「マルチタスク」と「シングルタスク」の根本的な違いとメリット、デメリット

ビジネスシーンでは、『マルチタスク』が重要視されています。マルチタスクの意味や『シングルタスク』との違い、メリット・デメリットを紹介します。マルチタスクが得意な人や苦手な人の特徴と、できるようになるコツも把握し、仕事に生かしていきましょう。

仕事におけるマルチタスクとは何か？

『マルチタスク』は業務の効率化につながることから、ビジネスシーンで重要視されています。まずは、仕事におけるマルチタスクの意味を紹介します。『シングルタスク』との違いも見ていきましょう。

■複数作業を同時並行でこなす手法・能力

マルチタスクとは、複数の作業を同時並行で進めることです。具体的には、短時間で取り組む作業を変えながら、複数の作業をこなす手法や能力を指します。

例えば、電話対応やメールのチェックをしながら会議の資料を作成する場合が該当します。職場では、意識せずにマルチタスクをこなしている人が多いでしょう。

なお、マルチタスクという言葉の由来は、コンピューター用語の『multitasking』です。コンピューターが、複数の情報処理を同時に行なうという意味の言葉です。

■シングルタスクとの違い

シングルタスクは、集中して一つの作業をこなすことを指します。例えば、会議の資料を作成中はその作業だけに没頭し、終わったら次の作業に取り組むというものです。

シングルタスクのメリットは、高い生産性やタスク管理のしやすさです。集中力を要する作業や複雑な課題の解決に取り組む時などには、一つの作業に没頭することで生産性が上がります。また、一つの作業のみに取り組むため、タスク管理が容易にできます。

しかし、単調な作業の場合は集中力が続かない、モチベーションが上がらないというデメリットもあるでしょう。一つの作業が完了するまで次の作業に取りかからないため、優先順位を間違えると仕事の効率が下がるのもデメリットです。

マルチタスクを行なう3つのメリット

(出典) pixta.jp

仕事におけるマルチタスクの主なメリットを3つ紹介します。メリットを知ることで仕事にどのような影響があるのか、より具体的に把握できるでしょう。

■業務の全体像を把握できる

複数の作業を同時進行することで、業務の全体像をつかみやすくなります。業務や作業の関連性を把握でき、現在ある課題の解決策や新たな課題・アイデアなどを思い付きやすいというメリットもあります。

全体像を把握したうえで複数の作業に取り組めるため、それぞれの作業の優先順位がわかり、効率化につながるのがメリットです。また、各作業にどのくらいの時間を割けるのか判断できるので、スケジュールを立てやすくなります。

■業務が滞らない

複数の作業が同時進行するため、全体の仕事が効率よく進みます。取り組んでいる作業と次の作業の間に待ち時間が発生し、業務が滞ってしまうリスクが減ります。

それほど集中力を要しない単調な作業の場合は、その作業のみを行なっていると、集中力やモチベーションが下がってしまう可能性も考えられるでしょう。他の作業を同時進行することでやる気や集中力が増し、仕事の効率が上がります。

また、マルチタスクに慣れてくると、予期せぬ事態にもうまく対応できるようになるというのもメリットです。

■スムーズにコミュニケーションを取れる

マルチタスクによって、コミュニケーションをよりスムーズに取れるようになります。同時に複数の作業に携わることや業務の全体像の把握ができ、問題や課題の早期発見が可能になります。

仕事を効率よく進めるためには、円滑なコミュニケーションが欠かせません。問題や課題に直面した時点で素早く上司や関連部署などに報告や相談ができるため、円滑なコミュニケーションにつながり、仕事の効率が上がります。

また、さまざまな業務をこなしていると社内業務への理解が増し、誰に何を連絡・相談すべきなのかが判断でき、コミュニケーションが取りやすくなるのもメリットです。

マルチタスクが抱える2つのデメリット

(出典) pixta.jp

マルチタスクにはデメリットもあるため、どのようなマイナス面があるのか把握しておくことが大切です。実際に仕事を進める上でデメリットを知っておくと、対策しやすくなります。

■生産性低下の懸念がある

マルチタスクでは注意力が分散されるため、各作業の質が落ち、生産性の低下につながる可能性があります。一つの作業に集中できないので、ミスが増えることもあるでしょう。

中断した作業に戻る時には、どこまで終わっているのか内容を確認しなければならないケースも珍しくありません。確認作業に時間がかかる点も生産性低下の要因になります。

また、抱えている作業のジャンルが異なっている場合は、気持ちの切り替えが難しいという面もあります。例えば、創造力を必要とする作業と論理的思考を必要とする作業は大きく異なるため、気持ちの切り替えが難しいでしょう。本来持っている能力を十分に発揮できず、質が下がることも考えられます。

