DIME MAGAZINE
秘訣【2】ネットの検索頼りをやめて時には同僚に上手に質問する
情報は〝海のように膨大〟なインターネットから得られるものだけが有益とは限らない。人に質問して得られる情報のほうが、本質に近いものを持っていることもある。質問を通じて欲しい情報を効率よく入手するためには、相手から具体的な回答を得られるよう、自分が何を知りたいのか、どんな情報が必要なのかを、まず明確にしよう。他人の回答をよく理解し、それに対してさらに話を堀り下げると、なおベターだ。
【Before】長時間ネットの情報を探し続ける→【After】人との話から情報の〝本質〟を収集する
〈 よりタイパを高めるポイント！〉
誰かに尋ねることに不慣れな人や恐怖心を抱いている人は、それを克服することも重要。「質問するとバカに見られるのではないか」という恐怖心を克服し、聞きたいことを尋ねる勇気を持つことで、深い理解と学びを効率よく得られる。
秘訣【3】上司と意見をすり合わせて差し戻しや修正の無駄を省く
上司に対する資料の確認は、100%の状態ではなく、進捗20%といった初期段階で依頼するほうがいいだろう。このことを実践した優秀な社員は、以前に比べて大幅な修正を受けるケースが激減。「早めにフィードバックを受けることの重要性」を学んだ後は、新たなプロジェクトを始めるたびに、途中経過の確認を上司から定期的に得ている。その結果、作成する資料の「差し戻し」は89％も減少。最初から完璧なものにこだわらないことで、無駄を省くことができる。
【Before】資料を100%の完成度まで仕上げる→【After】途中段階でもあえて見せてチェックしてもらう
〈 よりタイパを高めるポイント！〉
進行中の作業は初期段階から上司だけでなくチーム内でも共有すること。そのことが、組織全体の作業効率を向上させることにつながる。自分の考えが間違っていることを、いち早く指摘してもらいやすくなり、大きな間違いも未然に防げるのだ。
秘訣【4】隅々まで何度も確認をせずにまとめてチェックする
書類を確認する際、1ページが出来上がるごとに入念な「個別のチェック」を行なっていないだろうか。実はそのような〝過度に丁寧な作業〟が時間を無駄にしていることもある。「木を見て森を見ず」という考えを持ち、書類がある程度出来上がったら冷静な目で全体を見通す「一括チェック」に切り替えるようにしよう。このほかにも「同じ内容の書類はテンプレ化する」ことなども徹底した優秀な社員は、資料を仕上げるまでの時間を1/4に削減できたそうだ。
【Before】正誤のチェックを都度細かく行なう→【After】ある程度まで仕上がったらまとめてチェック！
〈 よりタイパを高めるポイント！〉
仕事は、ひとつの作業だけに専念したほうがはかどりやすくなる。書類作成についても同様。メールのチェックや電話対応をはじめ、妨げとなるほかの作業はできるだけ控えること。作業効率だけでなく資料の質も高められるはずだ。
秘訣【5】紙のままファイルで保管せず撮影して活用しやすくする
手紙はもちろん、会議のために作成した書類は、紙のまま書棚や机の引き出しに保管しても、必要な情報を探すのに時間を取られてしまうだけだ。そのため、スマホのカメラで撮影して管理するのがいい。無料アプリのAdobe Scanでは文字認識もしてくれる。そうすることで、大量の紙の山から解放され、必要な情報にすぐにアクセスできるようになる。クラウド上で整理すれば、どこからでもアクセスが可能に。過去の書類を見つける時間が大幅に短縮される。
【Before】会社の書棚に整理して保管しておく→【After】スマホで撮影！自分が探す時も共有するのが効率的
〈 よりタイパを高めるポイント！〉
デジタル化した会議の資料は、デジタルツールを使って編集できるのも美点。ハイライトをつけたりコメントを追加したり、必要な部分だけを保存したりすることで、自分だけのデータベースをまとめられ、より効率的に資料を管理できる。
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【著者】クロスリバー 越川慎司さん
世界各地に分散したメンバーが週休3日・リモートワーク・複業（専業禁止）をしながら800社以上の働き方改革を支援する、クロスリバーの代表取締役。小誌連載「ショートカット仕事術 個人で始める働き方改革！」を担当中。
取材・文／越川慎司、編集部
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