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会議資料の8割以上が必要なし!?書類作成で仕事のタイパを高めるヒント

2024.02.29PR

800社以上の働き方改革を支援するクロスリバー代表取締役の越川慎司さん。クライアント企業で成果を上げている優秀な社員の行動分析をもとに、仕事のタイパを高める秘訣を1冊にまとめた「最速で結果を出す超タイパ仕事術」が発売され話題となっている。本記事ではコミュニケーションやキャリアアップまで幅広いテーマを取り上げる本書の中から会議を見直すポイントについて、ピックアップして紹介する。

会議に使う資料づくりにおいても、時間を無駄に費やしがちだ。仕事に直結する情報だけを効率よく取りまとめ、上司の意見を途中段階からすり合わせるのが、書類作成のタイパを高めるコツだ。

『最速で結果を出す超タイパ仕事術』特別版優秀な社員の行動分析から導き出した業務の無駄について、データをもとに解説。仕事の無駄を省くための考え方から、タイパを高めるための実践方法まで紹介している。個人だけでなく組織の業務効率を上げる秘訣も含めて必見だ。

「最速で結果を出す超タイパ仕事術」
著:越川慎司

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そもそも必要のない書類は作らないこと

 越川さんが代表を務めるクロスリバーの調査では、仕事における時間の多くが、必要のない書類づくりに消耗されているとのこと。苦労して作成した書類の約88%が、実際には必要なかったようだ。

「安全運転の一環」として、または「組織のプロセスに従わざるを得ない」ために行なわれている不要な書類づくりをやめて、時間をより効果的に使うためには、会議の書類づくりに関する意識と行動も変革しなければならない。

 まず、自分が作成する会議の書類が本当に必要かどうかを評価する習慣をつけることが重要。それは、自分の意図や目的を明確にし、それらに対して書類がどのように寄与するのか考えることを意味する。もし書類が目的の達成に寄与しないなら、その書類は本当に必要なのか疑問を持つべきだ。

 また、書類が相手にとって本当に価値があるのかを考えることも不可欠。どのように役立てられそうかを、よく考えるようにすることが重要だ。もちろん、作成に費やされる時間と労力が書類の価値に見合っているのかも考えよう。

秘訣【1】インフォメーションではなくインテリジェンスでまとめる

インターネットから入手できる情報の多くは、データや事実を集めただけのインフォメーション。そのまま、会議の資料などに使うのには不十分であり、あくまでも整理された情報=インテリジェンスにアップグレードすることが重要だ。例えば、売り上げの推移や市場規模の対前年比などのデータが意味することとともに、背後の状況などを理解するように心がけ、インテリジェンスとしてまとめることを意識しよう。

【Before】闇雲に情報を集めて資料を作る→【After】〝本質〟を見極め仕事で使えるインテリジェンスに

〝本質〟を見極め仕事で使えるインテリジェンスに

〈 よりタイパを高めるポイント!〉
今後さらに厳しい状況に陥るのか、それとも現在は〝底打ち〟の状態で上向きになりそうなのか。集めたインフォメーションが示しているデータの傾向やパターンをいち早く見つけることで、インテリジェンスをまとめやすくなる。

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