パワーポイントを使ったプレゼンに必須！便利な「発表者ツール」の使いこなし方

パワーポイントを使ってプレゼンテーションをする際に、画面上で自分用のメモを確認できたら便利ですよね。

「発表者ツール」を使えば、発表者だけが見られる画面で、メモや次のスライドの確認ができるのをご存じでしょうか？

この記事では、そんな発表者ツールの使用方法を、Microsoft 365アプリをダウンロードしたWindows PCを使ってご紹介します。

プレゼンに便利なパワーポイントの「発表者ツール」とは!?

発表者ツールを使うと、パワーポイントで資料のプレゼンテーションをする時に、2台のモニターを使って別々の画面を表示できます。プロジェクターなどでスライドショーを表示しながら、発表者用のパソコン画面では次のスライドや自分用のメモを記入したノートの確認が可能。プレゼンテーションを効率よくスムーズに進められる便利な機能です。

パワーポイントの発表者ツールの使い方

パワーポイントの発表者ツールを使う方法は次のとおりです。

[1]「スライドショー」タブから「発表者ツールを使用する」にチェック。

[2] 左側のスライド一覧から「発表者ツール」を表示するモニターを選択し、 「最初から」 をクリックします。

[3]発表者ツールが表示されます。

発表者ツールでは、画面の左側には相手に見える画面が、右側には次のスライドと発表用のメモができるノートが表示されます。

パワーポイントの発表者ツールとスライドショーを切り替える方法

発表者ツールを表示する画面と、スライドのみを表示する画面を切り替えるには、次の操作をします。

[1]発表者ツールを表示した画面の上部にあるタスクバーから「表示設定」をクリック。

[2]「発表者ビューとスライドショーの切り替え」を選べばOKです。

パワーポイントの発表者ツールはショートカットの設定ができる？

素早く操作を実行できるショートカットキーを利用すると、パワーポイントをさらに便利に使えます。ただし、ショートカットキーはPCの機種や設定により異なるのでご注意ください。

Windows用のパワーポイントの場合、スライドを開いた状態から発表者ツールに切り替えるショートカットキーは、「Alt ＋ F5」です。発表者ツールは2番目のモニターに接続してスライドショーを開始すると自動的に表示されますが、モニターを1つだけ使用している時でもこのショートカットキーを使うと発表者ビューを表示できます。

また、発表者ツールを表示している時にTabキーを押すと、領域内のツールを順番に実行します。ノートの1行下にスクロールする「Ctrl ＋ ↓」、1行上にスクロールする「Ctrl ＋ ↑」のショートカットキーも便利です。

パワーポイントでプレゼン中は発表者ツールの「発表者ビュー」を使おう！

発表者ツールを表示した画面は「発表者ビュー」と呼ばれます。発表者ビューには、現在のスライドと次のスライド、発表者のノートが表示されます。

発表者の操作やノートは視聴者から見えないので、発表者は落ち着いてプレゼンテーションできるのがメリットです。

パワーポイントの発表者ツールはプロジェクターにどう映る？

パソコンとプロジェクターを接続した状態でスライドショーを開始すると、プロジェクターの画面にはスライドのみが表示されます。発表者ツールはパソコンの画面にだけ表示され、発表者はプレゼンテーション中にパソコンでノートの確認が可能です。

パワーポイントの発表者ツールがプロジェクターに映らない時の対処法

プロジェクターにパワーポイントの資料を投影するには、2台のモニターで発表者ツールが使用できるようにWindowsで設定する必要があります。設定方法は次の通りです。

[1]「スライドショー」タブから「モニター」で「発表者ツールを使用する」にチェックした後、Windows PCの設定アプリから「システム」＞「ディスプレイ」を開きます。

[2]「マルチディスプレイ」の項目で、発表者用にするモニターのアイコンを選び、「このモニターをメインにする」にチェック。

[3]次に、視聴者用にするモニターのアイコンを選び、「Windowsデスクトップをこのモニターに拡張する」にチェックします。

パワーポイントの発表者ツールがオンライン会議で使えない時はどうする!?

ZOOMやMicrosoft Teamsなどでパワーポイントを画面共有してオンライン会議をする時も、自分のみにノートを表示させる発表者ツールが役立ちます。しかし「視聴者に発表者ツールが見えてしまう」という声も聞かれます。ここからは、その対処法を見ていきましょう。

パワーポイントの発表者ツールがZOOMで使えない時の対処法

ZOOMでパワーポイントを画面共有して発表者ツールに切り替えると、視聴者にも発表者ツールが見えてしまいます。発表者だけに表示する方法は、次のとおりです。

[1]ZOOMのミーティング画面で「画面の共有」からパワーポイントのスライドを選び、スライドショーを開始します。

[2]「共有の一時停止」をクリックします。

[3]「新しい共有」をクリック。

[4]「詳細」から「画面の部分」を選択して「共有」をクリック。

[5]色付きの枠（ここでは黄色）が表示されます。

[6]この枠内の部分が共有されるので、視聴者に見せる部分に枠を合わせたら完了です。

【参考】その手があったか！WEB会議やパワポの達人がやっているリモートプレゼンのスゴ技

パワーポイントの発表者ツールがMicrosoft Teamsで使えない時の対処法

Microsoft Teamsでは、パワーポイントの発表者ツールを開くと、自動的に発表者用の画面には発表者ビューを表示させ、視聴者用の画面にはプレゼンテーションを表示させます。

発表者ツールが使えない時は、設定が間違っているのかもしれません。Microsoft Teamsで発表者ツールを使う方法を紹介しますので、正しく設定されているか確認してみてください。

[1] Microsoft Teamsで会議を開始し、「共有」から、表示させるパワーポイントのスライドを選択します。

[2]スライドショーを実行し、左下の「…」をクリックして「発表者ツールの表示」をクリックします。

[3]発表者ビューが表示されました。

発表者ビューは発表者用の画面にだけ表示され、相手の画面には現在のスライドのみが写ります。

発表者ツールはプレゼンテーションの強い味方

発表者ツールでは、ほかにもプレゼンの経過時間を表示する「タイマー」やプレゼンテーション中に文字へマーカーを引いて視聴者に強調したい部分を見せる「蛍光ペン」なども使用できます。発表者にも視聴者にも重宝する機能なので、ぜひ試してみてください。

※データは2023年5月下旬時点での編集部調べ。
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取材・文／ねこリセット