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部下の生産性を上げるためにまず最初に整えるべき4つの「仕組み」

2023.12.06

記事をご覧頂きありがとうございます。本記事では組織作りのメソッドである識学を用いて部下の業務量のコントロールをするために知っておくべきポイントを4つご紹介致します。まず最初にご紹介しますのは「業務量をコントロールするのは部下の仕事」ということです。

業務量をコントロールするのは部下

もちろん会社としての管理責任がありますので、上司が(働きすぎにならないよう)管理をするは前提です。その上で皆様の組織では「部下が自分で業務量をコントロールしないといけない」と言う意識になっているでしょうか。

夏休みの宿題をやらない子どもたちを思い浮かべてみてください。最初は自分で計画を立てて取り組んでいる子供に対して、親が常々「宿題はやった?」「あれは忘れてない?」「こうした方が良いんじゃない?」と言えば言うほど、子供にとって宿題の管理が苦手になっていくのは容易に想像が出来ます。

これは意識上の役割として「宿題の抜け漏れをなくす」機能が、最初は子供自身がやらないといけないと思っていたにも関わらず、親から常に管理されるので、気づいたら親に任せっきりになってしまうことで発生します。

上記は家庭のお話ですが、みなさまの組織ではいかがでしょうか?上記のようなコミュニケーションになっていないでしょうか?組織上、上司がすべての業務を管理するのは物理的に不可能です。そのため管理をするということもしっかりと部下に任せて、部下からもアラートが上がってくることが必要になります。

まずは可視化する

当然、業務量を把握する際には定量的に集計する必要があります。しかし現場ではなかなかデータが集まらずに困ることが良くございます。これはなぜでしょうか?多くの場合、入力側が「これくらい良いか」と考えて、不正確な情報が上がることで発生しています。

そこで数字の入力をルールとして捉えることをご提案致します。

サッカーでは手を使ってはいけない、バスケではボールを3歩以上歩くのは駄目というルールのように、勤怠の入力についても明確に所属する上での基準(ルール)として求めることが必要です。

識学ではルールを「能力の関係ない意識したら実行できるルール=姿勢のルール」として打ち出します。能力の関係ないルールであれば、あとは自分の意識でコントロールが出来るようになるためです。能力の必要がない意識をすれば出来るルールとして打刻を位置し、その遵守を求めていくことが正確なデータを取るためには求められます。

またTIPs的なお話で言うと「残業予定を報告させる」というのも有効な手になります。事前に見えている1週間の残業予定を先に申告して、その後必要な度に追加申請するというイメージです。申請というひと手間加えることで、客観的に必要な残業かを考える良いきっかけになるため有効です。

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