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仕事のメールの返信ができない人に共通する特徴

2021.05.24

■連載/あるあるビジネス処方箋

ここだけの話にしたいのだが、メールの返信ができない会社員は私の周りに限ると、仕事ができない人が多い。例えば本来、仕事で組む相手とは互いに進捗や状況の確認が必要だ。完全に1人で終える内容ならば相手がいないのだろうから、独自で進めればいいのかもしれない。だが、会社員でそのような人は少ないはずだ。あるいは経営者(特に創業者で、大株主)や個人事業主、自営業で大成功している人も自分本位で進めればいいのかもしれない。それでも、さすがに返信を一切しない人は少ないのではないだろうか。

ごく普通の会社員が社内外の人と組んで時間内で前に進める場合、相手から時間と労力、エネルギーを大幅に奪っている可能性が高い。得てして返信ができない人は、取りこぼしが多い。私の経験で言えば例えば、「あの時のメールを再送信してほしい」と言ってくる。1週間も前に送ったメールを今頃になり、読んでいなかったと気がついたのだろうか。

こちらが再送信をする。また、返信がない。そのうえ、メールを読んでいないのか、理解する力に乏しいのか、こちらの質問や問いにはメールで答えない。返信がようやく来たかと思うと、まるで違うことを書いてくる場合も少なくない。不本意ながら電話で確認したり、さらにメールを送り、尋ねざるを得ない。つくづくムダな時間なのだ。

このタイプにはチャットツールを使おうとも、効果はない。ここでも、返信はない。双方で確認し合い、仕事をすることができない。

この人たちは大体、次のような特徴がみられる。

・仕事のスピードが、返信が即レスの人よりも数日から10日間遅い。

・メールを読んで素早く、正しく理解することを苦手としているために、誤解や誤認が極端に多い。したがって、メールを再送信したり、すでに送ったメールの確認を双方でする。ここに、時間の大幅な浪費がある。

・それでもメールを読んだり、理解することがなかなかできない。後々、「聞いていない」「知らない」が定番。

・即レスの人よりも、ケアレスミスが少なくとも数倍多い。そのことに気がついていない。特に同じミスを執拗に繰り返すのが、特徴。

・1人で仕事をする癖や習慣が染みついているためか、相手から何かを刺激を受け、学ぶ意欲が著しく低い。

・自分の仕事力や実績を過大評価し、「そこそこ優秀」と真剣に信じ込んでいる傾向がある。

これらは、私がここ20数年で観察して感じ取る限りであることを断っておきたい。気の毒なのが、このタイプの上司も似たような類だ。つまり、返信をしないことで注意を受けたり、叱られる経験がほとんどないのだと思う。

メールの返信ができない人は社員数で言えば、300人以下の会社や歴史の浅い中小企業、ベンチャー企業で巡り合うことが多い。年齢は、20代から60代までと幅広い。入社の難易度は大企業よりは総じて低く、定着率は低い傾向がある。人の出入りは激しい。

知る限りだが、各業界の上位3番以内(売上、経常利益、正社員数などの総合評価)の企業やメガベンチャー企業ではほとんど見かけない。こういう層の企業は新卒、中途の入社の難易度が全般的に高く、人材の質がよく、定着率も高い。人事の仕組みが機能しているのだ。

社員教育の差とも言えるのだろうが、実は小中学校の国語教育の力の差でもあると私は思う。文部科学省の学習指導要領の「話すこと・聞くこと」「読むこと」「書くこと」の総合力が各業界上位3番以内の企業やメガベンチャー企業の社員は相対的に高いのだろう。だからこそ、メールを読んで素早く理解し、的確な回答をする。

返信をしない場合は例えば議論をしたり、論争になることが予想されるものに限られる。こういう時には、電話を使う。賢い人たちなのだろう。メールと電話の効果的で、知的な使いわけができる。ちなみに私が知る範囲で言えば、メールで激しい議論をしかけてくるのは300人以下の会社や歴史の浅い中小企業、ベンチャー企業の社員が圧倒的に多い。時に脅迫めいた表現や言葉も見られる。メールの使い方からも企業社会の格差が見える。

様々なスタイルがあっていいのだろうが、経験論をもとに言えばメールの返信をしない会社員と組むとムリ、ムダ、ムラがどんどんと増える。苦しい状況になるかもしれない。だからといって、返信を求めるのは避けたほうがいい。この人たちは、自信を持って返信をしないのだ。あなたがそんなリスクを冒さなくとも、このタイプは小さな会社のせいぜい管理職で定年を迎える。高い評価は受けないのだ。未来のあるあなたが、視界に入れるべき人ではないのではないだろうか。

文/吉田典史

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