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マウス+クリックよりショートカットキー!パソコン仕事が10倍早くなる小技4選

2020.09.25

今日もパソコンに向かいながら黙々と仕事。本音を言えば定時に上がりたいが、やるべき仕事はまだまだ山積み。当然今日も残業だ…。

パソコンを使って仕事をするサラリーマンなら一度はこのような悩みに直面したことがあるのではないだろうか。

入社14年目、パソコン仕事時短マニアの黒川さんも、以前は膨大な業務をこなしきれず残業が続き、挙句の果てにはクリックのし過ぎで「腱鞘炎」になってしまったという。

「もっと仕事が速くできれば、定時で帰れるのに…」と考えた黒川さんは、徹底したパソコン仕事術を研究。

結果、仕事の時短につながる様々な高速パソコン仕事術を独自に編み出したという。

そのうちいくつかの仕事術を黒川さんの著書である「仕事の「質」と「スピード」が劇的に変わる 高速パソコン仕事術(総合法令出版)」より紹介する。

文字変換はスクロールするな!一覧で表示せよ

入力した文字を漢字に変換する時、通常だと以下のような画面が表示される。

パソコンの文字変換ではおなじみなので、この画面が当たり前だと思っている人もいるだろう。

しかし、パソコン仕事時短マニアの黒川さんは以下のように表示して文字変換をしている。

「例えば、「たかし」と入力して変換しようとすると、変換候補は320もあります。その中から目的の漢字を探そうと思うと9個ごとに変換リストを見て探していくことになるため、大変時間がかかります。しかし、一度に変換される変換リストを数十個に増やせたらどうでしょうか。探すスピードが格段に速くなり、目的の変換候補にすぐたどり着くことができます」と黒川さん。

このように、文字変換のリストを一覧にするには、「変換リストが表示されたらtabキーを押す」だけでいい。

エクスプローラーはクリックで開くな!ショートカットで開け!

仕事で使うファイルを開くのに、まずはエクスプローラーをマウスでクリックして開き、それから該当のファイルをクリックして開く…。

このような一連の作業をマウスのクリックで行っている人も多いだろう。

しかし、黒川さんは、この程度の作業にマウスは使わない。

エクスプローラーを即座に起動するショートカットを覚えておき、ショートカットキーを押すだけだ。

ちなみにエクスプローラーを起動するショートカットキーは「Windows ロゴ キー+E」。ワードなど他のファイルが開いている時でもこのショートカットキーを押すとすぐにエクスプローラーが起動する。

複数画面はショートカットキーで素早く切り替えよ!

「エクセルのグラフを参照しながらワードで文章を作成する」「インターネットで調べ物をしながらパワーポイントで資料を作成する」といった具合に、複数の画面を同時に立ち上げながら作業をすることも多いだろう。

「画面を切り替える時はマウスでタスクバーにあるアプリのアイコンをクリックして、表示したい画面を選択していると思います。画面を切り替える作業は1日に何度もしていることでしょう。そんな作業をいちいちマウスで選択していては手間も時間もかかってしまいますよね」と黒川さん。

黒川さんは複数画面の切り替えも便利なショートカットキーで済ませる。

画面を切り替えるためのショートカットキーは「Alt+Tab」。一日に何度も行う作業なだけにマウスに手を移動して、該当箇所をクリックして、またキーボードに手を戻すといった一連の作業がいらなくなると、仕事の時短につながるというわけだ。

デスクトップ画面はショートカットキーを使って一瞬で表示せよ!

ワード、エクセル、パワーポイント、インターネット…と同時にいくつもの画面を起動して作業をしていると、いつのまにかデスクトップ画面が作業中のファイルに埋もれて見えなくなる。

「そんなときにデスクトップにあるファイルやアプリを使いたいと思っても、いろいろな画面が邪魔しているため、開いているファイルやフォルダ―を1つずつ最小化していく必要があり、非常に手間です」と黒川さん。

そんな時に便利なのがやはりショートカットキー。「Windows ロゴ キー+D」を押すと、すべての画面が一気に最小化されるため、すぐにデスクトップにアクセスすることが可能に。

なお、ファイルやフォルダーは閉じられたのではなく最小化されただけなので、使いたい時は再度同じショートカットキーを押すと元の画面が開く。

高速パソコン仕事術で残業ゼロを目指そう!

マウスを使って仕事をすることが当たり前になっていると、マウスを使うことに時間がとられ仕事の効率が下がることがある。

しかし、極力マウスを使わず便利なショートカットキーをいくつか覚えておくと、作業の効率が良くなり、結果として仕事の時短につながる。

黒川さんの著書「仕事の「質」と「スピード」が劇的に変わる 高速パソコン仕事術(総合法令出版)」では、「ワードやエクセルを使った仕事効率化」や「メール作成の手間を減らす方法」「誰でも使えるショートカット早見表」など、その他様々な時短テクニックが紹介されている。

パソコンでの業務が多く、パソコンを使うことに時間を取られている、もっと効率よく仕事をする方法を知りたい人は参考になるだろう。

【出典】
黒川希一郎著
「仕事の「質」と「スピード」が劇的に変わる 高速パソコン仕事術(総合法令出版)」
https://www.amazon.co.jp/dp/4862807550/

取材・文/平塚千晶

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