■追い込まれてしまう可能性もある

抱えている作業の量にもよりますが、タスクが増えれば課題や悩みもおのずと増えるもの。作業者は、精神的に追い込まれやすくなります。ビジネスにおいて、想定外のトラブルが起こることは珍しくありません。体調管理に気をつけていても、体調不良で会社を休まなければならない事態になる場合もあります。

何らかの理由で一つの作業が遅れると、その他の作業にも影響を及ぼします。スケジュールやリスク管理が甘いと、時間や納期に間に合わないケースも出てくるでしょう。また、時間や納期に追われ、心身ともにきつい状況に追い込まれてしまう恐れもあります。

マルチタスクが得意な人の特徴

(出典) pixta.jp

マルチタスクが得意な人には、共通の特徴があります。どのような特徴があるのか、具体的に紹介します。マルチタスクが苦手な人は、特徴に当てはまる身近な人を観察し、まねるようにするとよいでしょう。

■切り替えがうまい

マルチタスクを得意とする人は、作業や気持ちの切り替えがうまいという特徴があります。同時にいくつもの作業を抱えていてもうまくこなせる人は、短時間で作業を切り替えています。別の作業に取りかかる時には、気持ちもうまく切り替えられて集中できるのです。

例えば、ある業務でミスをしてしまったとします。ミスをしてしまうと気持ちが動揺して仕事が手に付かなくなってしまうことは珍しくありません。

しかし、マルチタスクが得意な人は、意識しているかしていないかにかかわらず、気持ちを切り替えて目の前の作業に集中できます。

■優先順位を素早く決められる

同時に複数の業務を抱えていても、素早く優先順位を決められ効率よく進められます。

マルチタスクをうまくこなすには、重要度や緊急性などに応じて優先順位を的確に見極める必要があります。途中で別の業務を依頼され作業が増えたとしても、その時々で何を優先すべきか判断し、柔軟に対応できる人が多いでしょう。

また、複数の業務を期限に間に合うように終わらせるためには、それぞれの期限を把握し進めなければなりません。マルチタスクが得意な人は、複雑なスケジュールを管理したり、物事を整理したりするのも得意といえます。

マルチタスクが苦手な人の特徴

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仕事上では多くの人がマルチタスクをこなしていますが、苦手意識がある人もいるのではないでしょうか？不得意だと感じている人は、苦手な人の特徴に当てはまっているか確認してみましょう。

苦手な人の特徴を知ることは、どのように改善していけばよいのかを知る手がかりにもなります。

■こだわりが強い完璧主義

マルチタスクでは、その時々の状況に合わせて柔軟に対応する力が求められます。仕事に対するこだわりやこうあるべきという考えが強い人は、柔軟な対応が難しく、マルチタスクが苦手な傾向にあります。

仕事を完璧にこなしたいと思う傾向がある、完璧主義の人も不向きです。完璧さを求めるあまり、過度に慎重になってしまうケースは珍しくありません。一つの作業を終わらせるのに時間がかかり、複数の作業を素早く終わらせることは難しいでしょう。

■深く集中することが得意

マルチタスクは集中力をバランスよく分散させる必要があるため、一つの業務に深く集中することが得意な人には不向きです。

また、うまく気持ちを切り替えられる能力も求められます。深く集中するタイプの人は、一つの作業に没頭してしまうため、なかなか気持ちの切り替えができない傾向があり、向いていないといえるでしょう。

深く集中することが得意な人は、そのメリットが生かせるシングルタスクの方が能力を存分に発揮できます。

マルチタスクができるようになるコツは？

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ビジネスシーンではマルチタスクを求められることが多いため、苦手な人に向けてできるようになるコツを紹介します。少しずつでも実践していくと、徐々に慣れてくるでしょう。

■タスクを分解して考える

目の前に大きなタスクがいくつもあると、プレッシャーを感じ苦手意識を抱いてしまう人は少なくありません。まずはタスクを細かく分解して、たくさんのシングルタスクをこなしていくという形を取ることで、苦手意識を回避できます。

次に、重要度や緊急性に応じて細分化したタスクに優先順位をつけましょう。期限に間に合うように各タスクにかかる時間を見積もり、リスク管理も含めてスケジュールを立てていくとスムーズに進められます。

■タスクの時間を区切る

マルチタスクをうまくこなすには、一つのタスクにかかる時間を区切るのが効果的です。まず、その日にこなすべきタスクをリスト化し、優先順位を決めます。次に、優先順位に沿って、一つのタスクに30分間取り組みましょう。30分が経過したら、次のタスクに取り組みます。

時間で区切ることで、一つのタスクに時間がかかりすぎる、やり終えるまで次のタスクに手をつけないといった状況を回避できるのがメリットです。また、あらかじめ決められたスケジュールでタスクを切り替えるとストレスが軽減され、作業効率が上がります。

なお、時間の間隔は30分である必要はありません。例えば、25分間作業をし、5分間休憩を取るという『ポモドーロテクニック』もあります。適度に休憩を挟んで集中力を高め、パフォーマンスを上げる手法です。

構成／編集部