

・Teams会議の招待が届かない

・Teams会議の招待メールを英語で送りたい

Q.Teams会議の招待が届かない

Teams会議の招待を受けたのにメールが届かない場合、まずは迷惑メールボックスを確認してみてほしい。迷惑メールに振り分けられたのでなければ、繰り返し設定された会議の一つをキャンセルする際に、誤って以降の会議予定までキャンセルしてしまった可能性がある。

会議をキャンセルする際に「この定期的なイベントすべて」を選択すると、次回以降の招待が届かなくなるため、心当たりがある場合は再度招待メールを送ってもらおう。

Q.Teams会議の招待メールを英語で送りたい

招待メールの言語を英語に設定する機能はTeamsにはない。ただし、以下の方法を利用すると英語で招待メールを送信できる。

Outlookアプリの設定画面を開き「全般」＞「言語とタイムゾーン」と選択する。言語を選択する部分で英語を選べば設定は完了だ。なお、会議招待メールを送信したあとは再度言語を「日本語」に戻す必要がある。

※情報は万全を期していますが、正確性を保証するものではありません。

文／編集部