DIME MAGAZINE
メールで使用することが多い『取り急ぎご連絡まで』というフレーズですが、意味や使用方法をきちんと理解していますか？失礼のないように、使用できる状況や相手を把握することが大切です。言い換えられる言葉も紹介するので、実際に使ってみてください。
取り急ぎご連絡まで、と書く意味
マナーに反しないように使用するために、まずは意味と使えるシチュエーションを確認しましょう。使用する際の注意点も合わせて紹介します。
メールの受信を連絡するため
『取り急ぎ』には『取りあえず』という意味があるため、『取りあえずご報告します』という解釈になります。主に、メールを受信した旨を相手に伝える時に使われることが多いでしょう。
例えば、「企画会議の件について、メールを拝受いたしました。取り急ぎご連絡まで」というような使い方ができます。
近年は、電話よりもメールでのやりとりが主流になりつつあります。メールの返信が遅いと信頼にかかわることもあるため、できるだけ早い返信が良好な関係を築く大切なポイントです。そのため、取りあえずメールの受信を伝えるという使い方がされているのです。
至急でない場合は別の表現が無難
日々の仕事は、時間に追われることが多いため、便利なフレーズとして頻繁に使われる傾向にあります。しかし、本来は緊急を要する連絡が必要な時のみに使うフレーズです。
通常であれば詳細な情報を確認して連絡するところを、詳細の確認が後回しになっても、相手に伝えなければならない状況や用件の場合に使います。文章が完結していないのは、一刻も早く知らせなければいけないという緊急事態に使う言葉だからです。
それほど急を要さない事柄に使用したり、多用したりすると、元々の意味が薄れてしまう可能性があります。一刻を争う緊急事態が発生した際に、重要視されなくなってしまうリスクもあるため、至急の時以外は別の言い回しを使うなど区別することが大切です。
再度連絡を忘れずに
『取り急ぎご連絡まで』として簡潔に用件を報告したら、再度きちんと連絡をするのがマナーになります。それは、詳細や経過、結果などを後日連絡するというニュアンスも含んだフレーズだからです。
取り急ぎでの連絡は緊急事項や重要事項のため、メールを受け取った相手はその後どうなったのか気になっているはずです。相手から「先日、取り急ぎでご連絡いただいた件、どうなりましたか？」などと聞かれる前に、しっかりフォローするようにしましょう。
目上の人やお客様に使っても大丈夫？
使う相手を間違えると、失礼に当たる場合もあります。取り急ぎご連絡までは、誰にでも問題なく使えるのでしょうか？
失礼だと感じる人もいる
本来は、「急ぎできちんとした対応ができず申し訳ございませんが、取りあえず連絡をさせていただきました」というニュアンスなのですが、失礼だと感じる人もいるのです。
取りあえずという言葉は、『急いでいて時間がないので…』と捉えられるため、ぞんざいに扱われているようなネガティブな印象を与えてしまうこともあります。「丁寧さに欠ける」「失礼だ」と相手の気分を害してしまうことがないように、相手との関係性や距離感を考慮して使い分ける必要があるでしょう。
外出中などは、「メールを受け取りました。取り急ぎご連絡まで」と返信をし、オフィスに戻ってからフォローのメールを送る人もいるでしょう。失礼にならないように、「取り急ぎメール受信のご連絡まで。オフィスに戻り次第、改めて返信させていただきます」と言い換えると印象がよくなります。
親しい上司には使ってもOK
年齢や地位が上でも、親しい間柄の上司には使えるフレーズです。失礼にならない相手かどうかの線引きは難しいですが、急いでいて時間がない状況を認識している直属の上司などに留めておくと安心でしょう。
取引先・お客様・目上の人には、使用を控えるのが無難です。『～まで』と文末が省略されていること自体が失礼ですし、ぶっきらぼうな印象もあり、不快感を与えてしまうかもしれません。
別の表現に言い換える方法
言い換えの表現を覚えておくと、相手に合わせて使い分けが可能になります。便利な表現を二つ紹介しましょう。
最後まで省略せずに書く
マナーに反する印象を与えてしまう原因の一つが、『～まで。』と文末が省略されており、文章が完結していない点です。文末を省略せず、本来続くはずの『～させていただきます』『～いたします』まできちんと書くことで印象がよくなります。
「取り急ぎご連絡させていただきます」や「取り急ぎご連絡のみにて失礼いたします」などとするとよいでしょう。
「まずは」など別な表現にする
先述の通り、受け取る相手によっては、取りあえずという意味に自分がぞんざいに扱われているようなネガティブな印象を受ける人もいます。『まずは』に置き換えることで、柔らかく丁寧な印象になります。
「まずはご連絡申し上げます」や「まずはご連絡のみにて失礼いたします」などと言い換えましょう。
より丁寧な表現には、「大変恐縮ですが、ご連絡のみにて失礼いたします」や「略儀ながら、ご連絡申し上げます」があります。どちらも『急いでいて時間がない』というニュアンスがないため、マイナスの印象を与えることがなく安心して使えるフレーズです。
取り急ぎご連絡までと送るべき状況
どのような場面で使用できるフレーズなのかを解説します。また、使う際の注意点にも触れるので確認しておきましょう。
内容の精査が必要な場合
「取り急ぎご連絡まで」は、内容の精査が必要な場合や詳細がまだはっきりしない場合に使います。
例えば、「〇〇の件につきまして内容を確認中でございます。取り急ぎご連絡いたします」や「ご指摘の件につきまして調査し、追ってご連絡いたします。取り急ぎご連絡のみにて失礼いたします」という文章になります。
内容の精査や詳細を確認するには、時間がかかることも珍しくありません。しかし、相手が回答を待っている状況では、早急に返信する必要があるでしょう。そのような時に、メールを受け取り対応中であることを伝えられるのです。
上司などへ確認が必要な場合
メールの問い合わせ内容が、自分では判断できないことや、上司や担当者への確認が必要な場合もあります。すぐに確認が取れればよいですが、外出中や出張中のこともあるでしょう。
そのような場合に確認が取れるまでメールの返信をしないでいると、「問い合わせても返信が来ない」「対応が遅い」と思われ、信頼を損なうリスクがあります。
「〇〇に早急に確認いたします。取り急ぎご連絡のみにて失礼いたします」などと返信すれば、確認が必要ですぐに回答できないことやきちんと対応していることが相手に伝わります。回答にしばらく時間がかかる時は、「〇〇に確認し、明日の午前中までにご連絡いたします」などと具体的な時間を加えると、より明確になり好印象でしょう。
他の案件は入れない
急ぎで十分な対応ができない状況の時に使うフレーズであるため、用件は一つのみの場合に使用します。用件が一つでも、長々と詳細を説明するのも間違った使い方になります。
どうしても他の用件を含める必要がある場合は、「別件の〇〇についても早急に確認し、追ってご連絡させていただきます」のように伝えましょう。
ただし、直属の上司など身近な相手には、他の用件を含めてメールをしても問題ないとされています。送る相手に合わせて、臨機応変に対応するのがよいでしょう。
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